王秀玲

工程檔案信息化就是以室藏工程檔案為依據(jù)，在不改變工程檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對工程檔案本身的內(nèi)容及工程檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使工程檔案信息社會化，實現(xiàn)工程檔案資源共享。建設(shè)工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說。這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，工程工程工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。工程檔案之所以能夠進行信息化管理，是因為它自身就包涵著信息。

一、工程檔案信息化建設(shè)的基本涵義

工程檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于工程檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見工程檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將工程檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將工程檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，工程檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進工程檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將工程檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為工程檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的工程檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的工程檔案信息化。

二、工程檔案信息化管理是工程檔案發(fā)展的新方向

建設(shè)工程從立項、招投標、勘測、設(shè)計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。建設(shè)工程檔案不僅把這個過程真實地記錄下來了，把這個過程完整地鏈接起來了，也把這個過程作為歷史記憶長久保留了下來。工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，工程檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程工程工程檔案管理效率與效益。

三、促進工程檔案信息化建設(shè)的幾點建議

（一）工程檔案工作人員要樹立工程檔案信息意識馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會工程檔案意識在工程檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為工程檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，工程檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。工程檔案工作人員是工程檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓工程檔案工作人員在思想上樹立工程檔案信息的意識，認識到工程檔案信息化建設(shè)的重要性，工程檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關(guān)心工程檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使工程檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

（二）從硬件角度，提高工程檔案信息化技術(shù)

1.配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

2.工程檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。工程檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果工程檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)工程檔案和數(shù)字工程檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了工程檔案信息數(shù)字化的進程。

3.對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏工程檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對工程檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

（三）從軟件角度，提高工程檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務的加快推進，使工程檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向工程檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)工程工程檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。工程檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和工程檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

1.隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子工程檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家工程檔案局就發(fā)布了《全國工程檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子工程檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的工程工程檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展工程檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。

2.工程工程檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的工程工程檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

3.“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的工程工程檔案管理軟件是工程檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學的工程工程檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，工程工程檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡，提高工程檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著工程檔案信息化建設(shè)的成敗。

參考文獻：

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