王許明

【摘要】作為一項(xiàng)理論與實(shí)踐相結(jié)合的單位，醫(yī)院必須有大量的圖書；又因?yàn)獒t(yī)院接待的病人較多，這些病人以往的病例往往會對今后的診斷和治療產(chǎn)生巨大的作用，所以醫(yī)院必須有大量的檔案。這種情況下，醫(yī)院的圖書檔案管理就顯得尤為重要，對其管理進(jìn)行規(guī)范化的要求，有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，有利于保障病人的切實(shí)利益，有利于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的未來發(fā)展，任重道遠(yuǎn)。本文就醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性引出話題，分析當(dāng)前醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理過程中存在的問題，探討未來的一些改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；圖書檔案；規(guī)范化管理

在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革的大背景下，醫(yī)院開始進(jìn)行較為科學(xué)和現(xiàn)代的管理，其中，圖書檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理重要的組成部分，可以說是醫(yī)院所有工作中起基礎(chǔ)性作用的工作。特別是隨著當(dāng)前社會人口越來越多，人們對于自身健康也越來越重視，醫(yī)院的規(guī)模也越來越大，醫(yī)院自身既需要通過科研提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，也需要對病人資料進(jìn)行妥善的處理，圖書檔案管理工作更為重要。所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到圖書檔案規(guī)范化管理的重要性，合理地、科學(xué)地進(jìn)行建檔工作，為醫(yī)院未來的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性

首先我們來看圖書規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院固然是以醫(yī)療衛(wèi)生活動為主的場所，但是它需要醫(yī)生、護(hù)士乃至管理人員具備較強(qiáng)的理論知識。醫(yī)學(xué)不斷在發(fā)展，人們不斷探索出新的技術(shù)，不斷豐富著當(dāng)前的醫(yī)學(xué)理論體系。誠然，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，很多資料都能夠從計(jì)算機(jī)上直觀地進(jìn)行了解，但是醫(yī)生不可能隨時(shí)翻看計(jì)算機(jī)進(jìn)行查看，并且電子設(shè)備在醫(yī)院很多區(qū)域會對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)生影響，所以圖書是必不可少的。另外，醫(yī)院還保存著過去大量的書籍，這些書籍絕大多數(shù)至今仍然能夠使用，并且某些書籍上還有珍貴的筆記，對于醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究有巨大的助益。由此我們看出對醫(yī)院圖書進(jìn)行規(guī)范化管理很有必要。

其次我們分析檔案規(guī)范化管理的重要性。前文所述，圖書的管理重要性就在于它是醫(yī)院進(jìn)行創(chuàng)新和向前發(fā)展重要條件，而檔案則是醫(yī)院的基礎(chǔ)。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫(yī)學(xué)檔案。人事檔案關(guān)乎醫(yī)院工作人員的職業(yè)發(fā)展，重要性自不必說。醫(yī)學(xué)檔案則是在醫(yī)院的各種智能活動中形成的，這些檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、指導(dǎo)性等特點(diǎn)。例如，醫(yī)生對疑難雜癥進(jìn)行開會研討并進(jìn)行臨床試驗(yàn)記錄的檔案，就對醫(yī)生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對患者病患復(fù)發(fā)時(shí)診治活動提供了依據(jù)，使醫(yī)生的治療更為科學(xué)。

二、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的制約因素

首先是醫(yī)院管理者和檔案管理者對于圖書檔案管理的不重視。當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院只看眼前，以看病救人為主，這本沒有問題，但是醫(yī)院往往僅僅看中看病救人，而忽視內(nèi)部的管理和對資料的整合與總結(jié)，眼下對于醫(yī)院的發(fā)展沒有明顯的影響，對醫(yī)院的未來發(fā)展是極為不利的。醫(yī)院本身的不重視也就導(dǎo)致了圖書和檔案的管理者對此也不重視，這些部門的人往往沒有將這項(xiàng)工作當(dāng)做重要的事情來做，有需要時(shí)，才會花費(fèi)大力氣尋找相關(guān)資料，浪費(fèi)的大量的人力、物力，也浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。

其次是檔案管理人員的素質(zhì)問題。檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其根本原因還是在于醫(yī)院對圖書和檔案的管理工作并不重視，不會專門引進(jìn)具有先進(jìn)管理常識和檔案管理專業(yè)知識的工作人員，而僅僅是從其他部門轉(zhuǎn)崗過來。這樣以來，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業(yè)知識都有所欠缺，并且絕大多數(shù)的檔案管理工作交給年紀(jì)較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無論在知識架構(gòu)還是接受新鮮事物的程度上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，給醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理敲響了警鐘。

再次是醫(yī)院圖書檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，使用率低、投入低。圖書資源還好說，醫(yī)院往往會統(tǒng)一進(jìn)行管理，但是對于各種醫(yī)療資料來說，醫(yī)院一般都各自保存在各個(gè)部門與科室，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣以來，在醫(yī)院內(nèi)部，形成了重復(fù)管理的局面，并且部門之間的資料互通產(chǎn)生障礙，不利于醫(yī)學(xué)資源的交流和促進(jìn)。正是因?yàn)檫@種情況的存在，導(dǎo)致醫(yī)院對檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒有發(fā)揮其真正核心的作用。進(jìn)而來說，使用率低就導(dǎo)致醫(yī)院對其的投入低，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響醫(yī)院圖書檔案治療規(guī)范化管理。

最后是與現(xiàn)今較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對接不暢，不能充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對于檔案管理的存進(jìn)作用。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和廣泛應(yīng)用，使各個(gè)領(lǐng)域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當(dāng)前醫(yī)院的圖書檔案管理還沒有進(jìn)行科學(xué)的編排、檢索和管理。

三、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理有效措施探討

首先，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書和檔案管理規(guī)范化的前提條件是要對其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫(yī)院的管理者對這方面的不重視。對著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們對健康越來越高的要求，醫(yī)院的圖書和檔案只會越來越多，如果不對其進(jìn)行規(guī)范化管理，遲早有一天會產(chǎn)生極為嚴(yán)重的后果，圖書和檔案也會完全無法發(fā)揮自身的作用。醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分注意到醫(yī)院圖書檔案管理的重要性，將其視為醫(yī)院正常工作中的重要組成部分來開展工作。

其次，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)相關(guān)的軟硬件的更新。先進(jìn)的圖書和檔案管理需要依托于先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的硬件，需要改變以前無序的管理手段，購置先進(jìn)的管理器械，并進(jìn)行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設(shè)置。另外，要開辟專門的空間進(jìn)行圖書和檔案的管理，存放圖書檔案的房間應(yīng)當(dāng)做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書檔案的規(guī)范化管理提供必要的場所。要實(shí)行現(xiàn)代化的管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中起到的作用，利用計(jì)算機(jī)收集和傳遞信息、數(shù)據(jù)計(jì)算較為嚴(yán)謹(jǐn)和迅速的特點(diǎn)，節(jié)省大量的人力物力，配合掃描系統(tǒng)，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來，投入到現(xiàn)代化的管理工作中去。

再次，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度和體系。醫(yī)院作為行使公共服務(wù)職能的事業(yè)單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標(biāo)，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責(zé)之一，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定和上級部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫(yī)院要根據(jù)自身的情況建立健全一系列的管理制度和實(shí)施細(xì)則，明確分管的部分以及其職能范圍，對圖書和檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理并進(jìn)行必要的監(jiān)督，是整個(gè)圖書檔案的規(guī)范化管理有章可循。

然后要對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。因?yàn)楣芾砣藛T是直接的圖書檔案規(guī)范化管理的實(shí)施者和操作者，是整個(gè)工作的核心。應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)，要求圖書檔案的管理人員必須具備最基本的醫(yī)學(xué)常識和扎實(shí)的檔案管理知識，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調(diào)取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書檔案的管理者意識到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開發(fā)這項(xiàng)工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)語

圖書和檔案的管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和健康發(fā)展的重要管理手段，尤其是當(dāng)前全面建成小康社會的關(guān)鍵時(shí)期，醫(yī)院的長久發(fā)展需要堅(jiān)實(shí)的圖書檔案治療作為基礎(chǔ)和憑據(jù)。在新時(shí)期，醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分注意到圖書檔案資料管理的重要性，及時(shí)更新觀念，改善傳統(tǒng)的管理模式，建立健全較為規(guī)范的圖書檔案管理體系，以適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要和人民群眾的需求。

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