王偲璇

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摘要：隨著改革開放的不斷深入，我國社會經(jīng)濟得到了很大的發(fā)展，我國在各個領(lǐng)域都取得了很大的進(jìn)步，尤其是在信息技術(shù)方面已經(jīng)取得了非常大的進(jìn)步。信息技術(shù)快速發(fā)展的同時也促使著我國檔案管理工作體系不斷改進(jìn)和完善，尤其是檔案管理各方面的工作做得更加到位，不過檔案管理仍然存在很多的問題。本文首先介紹了檔案管理工作里面存在的幾點問題，最后給出了改善檔案管理工作的幾點建議。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

當(dāng)前看來，我國的檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容非常復(fù)雜，并且涉及的面比較廣，在當(dāng)今形勢下如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)很難滿足檔案管理工作的要求。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案的管理工作也逐漸由手工模式的傳統(tǒng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榱藨?yīng)用計算機信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理，完美適應(yīng)了當(dāng)前檔案管理工作的需求。為了能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)機構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展，早日適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，利用計算機信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理成為了一種必然選擇。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（—）管理人員檔案管理意識缺失

很多的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作存在誤解和輕視，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，因此絕大多數(shù)的檔案管理人員工作積極性不夠高。由于檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，因此檔案工作在實際開展的時候一直處在無序的狀態(tài)，并且檔案自身的巨大作用也不能夠得到有效發(fā)揮，失去了檔案管理工作的意義，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠滿足當(dāng)前行業(yè)發(fā)展的需要。

（二）檔案管理人員能力不夠

很多機構(gòu)內(nèi)部的檔案管理人員通常都是由機構(gòu)其它部門的內(nèi)部員工兼任，這些人本身根本就不具備檔案管理的相關(guān)知識和能力，相應(yīng)的也就很難滿足檔案管理工作的基本要求。再加上檔案管理人員一般都是年齡偏大的員工，學(xué)習(xí)能力降低再加上由于他們?nèi)狈I(yè)系統(tǒng)化的檔案管理知識和技能培訓(xùn)，致使在進(jìn)行檔案管理工作時僅僅依靠日常經(jīng)驗進(jìn)行，不能滿足當(dāng)今信息化時代對檔案管理的要求。

（三）計算機信息技術(shù)檔案管理手段比較單一

當(dāng)今我國已經(jīng)步入信息化時代，計算機信息技術(shù)同樣也得到了很大程度的應(yīng)用，計算機信息技術(shù)同樣也被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中。檔案由于我國檔案管理工作體制比較落后，使得檔案的數(shù)字化科學(xué)化管理流于形式，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)檔案資料的重要位置。

二、改善檔案管理中面臨問題的策略

計算機信息技術(shù)本身具有非常廣泛的內(nèi)容，把計算機信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于對檔案的管理工作中可以說是屬于系統(tǒng)管理技術(shù)領(lǐng)域。當(dāng)前我國計算機信息系統(tǒng)管理的自動化主要還是由操作系統(tǒng)通過一定的程序?qū)崿F(xiàn)的，操作系統(tǒng)本身的主要作用就是對計算機信息軟件、硬件資源進(jìn)行充分利用，從而實現(xiàn)計算機信息系統(tǒng)的高速運轉(zhuǎn)達(dá)到提高計算機信息解題時效、提高計算效率、降低費用等的目的。針對當(dāng)前我國院檔案管理工作中存在的問題，提高計算機信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：

（一）建立健全部檔案管理制度，讓檔案管理走向規(guī)范化、制度化

為了保證對檔案進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理就需要建立新型的檔案管理制度，有了科學(xué)規(guī)范的管理制度才能夠保證對檔案管理工作的規(guī)范化實施。有關(guān)的部門要把對檔案所需有關(guān)信息的收集工作放到重要位置進(jìn)行對待，確保收集到的信息的準(zhǔn)確性、及時性，同時還可以通過利用電子計算機實現(xiàn)對檔案的信息規(guī)范化管理。

（二）強化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認(rèn)識程度，能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

（三）改善部門機構(gòu)檔案管理設(shè)施

要想能夠迎合時代的發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設(shè)施，因為檔案管理現(xiàn)代化本身就是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它會涉及到計算機信息、網(wǎng)絡(luò)、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€領(lǐng)域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設(shè)備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實現(xiàn)檔案管理工作走向信息化還需要購置專門的計算機信息、數(shù)碼相機、打印復(fù)印設(shè)備、刻錄機等設(shè)備并且對這些設(shè)備進(jìn)行電子文檔一體化管理。

（四）引進(jìn)專門人才保證檔案計算機信息管理的安全性

隨著我國信息化時代的到來，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟練應(yīng)用計算機信息。所以現(xiàn)階段引進(jìn)綜合型的檔案管理人才勢在必行。同時在進(jìn)行檔案管理時，檔案管理工作中的安全方面一直是一個困擾大的的難題，所以在管理工作進(jìn)程中一定要根據(jù)部門機構(gòu)自身的實際情況設(shè)立檔案計算機信息信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強自身的安全和保密意識，保證關(guān)鍵信息不過泄露。并且檔案管理人員針對一些紙質(zhì)的檔案要進(jìn)行備份，真正保證在檔案計算機信息管理過程的安全性和穩(wěn)定性。

結(jié)語：

綜上所述，我國如今已經(jīng)步入了信息化時代，信息技術(shù)在各個行業(yè)中應(yīng)用的范圍越來越廣。當(dāng)前我國在檔案管理中存在很多的問題亟待解決，為了能夠切實解決這些問題，利用計算機信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理是一種不錯的選擇。針對當(dāng)前在檔案管理工作中所存在的一系列問題大力利用信息技術(shù)成為一種必然選擇。為了能夠更好做好對檔案的管理工作，需要我們不斷加深對檔案管理的意義認(rèn)識，并且在充分了利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立信息一體化管理模式，最大化實現(xiàn)檔案信息資源的共享，這樣才能夠保證檔案資源在促進(jìn)檔案管理部門現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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