摘 要：隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)保持快速增長(zhǎng)，檔案工作的地位不斷提升，同時(shí)面臨新的課題，如檔案的數(shù)量大量增長(zhǎng)和形式復(fù)雜多樣。筆者提出了地勘單位檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題，并認(rèn)真分析其原因及措施，以提高其管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；表現(xiàn)形式；信息化數(shù)據(jù)；自動(dòng)歸檔

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)保持快速增長(zhǎng)，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要地位和重視程度也得到不斷提升，與此同時(shí)，檔案管理工作也面臨新的課題，如檔案的數(shù)量大量增長(zhǎng)和形式復(fù)雜多樣給管理工作增加了難度和復(fù)雜性。筆者以7年來(lái)在地勘單位的檔案工作經(jīng)驗(yàn)在這里粗淺談?wù)劦乜眴挝粰n案管理目前存在的主要問(wèn)題和應(yīng)該努力的方向，以供大家借鑒參考。

一、地勘單位檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題

企業(yè)無(wú)論規(guī)模大小，都必須建立檔案室，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)和完善，才能得到持續(xù)發(fā)展。

1.檔案的表現(xiàn)形式發(fā)生變化

檔案的表現(xiàn)形式發(fā)生變化主要表現(xiàn)在：九十年代之前，地勘單位檔案室保存的文件資料均為紙質(zhì)檔案或膠片式的影像資料。近幾年來(lái)，由于社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，紙質(zhì)和膠片檔案幾乎被淘汰，它們以另一種形式即信息化數(shù)據(jù)保存于計(jì)算機(jī)或其它存儲(chǔ)介質(zhì)中。其次，越來(lái)越多的公函都是以電子郵件的形式出現(xiàn)。如果全部打印成紙質(zhì)材料保存，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力費(fèi)物，不符合“四化兩型”建設(shè)的需要。

2.檔案人員調(diào)整和工作交接問(wèn)題。

影響一個(gè)企業(yè)構(gòu)建和諧檔案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。像湖南省地質(zhì)測(cè)繪院專職檔案員在6年內(nèi)更換3人這種現(xiàn)象非常普遍，但由于有些單位檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，監(jiān)交工作不嚴(yán)格，致使新任的檔案人員在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不能很好掌握本單位檔案工作的基本情況。

3.應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集、歸檔，散存在部門或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮

隨著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)規(guī)模不斷擴(kuò)大，下屬部門不斷增多，項(xiàng)目合同文本、技術(shù)設(shè)計(jì)書、質(zhì)量鑒定書、電子地圖、影像、數(shù)據(jù)庫(kù)等重要檔案分散在各部門，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)也與檔案的形式發(fā)生變化有一定關(guān)系。由于制度執(zhí)行力不夠，部門負(fù)責(zé)人和檔案人員的更換或調(diào)動(dòng)，責(zé)任心不強(qiáng)等原因，造成了應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的文件資料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔。容易導(dǎo)致重要檔案去向不明而影響合同糾紛官司等問(wèn)題時(shí)難以確定直接責(zé)任人員，無(wú)法追究責(zé)任。也易導(dǎo)致失泄密現(xiàn)象，庫(kù)存檔案的利用價(jià)值將越來(lái)越小。

二、地勘單位檔案管理工作應(yīng)該努力的方向

以上現(xiàn)象和問(wèn)題都表明檔案工作的環(huán)境正在發(fā)生變化。如今的發(fā)展趨勢(shì)很明顯就是信息總量在爆炸性增長(zhǎng)，而由專職檔案人員掌控的信息卻在明顯減少。因而，我們必須找到努力的方向和應(yīng)對(duì)的措施。

（1）老調(diào)重談：提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，且“枯燥無(wú)味”，必須要求檔案人員既要有非常強(qiáng)烈的責(zé)任心和積極主動(dòng)的工作態(tài)度，又要具備一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。對(duì)于地勘單位而言，一是盡量聘用熟悉了解本單位的，能“坐得住、耐得煩、霸得蠻”的專職檔案人員，“坐得住”就是能夠靜下心來(lái)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，能夠長(zhǎng)時(shí)間一個(gè)人整理檔案，進(jìn)行裝、分、發(fā)、訂等工作；“耐得煩”就是要把檔案當(dāng)作自己的孩子一樣看待它，不厭其煩地去熟悉它，并對(duì)同一檔案的反復(fù)借閱、歸還要有耐心；“霸得蠻”就是主動(dòng)去收集檔案并能夠讓對(duì)方“乖乖”地交出應(yīng)及時(shí)歸檔的文件資料；二是檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，無(wú)論是檔案的起草、修改、刪減、檢索和打印，還是篩選、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化。專職檔案人員要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，盡快掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能；三是對(duì)所有掌握檔案的人員進(jìn)行管理和教育，這些人員不僅指明文規(guī)定的專兼職檔案人員，還包括掌握完整的測(cè)繪成果或文件資料的一線干部職工。因?yàn)槠髽I(yè)大部分有開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的檔案就掌握在他們手上，提高其保密意識(shí)和檔案管理水平勢(shì)在必行。

（2）有章可循：分析企業(yè)檔案工作交接不力的原因，一是崗位異動(dòng)時(shí)倉(cāng)促交接；二是調(diào)離的檔案人員急于“甩包袱”草草交接；三是沒(méi)有能力辦理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕唤邮掷m(xù)?；诖?，企業(yè)應(yīng)建立良性運(yùn)行的工作機(jī)制，完善檔案管理制度，加大制度的執(zhí)行力。①通過(guò)多種形式的宣傳，使各級(jí)管理層認(rèn)識(shí)到檔案工作交接責(zé)任重大。②交接雙方均應(yīng)有相對(duì)合理而明確的職責(zé)分工。移交人員應(yīng)完成：核實(shí)檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案；對(duì)檔案制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項(xiàng)列表；核對(duì)全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其它明顯問(wèn)題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。接管人員則應(yīng)做好：學(xué)習(xí)有關(guān)文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況；對(duì)移交人員開(kāi)列的表格、單據(jù)和其它交接材料逐項(xiàng)核對(duì)，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對(duì)不明事項(xiàng)向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)明情況，必要時(shí)做書面記錄。③安排主管檔案工作的高級(jí)管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。監(jiān)交人員最好是黨政一把手，防止交接工作敷衍了事或流于形式，甚至弄虛作假。④要求每個(gè)部門每年定期分兩批次將應(yīng)歸檔的文件資料及時(shí)移交至檔案室。投入人力、資金將文件資料歸檔工作與工資發(fā)放和年終分配嚴(yán)格掛鉤工作進(jìn)行到底，直至無(wú)一人違反，并自覺(jué)遵守時(shí)，我們相信，小投入必有大回報(bào)。檔案室的利用價(jià)值會(huì)明顯提高，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益必?zé)o形增大。

（3）開(kāi)誠(chéng)布公：現(xiàn)實(shí)當(dāng)中有許多人對(duì)自己的人事檔案應(yīng)保存哪些方面一無(wú)所知，其檔案管理知識(shí)匱乏也包括個(gè)別檔案人員專業(yè)知識(shí)缺乏造成檔案的缺失嚴(yán)重。筆者認(rèn)為，可以將部分檔案歸檔程序和管理基本常識(shí)公布于眾，可以和職工開(kāi)誠(chéng)布公地談“檔案”，揭開(kāi)其神秘面紗，讓職工明白其中的重要性和保密程度，主動(dòng)加入到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。

總而言之，檔案管理工作只有集合眾人的聰明才智，集合眾人的齊心協(xié)力，努力成為科學(xué)發(fā)展的排頭兵，才能更加給力，最大程度地發(fā)揮其作用和光芒，地勘單位的檔案天空定會(huì)廣闊無(wú)限、陽(yáng)光萬(wàn)里。

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[2]蔣紀(jì)蓓.“檔案化”與“檔案化管理”及“歸檔”[J].檔案學(xué)通訊，2006年03期

作者簡(jiǎn)介：

劉婭（1976～），女，碩士，湖南衡陽(yáng)人，湖南省地質(zhì)測(cè)繪院黨政工辦副主任。