叢麗

[摘 要]水利工程檔案管理工作在整個(gè)水利工程進(jìn)行的過程和前后都起到重要的作用，是輔助進(jìn)行工程質(zhì)量評(píng)定、工程驗(yàn)收或相關(guān)工作的重要資料。本文圍繞新形勢(shì)下水利工程檔案管理工作中暴露出來的檔案收集不完整、檔案信息化建設(shè)落后等一系列問題進(jìn)行探討，提出了針對(duì)性的改進(jìn)方案，為水利工程檔案管理工作的有效開展和水利工程的順利實(shí)施起到了借鑒和推動(dòng)作用。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；水利工程；檔案管理工作

檔案管理工作對(duì)確保水利工程的順利實(shí)施有重要的意義，是水利工程建設(shè)前后及過程中各項(xiàng)資料的儲(chǔ)備、整理、更新、維護(hù)、保管等工作開展的必要途徑。出于保障水利工程科學(xué)、規(guī)范、合理、合法的建設(shè)推進(jìn)，必須要進(jìn)一步完善水利工程檔案管理的工作細(xì)節(jié)，做到客觀、公正、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，為水利工程建設(shè)和相關(guān)管理等提供詳盡的資料、數(shù)據(jù)等。

一、水利工程檔案管理工作存在的問題和不足

1、檔案資料整理不完整。水利工程建設(shè)中檔案資料收集整理不齊全的情況普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性較長，關(guān)聯(lián)的單位、部門、人員特別多，檔案收集的工作量非常大；另一方面是由于參加水利工程建設(shè)的相關(guān)單位、部門負(fù)責(zé)檔案收集整理和傳達(dá)的人員出現(xiàn)崗位變動(dòng)或人事調(diào)整等，往往造成頭緒混亂、無人負(fù)責(zé)或多人負(fù)責(zé)的情況，相關(guān)檔案資料的收集整理不能完全接洽[1]。相關(guān)的檔案管理人員在整理檔案方面的經(jīng)驗(yàn)不足也是造成檔案資料不完整的原因之一，以為有很多參建企業(yè)負(fù)責(zé)檔案推送的人員并非專業(yè)的檔案管理人員，而是企業(yè)的文職人員或辦公室人員等，對(duì)專業(yè)的檔案資料整理工作不適應(yīng)。

2、檔案管理的制度有所欠缺。水利檔案管理工作中制度不健全、監(jiān)督管理體系欠缺的情況普遍存在。當(dāng)管理人員向各方收集檔案資料的時(shí)候，往往缺乏有效的制度規(guī)范，導(dǎo)致對(duì)方口頭答應(yīng)卻無人監(jiān)督落實(shí)，影響了檔案收集整理的效率。由于檔案管理工作沒有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，工作人員只能做到自己遵守制度，卻無法要求相關(guān)參加單位也遵守相關(guān)規(guī)章制度，這就大大弱化了檔案管理制度的有效性，成為空頭文件。

3、檔案管理人員的專業(yè)性不高。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，并非簡(jiǎn)單的收集資料并存放那么簡(jiǎn)單。然而在水利工程檔案管理工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)有部分人員并非專業(yè)的檔案管理工作者，而是辦公室文職工作者充當(dāng)。這樣就使得整個(gè)檔案管理工作比較混亂，容易在具體細(xì)節(jié)上出現(xiàn)問題，比如檔案分類不清楚、檔案資料混淆、檔案資料丟失或不全等，對(duì)檔案管理工作的有效性造成不良影響。

4、檔案管理信息化遲滯落后。以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理工作的一大弱項(xiàng)。包括信息檔案管理庫的設(shè)計(jì)研發(fā)和應(yīng)用、紙質(zhì)檔案資料的錄入、檔案信息的篩查和調(diào)用以及安全防范等工作都不到位。

二、水利工程檔案管理工作的改進(jìn)建議

1、強(qiáng)化檔案資料的監(jiān)督管理，保證檔案收集到位。水利工程監(jiān)督管理部門和責(zé)任單位要建立更加完善的檔案管理制度，敦促各個(gè)參建單位完全按照標(biāo)準(zhǔn)提供檔案資料，交付指定的部門或人員進(jìn)行檔案資料的收發(fā)管理。要強(qiáng)化檔案資料管理程序的監(jiān)督審查，下發(fā)規(guī)范的檔案資料整理辦法，對(duì)檔案的格式、分類等提出更加明確、細(xì)化的要求，敦促所有單位、部門嚴(yán)格落實(shí)。對(duì)檔案資料提交不積極、不合格等情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理，實(shí)行檔案資料管理責(zé)任制和對(duì)口負(fù)責(zé)，保障檔案資料管理工作的有序開展。

2、做好檔案管理人員的資質(zhì)考核與培訓(xùn)。檔案管理人員的素質(zhì)不高、專業(yè)性不強(qiáng)是制約檔案管理工作有效性的重要因素。要做好檔案管理人員的資質(zhì)考核與培訓(xùn)；一方面加大專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)聘用；另一方面做好現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在檔案資料的分類管理、檔案資料的安全保護(hù)意識(shí)、檔案資料的制度規(guī)范、檔案信息化建設(shè)等方面提升素質(zhì)和水平，為檔案管理工作的進(jìn)一步升級(jí)改善打下基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。對(duì)于在檔案管理工作中屢次出現(xiàn)過失、態(tài)度表現(xiàn)不積極的管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正或辭退，避免檔案管理工作受到干擾和負(fù)面影響。

3、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案管理的信息化是傳統(tǒng)檔案管理工作的有效輔助，對(duì)于提高檔案管理效率，降低檔案管理工作量，保障檔案資料的安全有效等都有重要意義。要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，從網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、終端開發(fā)、網(wǎng)站安全防護(hù)、檔案調(diào)閱和檢索等功能的開發(fā)等方面入手，建立完善的檔案管理信息渠道[2]。此外，要根據(jù)檔案信息化管理的特點(diǎn)制定相關(guān)的規(guī)章制度，避免存在任意瀏覽或刪改檔案資料的情況出現(xiàn)。

4、提高檔案資料的利用率。傳統(tǒng)的檔案資料管理普遍是以封閉管理為主，除非遇到工程糾紛、監(jiān)管、調(diào)閱等需要，一般不開放檔案的瀏覽權(quán)限，也沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效利用。其實(shí)，完整的詳盡的檔案資料對(duì)于企業(yè)擴(kuò)展業(yè)務(wù)渠道、尋找優(yōu)秀的工程建設(shè)合作伙伴、探尋好的工程施工方案或?qū)ふ覂?yōu)秀的工程案例等都有重要意義。逐步提高檔案資料的利用率，是企業(yè)不斷完善、發(fā)展的重要支撐，也是檔案管理工作未來發(fā)展的一個(gè)重點(diǎn)職能和方向。

三、總結(jié)

水利工程檔案管理工作目前還存在很多問題，對(duì)檔案管理工作的有效開展和水利工程建設(shè)等工作都造成了一定的不利影響。隨著時(shí)代發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案資料管理工作也迫切需要進(jìn)行完善和升級(jí)。做好檔案資料管理的制度化、規(guī)范化、信息化、專業(yè)化建設(shè)，做好檔案資料的開發(fā)利用，對(duì)水利工程建設(shè)有重要意義，是檔案管理工作者努力的方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬進(jìn)江.淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施[J].無線互聯(lián)科技.2014（04）

[2]趙洋.農(nóng)場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的問題解析[J].科技致富向?qū)?2014（09）