朱 琦
包頭醫(yī)學(xué)院,內(nèi)蒙古包頭 014060
高校人事檔案信息化管理建設(shè)
朱 琦
包頭醫(yī)學(xué)院,內(nèi)蒙古包頭 014060
隨著我國(guó)信息化程度的不斷提高,加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理建設(shè)顯得尤為迫切。由于受主客觀因素的影響,目前高校人事檔案信息化管理中依舊存在著眾多問題,筆者認(rèn)為應(yīng)該通過提升高校人事檔案信息化建設(shè)的策略,從而使信息化管理下的人事檔案可以充分發(fā)揮出自身的作用。
人事檔案;高校;信息化管理;建設(shè)
高校人事檔案在教學(xué)、行政、科研、后勤等管理各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用,是進(jìn)行高校人才選拔、任用、管理的重要依據(jù)。而隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,我國(guó)的信息化建設(shè)也逐漸完善,高校中的傳統(tǒng)人事檔案管理模式弊端也不斷暴露出來,所以高校人事管理部門務(wù)必高度重視檔案信息化管理建設(shè)工作,對(duì)人事檔案資源進(jìn)行合理有序地開發(fā)、利用,由傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化的管理層面上,以提高工作質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
由于在過去較長(zhǎng)的一段時(shí)間里,高校人事檔案管理工作受到多種方面的影響和制約,使得人事檔案相關(guān)重要作用沒有能夠真正的發(fā)揮出來,對(duì)高校的整體發(fā)展起到了阻礙作用,所以在這種情況下,建設(shè)高校人事檔案信息化管理體系對(duì)于高校的發(fā)展有著重要的意義[1]。
1.1 高校人事檔案信息化建設(shè)是科技發(fā)展的要求
由于目前我國(guó)的信息科技發(fā)展速度較快,計(jì)算機(jī)得到了大范圍普及,企事業(yè)單位的信息化速度也不斷加快。而高校中處于重要位置的人事檔案管理部門也受到信息科技發(fā)展的影響,傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前時(shí)代發(fā)展需求,取而代之的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的辦公模式,各種電子化的人事檔案管理資料被廣泛運(yùn)用。而高校承擔(dān)著培養(yǎng)人才的重任,在高校的人事檔案管理相關(guān)部門,應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展模式,積極主動(dòng)的運(yùn)用信息化管理模式,促進(jìn)高校人事檔案信息化管理建設(shè),從而不斷提高人事檔案管理的服務(wù)水平,使其能夠更好的為學(xué)校各項(xiàng)工作提供支持。
1.2 是人事檔案管理改革的內(nèi)在需求和優(yōu)化策略
在信息化發(fā)展大的環(huán)境下,人事檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在需求,也是相關(guān)改革的必然選擇。由于在較長(zhǎng)的一段時(shí)間里,人事檔案管理相關(guān)保護(hù)政策和信息傳播的不便捷,導(dǎo)致人事檔案管理一直處在一個(gè)半封閉的管理狀態(tài)中,且這種管理方式已經(jīng)不能與目前的人事檔案管理要求相符合,所以通過對(duì)高校人事檔案進(jìn)行信息化的管理建設(shè),不但是其內(nèi)在需求,同時(shí)也是對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化的一項(xiàng)重要策略[2]。
高校人事檔案的信息化建設(shè)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng),在信息化建設(shè)的過程中,會(huì)涉及到各方面的因素。由此要求在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中應(yīng)該以相應(yīng)的原則為基礎(chǔ),以保證高校人事檔案信息化建設(shè)的正常運(yùn)行。
2.1 可行性的相關(guān)原則
由于在目前的高校信息化建設(shè)過程中,存在著很多不理想的情況,例如,高校在沒有進(jìn)行相關(guān)科學(xué)合理規(guī)劃的前提下,就進(jìn)行人事檔案信息化管理建設(shè);或是在信息化建設(shè)的過程中,功利政績(jī)思想嚴(yán)重,而忽視了基礎(chǔ)方面的建設(shè)。所以為了避免以上狀況,我們?cè)谶M(jìn)行高校人事檔案信息化管理的過程中,必須堅(jiān)持可行性原則,根據(jù)自身的實(shí)際情況,從人力、財(cái)力角度進(jìn)行優(yōu)化,從而在穩(wěn)中求進(jìn),使高校人事檔案信息化管理建設(shè)妥善進(jìn)行下去[3]。
2.2 經(jīng)濟(jì)效益性的相關(guān)原則
高校進(jìn)行人事檔案信息化管理建設(shè),最終的目的是為了便于工作,提高工作的效率。但是由于高校人事檔案管理信息化建設(shè)中會(huì)涉及到很多方面的因素,如果將其全部進(jìn)行信息化管理,就需要較大的資金投入,所以在進(jìn)行高校人事檔案信息化的管理建設(shè)的過程中,應(yīng)該對(duì)經(jīng)濟(jì)效益性進(jìn)行重視,按照計(jì)劃步驟分批進(jìn)行相關(guān)的建設(shè)工作。
2.3 規(guī)范性的的相關(guān)原則
在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中,需要有一個(gè)統(tǒng)一的原則,從而便于進(jìn)行相關(guān)的管理工作,并且通過對(duì)規(guī)范性的相關(guān)原則運(yùn)用,能夠提高相關(guān)的工作效率。由于在傳統(tǒng)的工作模式中,檔案信息管理中數(shù)據(jù)的格式不一致,導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)法順利進(jìn)行。如果在規(guī)范性的指導(dǎo)下,將相關(guān)人事資料運(yùn)用統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理,就會(huì)便于操作,從而使得高校人事檔案可以在高校的管理中發(fā)揮自身的作用。
3.1 加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型人才的建設(shè)
科技是第一生產(chǎn)力,所以人才在高校人事檔案信息化管理中處于重要的地位。由于人事檔案信息化的管理建設(shè)是最近幾年出現(xiàn)的模式,所以在進(jìn)行建設(shè)的過程中應(yīng)該選用復(fù)合型的人才進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)工作[4]。在工作中更新傳統(tǒng)的工作理念,對(duì)工作人員的技能進(jìn)行培訓(xùn),從而使他們綜合素質(zhì)和對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的能力更加熟練,具體來說可以通過以下步驟進(jìn)行人才的建設(shè)工作:
首先,在高校人事檔案管理人員中選取善于接受新知識(shí)、年輕的工作人員進(jìn)行信息化相關(guān)培訓(xùn),通過對(duì)其綜合素質(zhì)的提高,以點(diǎn)帶面,從而促進(jìn)整體信息化管理建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。
其次,高校應(yīng)該廣納人才,通過對(duì)信息化技術(shù)專業(yè)人才的引入,可以加快高校的人事檔案信息化管理建設(shè)。通過對(duì)專業(yè)人才的引用,可以對(duì)相關(guān)工作起到帶動(dòng)作用。
最后,在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中,應(yīng)該通過聘請(qǐng)專家、舉辦講座的方式,加強(qiáng)對(duì)與相關(guān)信息化建設(shè)的技術(shù)支持。
3.2 提高對(duì)于高校人事檔案相關(guān)網(wǎng)站的建設(shè)
進(jìn)行高校人事檔案信息化管理的最直接目的就是便于管理人員進(jìn)行檔案的檢索工作,所以在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理的過程中,應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)高校人事檔案進(jìn)行相關(guān)的網(wǎng)站建設(shè),從而可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。并且要根據(jù)實(shí)際工作的需要,決定相關(guān)信息開放的層次,這樣既可以保證信息的安全性,又可以便于人們進(jìn)行相關(guān)的查閱工作。高校人事檔案管理部門應(yīng)該在高校局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行相關(guān)的信息網(wǎng)站建設(shè)工作,進(jìn)而方便需要相關(guān)信息的高校管理者進(jìn)行信息查閱。同時(shí)在進(jìn)行建設(shè)的過程中也應(yīng)該同其他高校的人事檔案管理部門進(jìn)行信息共享,通過網(wǎng)絡(luò)的傳播,可以加強(qiáng)多個(gè)部門的聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)資源有效的共享。值得注意的是,在進(jìn)行高校人事檔案網(wǎng)站的建設(shè)過程中,應(yīng)該注意網(wǎng)站的安全,做好重要信息的保密工作,避免發(fā)生信息泄露的事件發(fā)生。
檔案是重要的信息資源,所以在高校的建設(shè)發(fā)展過程中,如果想要將檔案的作用充分發(fā)揮出來,那么就應(yīng)該將高校人事檔案信息化管理落到實(shí)處,通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái),能夠全方位將檔案資源的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。高校人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn),可以為高校的人事工作發(fā)展建設(shè)了新的途徑,同時(shí)也讓相關(guān)工作朝著健康、有效的方向發(fā)展。
[1]宋小紅.高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(9):133-134.
[2]陳茵.淺談提高高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(5):235.
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[4]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進(jìn)程中存在的問題及對(duì)策[J].科技信息,2013(4):289.
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1674-6708(2015)145-0076-01