李穗寧

[摘 要]高校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理、行政管理及科研等活動(dòng)中所產(chǎn)生的、具有保存或參考價(jià)值的原始記錄，是從事教育教學(xué)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估等活動(dòng)不可或缺的文件資料。鑒于目前高校對檔案管理工作普遍存在不足之處，本文就高校檔案管理普遍現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對如何做好高校的檔案管理工作談些個(gè)人看法。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；管理現(xiàn)狀；對策

高校檔案是一個(gè)學(xué)校的廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中匯聚而成具有保存或參考價(jià)值的原始記錄，它反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的管理工作、教學(xué)情況和科研水平，在學(xué)校工作中起著重大的作用。充分利用學(xué)校檔案，能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平，做好學(xué)校檔案管理，對教育、教學(xué)和教研活動(dòng)，起著十分重要的作用。

一、高校檔案管理工作的重要作用

（一）高校檔案是學(xué)校的歷史載體

高校檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校教職工的德、能、勤、績，匯集了最原始、最可靠的大量信息。同樣，高校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校的發(fā)展各個(gè)歷程，是學(xué)校重要的信息資源，對學(xué)校的綜合管理及發(fā)展具有重要的推進(jìn)作用。

（二）高校檔案是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

高校檔案匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果，是學(xué)校成長和奮斗的積淀，具有很大的開發(fā)和利用價(jià)值，對高校檔案進(jìn)行綜合分析，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和發(fā)展情況，為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，很多高校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，利用率不高。

長期以來，由于人們對檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在高校建設(shè)中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大

一般高校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（三）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不全

高校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求的庫房，容易造成檔案缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全等現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開展進(jìn)一步加大難度。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理工作體系

長期以來，高校檔案工作發(fā)展緩慢，究其原因，關(guān)鍵還在于高校領(lǐng)導(dǎo)主要精力多集中在教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等方面，高校檔案工作始終沒有得到應(yīng)有的重視。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需更新觀念，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的議事日程和整體規(guī)劃，在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持；建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案實(shí)體分類方案》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展。

（二）大力加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

面對新形勢、新情況，高校檔案工作者要樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心，增強(qiáng)責(zé)任感，以改革的思路，開拓的精神、發(fā)展的眼光、求實(shí)的作風(fēng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，聯(lián)系實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)以致用。同時(shí)，學(xué)校要通過培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，這是把高校檔案事業(yè)做大做強(qiáng)的重要基礎(chǔ)和有力保障。

（三）積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案的現(xiàn)代化管理

高校要把檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的改革和發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來。高校檔案工作人員要增強(qiáng)加快高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，把檔案信息化建設(shè)工作抓實(shí)抓緊抓好。

（四）加大檔案開放力度，深度開發(fā)與利用檔案信息資源

高校檔案部門應(yīng)當(dāng)加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化利用手續(xù)，豐富利用形式，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對檔案信息資源進(jìn)行加工和開發(fā)，提供檔案信息資源的增值服務(wù)，滿足社會(huì)需求，以服務(wù)求發(fā)展。

（五）全民參與，增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識(shí)競賽，來提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科（組、處）室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

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