伍震

摘 要：本文立足于檔案信息化管理現(xiàn)狀，首先分析了信息時代下檔案管理工作的必要性與可能性，其次提出了創(chuàng)新檔案管理工作的主要措施。以期通過筆者努力，找到促進信息時代下檔案管理工作質(zhì)量不斷提升的可靠途徑，從而為相關(guān)人士提供部分可借鑒的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；必要性與可能性；創(chuàng)新

隨著信息時代下計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案管理工作也面臨著重要的機遇與挑戰(zhàn)。努力使檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展，不僅對政府、學(xué)校等組織有著至關(guān)重要的作用，也是時代發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求。因此，新形勢下我國檔案管理工作的管理模式以及工作模式都應(yīng)該隨著時代的發(fā)展、科學(xué)的進步而不斷自我反思，自我創(chuàng)新。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性與可能性

（1）傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)越來越難以滿足時代發(fā)展需要，主要體現(xiàn)為：第一，傳統(tǒng)紙質(zhì)或者絲帛等制品的檔案在運輸過程中容易發(fā)生碰撞磨損，造成不必要的損失，無形中加大了運輸難度。第二，傳統(tǒng)檔案受限于材質(zhì)原因，對保存條件要求較高，如忌潮濕、怕暴曬等等，日常護理工作程序非常復(fù)雜，人力物力消耗大。第三，傳統(tǒng)檔案往往是海量的文獻資料，即便經(jīng)過了分類整理，但在查閱過程中還需要消耗大量時間，造成閱讀效率難以提高?？梢哉f，傳統(tǒng)檔案管理員工作是非常繁重、復(fù)雜的。

（2）隨著計算機逐漸應(yīng)用與普及，其巨大優(yōu)勢使檔案管理工作得以簡化，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，在信息采集上，計算機網(wǎng)絡(luò)的信息共享不僅拓寬了傳統(tǒng)檔案采集的空間范圍，也大大降低了時間成本，信息采集變得更加及時便利。其次，在檔案整理與管理過程中，檔案管理員將所有的檔案錄入電腦，有效降低了檔案數(shù)據(jù)因不利因素受損的可能性，檔案數(shù)據(jù)安全性大大提高。此外，不同于傳統(tǒng)檔案中部分文獻需要謄抄才可使用，計算機檔案可以隨時進行提取查閱，而且計算機檔案存儲范圍更廣，包括音效等資料均可錄入。

二、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（1）檔案管理人員創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作人員是檔案管理工作實踐者，其工作態(tài)度與工作能力直接關(guān)系到檔案管理工作的成效與質(zhì)量。一方面，我們必須要重視對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)教育，樹立其責(zé)任意識和敬業(yè)心，才能使其在工作中能夠做到兢兢業(yè)業(yè)，鼓勵工作人員認真思考，深入到工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。另一方面，還要不斷加強對檔案管理人員職業(yè)技能的培訓(xùn)。檔案管理工作的工作性質(zhì)要求工作人員掌握熟練的操作技術(shù)，對待工作保持一顆一絲不茍、精益求精的心，踏實認真的完成自己的本職工作。此外，還要加強檔案管理各部門之間的實時溝通交流、協(xié)同配合下對工作中遇到的問題展開深入討論研究，探索工作上的創(chuàng)新進步之法。設(shè)置激勵機制，鼓勵工作人員以創(chuàng)新性的眼光和方法去解決實際問題，對其進行物質(zhì)獎勵與精神嘉獎，從而激發(fā)更多員工通過交流、創(chuàng)新去完善自身工作，推動檔案管理工作的進步。

（2）檔案管理體制創(chuàng)新。當前我國檔案管理工作上一大不利因素就是檔案管理系統(tǒng)過于分散，存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便等問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為此需要加快實現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)越來越迫切。創(chuàng)新管理制度，要求所有的檔案都應(yīng)該登記在冊并統(tǒng)一納入總系統(tǒng)，這樣一來即使部分機構(gòu)信息損壞丟失，也可以從總系統(tǒng)中尋得備份信息。為了方便集中統(tǒng)一管理，還要將各個部門都納入到統(tǒng)一的檔案信息自動化的系統(tǒng)管理中，統(tǒng)一規(guī)范各個部門的技術(shù)操作、軟件選擇和硬件設(shè)施維護。

（3）實現(xiàn)檔案信息共享資源。當前階段，我國檔案管理的各部門分散，沒有一個統(tǒng)一的系統(tǒng)和規(guī)范標準，部門之間信息缺乏流通，在軟件的使用以及應(yīng)用硬件功能發(fā)揮上存在混亂與不足。由此造成了檔案信息閉塞，各個部門的檔案信息管理各自為營，資源共享存在壁壘。針對這種現(xiàn)狀，我們首先必須要明確各部門檔案管理工作的內(nèi)容和范圍，制定統(tǒng)一標準，以嚴格規(guī)范檔案管理的各項工作以及各個環(huán)節(jié)，抓緊建成統(tǒng)一規(guī)范的系統(tǒng)工程，為檔案信息資源共享提供一條暢通渠道。此外應(yīng)轉(zhuǎn)變相關(guān)管理職能部門的工作模式，促進其由管理型向服務(wù)型過渡，簡化審批程序，形成協(xié)同服務(wù)的有利局面。

（4）檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新建設(shè)。加快建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，推動檔案管理的信息化、數(shù)字化，是我國檔案管理工作實現(xiàn)從文件處理向信息化管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的創(chuàng)新性建設(shè)是檔案信息管理的重要基礎(chǔ)和核心。建設(shè)數(shù)據(jù)庫不可能一蹴而就，要求我們按照從低級到高級，從基礎(chǔ)到外延的過程做出一步步努力，這將是一個長期的過程。借助信息技術(shù)科學(xué)的管理和使用信息資源是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主要目的。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，我們要抓住檔案管理工作與計算機信息技術(shù)內(nèi)在的結(jié)合點，使兩者密切協(xié)調(diào)配合，真正做到信息技術(shù)與檔案管理互通互利。此外應(yīng)使綜合數(shù)據(jù)庫與各個檔案的目錄庫聯(lián)系，提高檔案管理工作效率，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫。

信息化時代背景下，檔案作為一種重要的社會信息資源受到人們的普遍關(guān)注，促進檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，做到與時俱進，以更好地服務(wù)于大眾，是當前我國檔案管理工作的主要任務(wù)。但目前我國的檔案理建設(shè)仍然滯后，這就要求我們密切結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，努力在工作方法、內(nèi)容、管理體制、人員等全方位得到創(chuàng)新，實現(xiàn)向信息化檔案管理的跨越。

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