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        試論如何做好新常態(tài)下的秘書工作

        2015-10-17 21:30:29韓棟
        人間 2015年16期
        關(guān)鍵詞:秘書常態(tài)領(lǐng)導

        摘要:當前,隨著我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài),秘書工作面臨著新的形勢、要求和任務,職業(yè)特點發(fā)生了較大變化,對秘書工作和秘書素質(zhì)提出了新的更高要求。本文結(jié)合新的發(fā)展形勢,就如何做好新常態(tài)下的秘書工作進行簡要論述。

        文獻標識碼:A

        文章編號:1671-864X(2015)06-0196-02

        秘書工作者是一個單位或部門調(diào)查研究、信息綜合、后勤保障、上呈下達的中堅力量,是單位的“振動器”、領(lǐng)導的“助聽機”、同事的“傳真線”,做好秘書工作十分重要。在新常態(tài)下,對秘書工作和秘書素質(zhì)提出了新的更高要求。

        一、新常態(tài)下秘書工作面臨的新形勢、新要求、新任務

        1.秘書工作面臨的新形勢。黨的十八大以來,黨中央從堅持和發(fā)展中國特色社會主義全局出發(fā),提出并形成了“四個全面”戰(zhàn)略布局。同時,隨著我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài),各級領(lǐng)導抓發(fā)展的意識越來越強,謀發(fā)展的責任越來越重,促發(fā)展的舉措越來越實;各級領(lǐng)導所承擔的責任越來越大,需要辦的事情越來越多,在全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨進程中起著重要作用。秘書人員為各級領(lǐng)導當好參謀和做好保障非常重要,對怎樣做好秘書工作提出了新的更高要求。

        2.秘書工作面臨的新要求。2014年《秘書工作》第4期全文發(fā)表了習近平總書記于1990年3月撰寫的《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》,他從理論和實踐相結(jié)合的高度闡述了秘書工作的重要性、基本修養(yǎng)與能力技巧,對在新常態(tài)下提高秘書的素質(zhì)和工作水平提供了重要遵循。特別是習近平總書記視察中辦工作時,對辦公室工作提出了“五個堅持”的要求,“五個堅持”抓住了辦公室工作的根本,是衡量每一位辦公室工作人員特別是文秘人員工作成效的重要標準。作為秘書人員,必須認真學習貫徹習近平總書記重要講話和指示精神,以“五個堅持”為標準,不斷提高“三服務”質(zhì)量和水平。

        3.秘書工作面臨的新任務。一是承擔的職能越來越多。目前,許多秘書除了承擔文字材料起草的一般職責外,還承擔了辦文、辦事等職能,工作領(lǐng)域越來越寬。二是承擔的任務越來越重。不僅要承擔常規(guī)性工作,而且一些新開展的、臨時性的工作也落到秘書的頭上,工作內(nèi)容更加豐富,工作責任更加重大。三是突發(fā)性、緊急性的事情越來越多。許多復雜的問題需要秘書牽頭處理,時間緊、任務重,妥善處理的難度大。面對這些新情況、新變化,要求秘書人員務必從思想上引起高度重視,在認識上有個根本轉(zhuǎn)變。

        二、新常態(tài)下秘書工作的職業(yè)特點及變化

        新常態(tài)下,秘書工作的職業(yè)特點和內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了很大的變化。為適應新的發(fā)展形勢,當前秘書工作呈現(xiàn)以下職業(yè)特點和變化:

        1.從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化。

        現(xiàn)代秘書處在一個嶄新的信息時代,領(lǐng)導活動的日趨復雜化與科學化,領(lǐng)導者智能水平的不斷提高,秘書職能的不斷強化和擴大,客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個新的突破。從秘書的知識結(jié)構(gòu)來看,必須具備三個層次:一是基礎知識,包括科學文化基礎知識,馬克思主義基本理論知識和法律法規(guī)基本知識;二是專業(yè)知識,包括秘書專業(yè)知識和行業(yè)專業(yè)知識;三是輔助知識,包括歷史知識,管理學知識,心理學知識,社會交往知識等??傊?,現(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書,而是屬于智囊型人物,是智能性的群體。

        2.從事務性服務向信息化服務轉(zhuǎn)化。

        隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展,秘書工作的科技含量越來越高,21世紀的秘書工作,將是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦文,辦事,辦會等一般性工作,而是以信息為載體,把做好信息工作作為參謀協(xié)調(diào),催辦,督辦的基礎和手段,將采集到的各種信息進行分析、處理、加工,提出預案,主動為領(lǐng)導決策降低風險度。從某種意義上說,信息的參謀作用是領(lǐng)導科學決策必不可少的最經(jīng)濟有效的工具,秘書提供的信息直接關(guān)系到領(lǐng)導決策的正誤。因此,現(xiàn)代秘書必須具有很強的信息意識和信息服務能力。

        3.被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化。

        輔佐性是與主導性相對而言的。從管理系統(tǒng)看,領(lǐng)導始終處于主導地位,屬于決策管理的中心;秘書和秘書部門則處于從屬地位,是為了保證領(lǐng)導者順利地進行工作。也就是說,秘書和秘書部門不能脫離領(lǐng)導而單獨存在,具有明顯的輔佐性功能。在管理活動中,我們可以把管理工作視為主導系統(tǒng),而秘書工作視為輔助系統(tǒng)。但是,在一般情況下,主導系統(tǒng)運行的成敗,在很大程度上是由輔助系統(tǒng)的運行效率來決定。所以從根本上說,秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性,秘書是被動輔佐還是主動配合,可看出秘書工作能力的強弱,是判斷一個秘書是否合格的標準,也是衡量和評價秘書人員綜合素質(zhì)高低的重要方面。

        三、新常態(tài)下做好秘書工作必須強化五種能力

        面對新形勢、新任務、新要求,秘書人員必須與時俱進,自加壓力,加快提高各項工作能力,才能正確履行崗位職責。

        1.強化政治意識,提升政治素養(yǎng)。秘書工作的政治性很強,因此良好的政治素質(zhì)是秘書工作者必須具備的第一素質(zhì)。首先,政治立場要穩(wěn)。始終堅持正確的政治方向,在大是大非面前,在大風大浪面前,務必要站穩(wěn)腳跟。要保持政治敏感性,堅決貫徹上級的方針政策,不折不扣地完成領(lǐng)導交辦的各項任務。其次,政治紀律要嚴。要講黨性、講原則,以嚴格的紀律管好自己的嘴,管好自己的手。秘書經(jīng)常接觸領(lǐng)導,經(jīng)常參加一些會議,了解的情況比別人多、比別人早,所做的事情和工作容易引起人們的關(guān)注。秘書在這些問題上要有高度的政治責任感,要慎言謹行,說話辦事要三思而行,力戒信口開河,隨便透漏消息。

        2.強化學習意識,豐富知識涵養(yǎng)。學習是做好工作的前提。面對新的形勢和任務,秘書的責任更重了,工作范圍更寬了,工作標準更高了。要想不掉隊、不落伍,唯一的辦法就是加強學習,提高素質(zhì)。“放棄學習,就是放棄了進步;選擇學習,就是選擇了明天;抓緊學習,就是抓住了未來”。要牢固樹立終身學習的觀念,把學習當成一種責任、一種追求、一種境界、一種風尚,在不斷學習中改造自我、創(chuàng)新自我、提升自我。既要學習政策法規(guī)、業(yè)務知識,又要廣泛涉獵市場經(jīng)濟、管理科學、領(lǐng)導科學及自然科學等各方面的知識;既要向書本學習、向領(lǐng)導學習,而且要深入基層,向?qū)嵺`學習,向群眾學習。只有具備寬闊的視野和良好的知識素養(yǎng),才能站得高、看得遠、想得深、謀得全,使自己在復雜多變的環(huán)境中把握局勢、駕馭矛盾、應對自如。

        3.強化溝通意識,提升協(xié)調(diào)能力。溝通是傳遞各方面信息,表達個人意愿,了解他人意圖的重要途徑;協(xié)調(diào)是加強各方面協(xié)作,快速推進工作的有效方式。秘書人員掌握好溝通協(xié)調(diào)技巧,對履行辦文和辦事兩大職能具有極大的促進作用。秘書人員在與他人溝通前,要明確溝通的目的意圖、溝通對象、信息內(nèi)容、方式方法和時間安排。在溝通時,要做到謙虛和藹,言語得體,舉止大方,給人以自信從容的良好印象。秘書人員的協(xié)調(diào)主要是上下協(xié)調(diào)和左右協(xié)調(diào)。秘書人員在上下協(xié)調(diào)時,要把握全面、客觀、真實的原則,忠于客觀事實,做到準確完整,不帶私念、偏見和成見,讓領(lǐng)導了解事實真相,不誤導領(lǐng)導決策,不延誤工作推進。左右協(xié)調(diào)就是積極主動地發(fā)揮好協(xié)作、配合、支持等方面的作用,將秘書工作與其他工作有機結(jié)合,協(xié)調(diào)推進,促進各項工作整體提高。

        4.強化調(diào)研意識,提升分析能力。調(diào)研分析是秘書人員發(fā)揮參謀助手作用的主要方式。秘書人員在加強調(diào)查研究過程中,要注重吃透上情、掌握內(nèi)情、熟悉外情。吃透上情,就是要通過讀報紙、學文件、學講話等方式,及時了解上級的最新會議精神和工作動向,增強各項工作的前瞻性;注重掌握內(nèi)情,就是要注意收集基層單位、部門單位的工作情況。特別要注重把服務領(lǐng)導的過程,作為向領(lǐng)導學習的過程,搶抓跟隨領(lǐng)導下基層了解情況、指導工作的寶貴時機,及時將基層的實際情況、領(lǐng)導的指示精神認真記錄下來,增強日常工作的指導性和針對性;熟悉外情,就是充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)高效、快捷的優(yōu)勢,大量查閱外部的先進經(jīng)驗,分類整理,認真學習,不斷增強干好工作的信心和把握。

        5.強化創(chuàng)新意識,樹立進取精神。創(chuàng)新是時代前進的要求,是事業(yè)發(fā)展的需要。當代國際國內(nèi)形勢瞬息萬變,比以往任何時候都更加依賴于創(chuàng)新。作為各級領(lǐng)導提供參謀服務的秘書人員,必須把開拓創(chuàng)新作為推進工作的強大動力,增強創(chuàng)新的膽略,采取創(chuàng)新的舉措,不斷地在繼承中創(chuàng)新,在創(chuàng)新中突破。要創(chuàng)新工作思維,解放思想、更新觀念放,努力用新理念、新思路推進工作,用新標準、新要求檢驗工作。要創(chuàng)新工作方法,圍繞工作程序的創(chuàng)新,探索辦文、辦會、辦事等各項工作的規(guī)律,大膽實踐,勇于探索,摸索出行之有效的工作方法,確保各項工作順利開展。要創(chuàng)新工作作風,高標準、嚴要求,求真務實,善謀多干。只有這樣,才能不斷提高工作質(zhì)量和效率,在為領(lǐng)導提供優(yōu)質(zhì)服務過程中提高自己的能力。

        (上接第195頁)

        層。對于中心整體的劃分。這樣的布局能很方便的解決一整棟樓居民的日常生活需要,也與我們城市縱向化的主題得到很好的統(tǒng)一。

        (3)景觀規(guī)劃區(qū)。

        觀規(guī)劃區(qū)是供居民欣賞自然風景,休閑娛樂的區(qū)域。為了使景觀規(guī)劃區(qū)更好的融入這個新型建筑設計方案中,我們做了既現(xiàn)代又溫馨的休閑環(huán)境。

        4.建筑樓體的旋轉(zhuǎn)。

        為了使“未來之城”的居民都能享受到陽光,通過機械裝置使建筑能夠?qū)崿F(xiàn)勻速周期性旋轉(zhuǎn),使每一戶居民都能享受到陽光的照射,欣賞到不同的風景。建筑連接層固定不隨樓體旋轉(zhuǎn),而是作為休閑區(qū)給居民提供一個放松、休閑娛樂的空間。

        5.新型能源的利用。

        在未來的社會生活中,新型能源的利用是必不可少,既節(jié)省了有限的能源,又有利于環(huán)保。“未來之城”在每一個單層的立面都附有太陽能電池板,居住區(qū)也有大量的太陽能樹。風能、太陽能以及地熱能的利用可以滿足建筑內(nèi)部居民的能源需求,也可以為樓梯的旋轉(zhuǎn)提供動力。

        五、結(jié)語

        “中國未來之城——新型城市建筑設計”這一構(gòu)想是希望通過“立體城市,生態(tài)城市”的設計理念,以先進的生產(chǎn)技術(shù)為依托,利用新型能源、新材料、新技術(shù)建立起來的一個龐大的城市生態(tài)系統(tǒng),用以解決我們已經(jīng)所面臨的環(huán)境、資源以及土地問題,并為人們建立一個美好的生活環(huán)境。同時我們也希望通過我們的設計來呼吁人們減少對環(huán)境的污染以及對大自然資源的吞噬,最終實現(xiàn)人與自然和諧相處的美好愿景。

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