王珍

摘 要 出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制的順利完成和大數(shù)據(jù)的時(shí)代到來，中小出版企業(yè)面對日益激烈的競爭，實(shí)施一套行之有效的信息化管理系統(tǒng)勢在必行。本文通過對中小出版社特點(diǎn)分析，從ERP的建設(shè)和實(shí)施，以及對未來的展望進(jìn)行探索和研究。

關(guān)鍵詞 中小出版企業(yè)；ERP；實(shí)施新探

中圖分類號(hào)G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2015）145-0025-02

全國新聞出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制的浪潮正漸漸消退，但出版企業(yè)作為真正的市場主體，其所參與的行業(yè)競爭卻硝煙四起，日益激烈。中小出版企業(yè)要想在大社林立和出版巨頭輩出的今天，分得一杯羹，勢必需要通過提高企業(yè)管理水平和信息化建設(shè)來增強(qiáng)綜合競爭力。在這種背景下，中小出版企業(yè)如何實(shí)施好與之相匹配的ERP系統(tǒng)，就成為出版研究新的探索領(lǐng)域。

何謂ERP？ERP（Enterprise Resource Planning），企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，是20世紀(jì)90年代興起的一種新型企業(yè)管理思想，是對企業(yè)所有資源進(jìn)行計(jì)劃、控制和管理的一種手段，也是將企業(yè)物資、人力、財(cái)務(wù)等信息集為一體化的綜合管理平臺(tái)。

1 實(shí)施ERP是中小出版企業(yè)創(chuàng)新管理和可持續(xù)發(fā)展的必由之路

與大社、強(qiáng)社相比，中小出版社在生產(chǎn)經(jīng)營上存在規(guī)模小、資源缺短、特色不特、亮點(diǎn)不亮、品牌優(yōu)勢不明顯；在管理模式上，存在人才匱乏、投資經(jīng)費(fèi)不足、信息化建設(shè)緩慢、缺乏創(chuàng)新管理等諸多瓶頸性因素。

為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的需要，筆者認(rèn)為中小出版企業(yè)實(shí)施ERP是有其必然性和必要性的。一是管理革新的必然選擇。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在出版領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，中小出版社順應(yīng)科技發(fā)展潮流，積極發(fā)展數(shù)字出版，借助一體化的企業(yè)管理軟件來高效管理出版流程，輔助出版決策，形成辦公效率、信息化合力，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)走科學(xué)化、先進(jìn)化管理之路必然選擇。二是可持續(xù)發(fā)展的必要手段。近年來，面對新聞出版行業(yè)的深化改革、轉(zhuǎn)型升級(jí)，中小出版社生存和發(fā)展形勢更為嚴(yán)峻，尤如在大海中航行的一艘小船，想要重獲新生，開辟新藍(lán)海，就要有創(chuàng)新精神，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理。

2 實(shí)施ERP成功與否，關(guān)鍵在于專業(yè)選型、科學(xué)組織、精密布局

1）明確思路，充分調(diào)研，確保了目標(biāo)選型的專業(yè)和準(zhǔn)確。

首先，明確思路，設(shè)定目標(biāo)，下定決心，重視選型。選擇時(shí)，根據(jù)企業(yè)自身狀況量力而行。其次，充分調(diào)研和多方比對，選擇一個(gè)好的開發(fā)商，一套好的系統(tǒng)。一個(gè)好的開發(fā)商，要有好的口碑、先進(jìn)的技術(shù)服務(wù)，較多客戶和實(shí)施案例，價(jià)格公道合理，還需擁有一支技術(shù)過硬、熟悉出版企業(yè)項(xiàng)目的實(shí)施隊(duì)伍。一套好的系統(tǒng)，要看它是否滿足管理需求；是否具備靈活、可靠和穩(wěn)定性，流程可定制和修改；界面是否友好、簡潔、實(shí)用。最后，選型成功后還需進(jìn)行內(nèi)部需求調(diào)研、硬件配置選擇、反復(fù)測試，才能量身打造出一套適合本企業(yè)使用的個(gè)性化系統(tǒng)。

2）科學(xué)組織，全面動(dòng)員，確保系統(tǒng)實(shí)施推進(jìn)力度和廣度。

一是成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作小組，自上而下強(qiáng)力推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。利用現(xiàn)代化手段管理企業(yè)，是“一把手工程”，由社長親自抓，項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，負(fù)責(zé)項(xiàng)目總設(shè)計(jì)、總指揮，研究和部署系統(tǒng)建設(shè)工作。項(xiàng)目實(shí)施部門設(shè)在業(yè)務(wù)樞紐部門總編室，主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和實(shí)施進(jìn)度，分析企業(yè)現(xiàn)狀，研究設(shè)計(jì)方案，制定相關(guān)制度、流程、辦法等。管理員由既懂信息化技術(shù)，又熟悉出版流程的復(fù)合型人才擔(dān)任。

二是培養(yǎng)和發(fā)揮骨干力量，以點(diǎn)帶面快速推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。從各部門選拔一兩名關(guān)鍵人物作為技術(shù)骨干，對他們先培訓(xùn)，使他們率先熟悉和掌握系統(tǒng)操作技能，指導(dǎo)本部門其他員工，并認(rèn)真貫徹出版社意圖和要求，對優(yōu)化完善系統(tǒng)提出具體意見和措施。同時(shí)建立QQ群交流平臺(tái)，有疑問即時(shí)在線交流。

三是全面培訓(xùn)系統(tǒng)用戶，強(qiáng)制普及，加快推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的實(shí)施是整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理的再造，幾乎涉及每位員工，需要每個(gè)崗位、每個(gè)員工的積極配合。系統(tǒng)從啟動(dòng)到全面上線，經(jīng)過了基本操作培訓(xùn)、對口業(yè)務(wù)培訓(xùn)、分段分批培訓(xùn)等幾番保質(zhì)保量的強(qiáng)制性全員培訓(xùn)，確實(shí)提高了員工素質(zhì)和操作技能，從領(lǐng)導(dǎo)到一般員工都能盡快達(dá)到上線要求。

3）堅(jiān)持原則，精密布局，確保了系統(tǒng)實(shí)施的質(zhì)量和進(jìn)程。

第一，堅(jiān)持科學(xué)性、先進(jìn)性原則。打破傳統(tǒng)管理模式，革新管理思想，創(chuàng)建現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理模式。決策層在處理傳統(tǒng)管理和先進(jìn)管理兩者之間的關(guān)系時(shí)，將科學(xué)性和先進(jìn)性視為靈魂，進(jìn)行大量的流程再造、管理創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)流程配合系統(tǒng)流程做調(diào)整，讓原本由人管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛上到y(tǒng)管理。同時(shí)，由于系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了手機(jī)、IPAD等多種媒介終端的處理方式，真正實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)管理、經(jīng)驗(yàn)管理向制度化管理、科學(xué)化管理、先進(jìn)化管理轉(zhuǎn)變。

第二，堅(jiān)持精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化原則。從圖書出版實(shí)現(xiàn)多、高、好、省，即任務(wù)多、效率高、質(zhì)量好、成本省的角度來考慮設(shè)計(jì)方案，統(tǒng)籌考慮它們之間的關(guān)系，為出版社內(nèi)部建立一條高速信息的通道，搭建一個(gè)資源共享的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，勾畫一條責(zé)、權(quán)、利更加清晰的界線。多套發(fā)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，信息源的采集和權(quán)限的劃分，以及審批流的不可逆轉(zhuǎn)性等精準(zhǔn)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了由粗放式管理向精細(xì)化管理、集約化管理轉(zhuǎn)變。

第三，堅(jiān)持分步實(shí)施、穩(wěn)步推進(jìn)的原則。從圖書出版源頭選題開始和企業(yè)的特殊性等因素考慮，分步實(shí)施、先易后難，先上編務(wù)、出版、發(fā)行及稿酬等部分財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，待系統(tǒng)穩(wěn)定、優(yōu)化后，再上財(cái)務(wù)、OA辦公等；穩(wěn)步推進(jìn)，保證整個(gè)工程的順利推進(jìn)和如期完成，有效防止因延誤建設(shè)進(jìn)程和過度的二次開發(fā)而造成的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。

3 實(shí)施有記錄、管理有流程、過程有監(jiān)督，是實(shí)施ERP取得的明顯效果

出版社的ERP主要是圍繞圖書編輯、出版和銷售流程，將系統(tǒng)分為三大模塊，即編務(wù)、印制、發(fā)行（含儲(chǔ)運(yùn)），各模塊中又涉及財(cái)務(wù)。系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)全面監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理效果。

1）實(shí)施有記錄，實(shí)現(xiàn)了資源共享和數(shù)據(jù)的有效

利用。

系統(tǒng)搭建了作者資源庫、選題管理庫等多個(gè)信息資源庫作為內(nèi)容支撐，將信息流、工作流、物資流等資源快速匯聚整合，充分實(shí)現(xiàn)了資源共享。同時(shí)建立綜合查詢、統(tǒng)計(jì)功能，為資源綜合利用提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。

系統(tǒng)投入使用后先將本企業(yè)原有多套發(fā)行軟件的數(shù)據(jù)作了無縫對接導(dǎo)入后，再將各部門、各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)集成和統(tǒng)一，保證了生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性、可靠性，編輯、發(fā)行和決策層可利用有效數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)績效管理和對圖書的動(dòng)態(tài)效益、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)分析。

2）管理有流程，提高了工作效率和服務(wù)效率。

一本圖書從選題申報(bào)開始到實(shí)現(xiàn)銷售，是復(fù)雜的過程。ERP的線上操作和流轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)變了管理方式，將以編、印、發(fā)業(yè)務(wù)為核心流程再造，優(yōu)化和簡化了工作流程，解決了重復(fù)錄入、浪費(fèi)人力的問題。通常出版社的庫房與辦公場所都有一定的距離，實(shí)現(xiàn)由系統(tǒng)下單銷售后，最見成效的是可遠(yuǎn)程操作、隨時(shí)隨地審批、信息通暢、實(shí)時(shí)監(jiān)控、責(zé)權(quán)利清晰，有效改變了以往訂單處理慢、發(fā)貨慢、處理質(zhì)量差，部門之間來回跑，以及互相推諉、扯皮等現(xiàn)象，減少賬物、物物不相符的情況。工作流轉(zhuǎn)清晰透明，大大提高了工作效率和服務(wù)效率。

3）過程有監(jiān)督，增強(qiáng)了權(quán)限責(zé)任感和企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

系統(tǒng)的每一次操作都記錄了操作時(shí)間、操作人、操作范圍等信息，以及審批流的不可逆轉(zhuǎn)性、上下道工序之間互相監(jiān)督制約的特點(diǎn)，使得基礎(chǔ)操作人員和審批人員在行使相應(yīng)的權(quán)限時(shí)，更加細(xì)心、耐心、謹(jǐn)慎。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息互通，動(dòng)態(tài)信息追蹤，實(shí)時(shí)掌握庫存，有效分析圖書銷售、回款等，確實(shí)提高了出版社經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制能力和快速適應(yīng)市場變化能力。

4 結(jié)論

著眼于4G時(shí)代和三網(wǎng)融合的技術(shù)平臺(tái)，期望ERP系統(tǒng)在未來出版企業(yè)的應(yīng)用，能夠更加快捷、高效、多元化地幫助企業(yè)決策者和管理者對大量的、動(dòng)態(tài)的、錯(cuò)綜復(fù)雜的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析和處理；對企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)活動(dòng)進(jìn)行事先計(jì)劃、事中控制、事后反饋，提高效率、降低成本、減少庫存，擴(kuò)張供應(yīng)鏈、外網(wǎng)數(shù)據(jù)對流，盡早實(shí)現(xiàn)在線約稿、在線編輯、在線訂單、在線銷售、在線出版，使企業(yè)真正走向科學(xué)管理之路，走向傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版融合發(fā)展之路。

參考文獻(xiàn)

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