李昂

[摘 要]隨著檔案事業(yè)不段發(fā)展，高校實物檔案作為特殊檔案越來越受到重視。由于實物檔案的載體形態(tài)各異，不僅增加了收集整理的難度同時也增加了保管利用的難度。本文就實物檔案的規(guī)范化管理和利用問題進(jìn)行探析，力求找出相應(yīng)的解決策略，從而讓實物檔案的管理工作有序進(jìn)行。

[關(guān)鍵詞]高校實物檔案；規(guī)范化管理；利用

引言

高校在建設(shè)發(fā)展過程中產(chǎn)生大量具有價值的實物檔案，由于檔案意識的缺乏，很多具有歷史意義的實物檔案沒有得到很好的保存。近年來，隨著檔案意識提高和相關(guān)部門的重視，實物檔案的收集量和種類有所提升，但是相較于文書檔案與科技檔案來說，投入到此的人力物力要減少許多，實物檔案的管理體系還存在著很多問題，因而發(fā)展緩慢。原國家教委《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中沒有將實物檔案納入管理范圍，導(dǎo)致各高校沒有統(tǒng)一的理論指導(dǎo)，實際操作中缺少了理論支持，從而實物檔案管理工作沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。《〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施手冊》中雖涉及實物類檔案工作規(guī)范，但是較為簡單；段東升主編的《高校檔案規(guī)范化管理工作手冊》中將實物檔案納入高校特殊載體檔案，較為詳細(xì)介紹了實物檔案的概述、整理、編目、保管與利用，為高校實物檔案規(guī)范化管理奠定了基石。本文以《高校檔案規(guī)范化管理工作手冊》為依托，結(jié)合本校實物檔案管理現(xiàn)狀，對高校實物檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行分析討論。

一、實物檔案概述

實物檔案是指高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研和管理等各項工作中形成的，具有保存價值的各種實物及其相配套的文字材料。是由多種材料制作成的檔案材料，屬于特殊載體之一。實物檔案按照實物所反映的問題或性質(zhì)，可以分為榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、獎?wù)?、錦旗、匾額、禮品、紀(jì)念品、字畫、停用的舊印章等。實物檔案的基本特點有記錄性、直觀性、多樣性和實證性。實物檔案作為檔案的一類，其原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。實物檔案的直觀性從其形態(tài)和內(nèi)容特征可體現(xiàn)出來。相較其他類型檔案，多樣性是實物檔案最顯著的特性，載體的形態(tài)、大小、體積、材質(zhì)各不相同，范圍十分廣泛，因此保存起來較為困難。實物檔案通過記載高校發(fā)展所獲得的榮譽與大事記等，具有很強的實證性。

二、實物檔案的整理與編目

（一）實物檔案的收集

高校各單位部門在公務(wù)及教學(xué)活動中形成、獲得、接受、贈送、或是征集的的具有一定級別的榮譽或禮品等均應(yīng)收集齊全，完好無損的整理歸檔。但是在實際工作中，部分單位將所得榮譽陳列在陳列室或辦公室，不會主動向檔案部門移交。主要是歸檔意識不強、概念不清晰，很多人認(rèn)為檔案就是文件，其他都不屬于檔案，只用移交本單位產(chǎn)生的公務(wù)文件就可以，實物不需要歸檔。其次實物檔案形成時間不確定，各單位獲得榮譽或禮品等形成的時間沒有一定的規(guī)律，因此實物檔案的收集很難完整齊全。

高校檔案人員應(yīng)做好檔案的宣傳工作，加強檔案政策與法規(guī)的宣傳力度，盡力爭取各相關(guān)部門單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，定期組織兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案意識，做到全校各單位按時完整歸檔，為后續(xù)檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。對于需要展放一段時間的單位，可以先將實物歸檔，檔案人員進(jìn)行相關(guān)的整理編目，然后辦理借用手續(xù)。這樣既保證實物檔案及時歸檔，也發(fā)揮了利用功能。

（二）實物檔案的整理

實物檔案的鑒定工作。我校檔案館規(guī)定市級以上榮譽、重要公務(wù)往來的禮品或紀(jì)念品、名人字畫、停用印章等都屬于歸檔范圍。首先需對每一件實物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。其次確定歸檔實物的保管期限。由于實物檔案數(shù)量較為稀少，又具有很強的特殊歷史意義，一般都劃分為永久保存。

實物檔案的分類工作。實物檔案一般以件為單位進(jìn)行整理歸檔，一件實物給一個檔號，我校實物檔案分類按照《〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施手冊》中的分類方案：SW12為獎狀、榮譽證書，SW13為獎杯、獎牌、錦旗，SW14為禮品、紀(jì)念品，SW15為字畫，SW16為印章，SW17為其他類。高校確定一種分類方案后應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定，不能輕易作改動。

實物檔案的排列與編號。根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。先按照類別分開，每一類型實物排列在一起，然后再按時間先后順序排列。方式為：全宗號—實物（SW）—類別—年度—件號，這種排列方式既便于查找又方便庫房的存放。根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物（SW）分類號、年度、件號等各項組成的檔號。然后將檔號填寫在歸檔標(biāo)簽上，在實物檔案上粘貼檔號完整的歸檔標(biāo)簽。印章檔案應(yīng)裝在規(guī)定的盒具內(nèi)，一般停用的舊印章是成批歸檔，按照年度歸檔即可。

實物檔案的目錄與封面編制。實物檔案歸檔目錄包括序號、檔號、題名、責(zé)任者、歸檔日期、備注、互見號。其中題名中需包含簡要的文字說明：獲得榮譽的時間、級別、榮譽單位、授予單位；禮品紀(jì)念品的授予者、接受者、公務(wù)活動名稱；名人字畫需寫人物簡介；印章要寫明使用的起止日期。實物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面，并可將歷年的目錄按類別分別裝訂成冊以利于查閱利用。封面設(shè)置全宗號名稱、年度、類別、起止檔號等項目。

三、實物檔案的保管與利用

（一）實物檔案的保管

實物檔案由于大小形態(tài)各異，為檔案保管帶來極大的不便。實物檔案應(yīng)當(dāng)專柜保管，不宜與其他類檔案存放一起。對于獎?wù)隆⒆C書、獎狀等小幅面的實物可以按照分類編號、年度、件號排列順序保存到相應(yīng)的檔案裝具中。較大的實物檔案如獎杯、錦旗、禮品、字畫等由于規(guī)格不盡相同，無法裝入裝具，可放入專門的檔案柜或者陳列柜。對于有條件的單位，可以建立單獨的實物檔案展覽室，既能為實物檔案存放提供場所，又能將實物檔案作為展品以供參觀學(xué)習(xí)。

存放實物檔案的密集架、檔案柜和庫房應(yīng)保持整潔，定期除塵，做好防光、防盜、防蟲、防霉、防損工作。嚴(yán)格控制庫房的濕度、溫度，避免實物檔案褪色、氧化、生銹等，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易腐蝕的實物檔案要做好防蟲、防腐蝕的技術(shù)保護(hù)工作，易碎材質(zhì)的實物要放置在安全穩(wěn)固的固定空間。印章檔案按照檔號順序統(tǒng)一裝入“井”字形印章盒中，將印章拓印于一張印模單上作為目錄，盒內(nèi)從上到下的排列順序為：印模單—備考表—印章。對于已存檔的實物檔案均應(yīng)專拍成照片進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，一般的查閱工作可直接調(diào)取照片以供使用，以免頻繁調(diào)取實物檔案造成不必要的毀損。

（二）實物檔案的利用

檔案部門應(yīng)制定配套的實物檔案管理制度，明確實物檔案的審批登記手續(xù)。實物檔案可供于查閱，一般不借出館（室）外利用，如確實需要使用檔案原件的部門需提交借用說明以及歸還時間，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理外借手續(xù)。歸還實物檔案時，應(yīng)對歸還的實物檔案進(jìn)行檢查清點，核查檔案沒有損壞后完成歸還手續(xù)。

實物檔案收集、保管的目的在于利用，充分利用實物檔案具有直觀性、實證性的特點，來展示學(xué)校發(fā)展歷程中所獲得的榮譽與工作成果。將實物檔案進(jìn)行整理編研，展示在校史館或者專門的實物展廳，以真實、生動的檔案史料激勵學(xué)生、陶冶學(xué)生情操。讓師生在參觀學(xué)習(xí)過程中了解學(xué)校的歷史、發(fā)展過程、輝煌成就、辦學(xué)特色以及辦學(xué)理念，在潛移默化中接收愛校敬業(yè)和創(chuàng)新自律教育，從而增強師生的榮譽觀、責(zé)任心和使命感。重大活動或來賓訪問時參觀校史館，并且定期將校史館對外開放，讓更多的民眾走進(jìn)校史館，通過展覽進(jìn)行宣傳教育工作，將學(xué)校教育理念、榮譽成果、科技發(fā)展、人文思想、發(fā)展戰(zhàn)略等展示給社會和廣大師生，使之成為面向社會，傳播科學(xué)文化知識的教育基地。

小結(jié)

實物檔案作為高校檔案的重要組成部分，其管理和利用工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理存在著很大的差異，做好實物檔案的規(guī)范化管理以及最大化實現(xiàn)實物檔案的利用價值是需要我們的不斷探索研究。這將是一項繁雜、長期而艱巨的工程，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要任務(wù)。

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