■文/李 捷

電子化抽樣管理的創(chuàng)新和應(yīng)用
——福建省質(zhì)檢院對抽樣管理電子化應(yīng)用的實踐與思考

■文/李 捷

福建省質(zhì)監(jiān)局一直重視監(jiān)督抽查質(zhì)量，創(chuàng)造性地出臺了《飛行檢查制度》、《分析研判制度》、《分析研判組長責任制》等制度，為保障抽查質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。為貫徹總局和省局的要求，我院在省局監(jiān)管創(chuàng)新思路的啟發(fā)下，嘗試對抽樣管理在電子化應(yīng)用技術(shù)層面進行了些改進，筆者在此簡述五個創(chuàng)新點和四項應(yīng)用，以拋磚引玉，共同進步。

五個創(chuàng)新點

一、創(chuàng)新提出和利用

1）利用K碼解決了抽樣找路難問題

K碼是深圳市凱立德科技股份有限公司設(shè)計的一種以文本信息表示位置的編碼，對每個確定的位置都給出了唯一的K碼，由9位數(shù)字和英文字母組成，不含英文字母O和L，不區(qū)分英文字母大小寫。在凱立德導(dǎo)航軟件中可方便地查詢所在位置的K碼也可輸入已知的K碼利用導(dǎo)航設(shè)備到達預(yù)定地點。

在近年的抽樣任務(wù)中，我院塑膠化工所的抽樣人員使用裝有凱立德軟件的導(dǎo)航儀或智能手機，在各受檢單位門口記錄下當前位置的K碼，已收集一千多家受檢企業(yè)的K碼，形成可編輯、可更新、可打印的K碼數(shù)據(jù)庫。

2）發(fā)明地區(qū)編號設(shè)計

我們通過研究EXCEL電子表格的排序規(guī)律，找到了既合理又簡單表示地區(qū)編號、業(yè)務(wù)代碼、抽樣名單/樣品/抽樣單唯一性編號的方法。福建省九個地市的汽車牌號從福州開始順時針繞全省一周，依次為閩A-J，我們借用其英文代號，加上依地圖位置給定的數(shù)字序號，將其定義為地區(qū)編號。如：福州市區(qū)南部方向定義A4，長樂市為A5，福清市為A6。泉州的泉港區(qū)定義為C1，晉江為C5。按地區(qū)編號排序后，抽樣名單中臨近的地區(qū)和企業(yè)自動靠在一起，不同地市的企業(yè)各自分開。

3）發(fā)明業(yè)務(wù)代碼設(shè)計

我們定義業(yè)務(wù)代碼由一級代碼加上二級代碼組成。一級代碼為一位數(shù)字，以塑膠化工所為例：1代表塑膠材料（除食品包裝）；2代表食品包裝材料；3代表涂料；4代表化工材料（除涂料）；5代表其他；6代表流通領(lǐng)域抽查的產(chǎn)品。業(yè)務(wù)二級代碼為一位給定的英文字母，可在其后加上一位數(shù)字表示具體的亞類，多種產(chǎn)品的按照字母順序依次疊加組合。舉例：《塑膠化工所業(yè)務(wù)代碼表》中以數(shù)字1開頭（一級代碼）所對應(yīng)的二級代碼A、B、E、F、H分別定義對應(yīng)PVC排水管材、PVC排水管件、PPR管材、PPR管件、PE燃氣管材，則同時生產(chǎn)這些產(chǎn)品的企業(yè)業(yè)務(wù)代碼為1ABEFH。同理，某企業(yè)生產(chǎn)非復(fù)合膜袋、復(fù)合膜袋、食品用工具，其業(yè)務(wù)編號為2ABD。業(yè)務(wù)代碼可用于抽樣名單唯一性設(shè)計，通過抽樣現(xiàn)場再確認方式體現(xiàn)企業(yè)目前生產(chǎn)的產(chǎn)品品種。

4）發(fā)明抽樣名單編號、樣品編號、抽樣單編號的唯一性設(shè)計

我們設(shè)計的樣品編號一般由受檢產(chǎn)品的業(yè)務(wù)代碼加上數(shù)字序號組成，名單外的樣品編號為業(yè)務(wù)代碼加上抽樣小組代號和順序號。我們將抽樣單編號作為開流轉(zhuǎn)卡時提取抽樣單數(shù)據(jù)的對應(yīng)字段，為保證其唯一性，考慮到省級抽查安排一般以季度為時間間隔，就定義樣品編號前加上2位數(shù)字的識別號形成抽樣單編號，如44-4B1-13表示2014年第4季度省監(jiān)督抽查任務(wù)中復(fù)合肥料產(chǎn)品序號為13的樣品的抽樣單編號。如計劃抽但未抽到則在抽樣名單編號末尾加“X”予以識別，用于統(tǒng)計未抽查情況。

唯一性編號可用于樣品管理，還解決了按地區(qū)和產(chǎn)品類型對抽查結(jié)果進行統(tǒng)計時工作量大且容易出錯的問題。我院各所涉及專業(yè)多，比如塑膠化工所檢測的食品用塑料包裝產(chǎn)品就分六單元，涉及上百份產(chǎn)品標準和本省五百家生產(chǎn)企業(yè)。借助按地區(qū)編號排序的抽樣單編號，我們只要在院ERP管理系統(tǒng)中導(dǎo)出EXCEL表格，即可快速準確地完成統(tǒng)計。

二、創(chuàng)新使用抽樣打印系統(tǒng)

2013年底我院塑膠化工所在首輪創(chuàng)新的基礎(chǔ)上嘗試了再創(chuàng)新。借鑒我院食品所經(jīng)驗，塑膠化工所在院網(wǎng)絡(luò)中心的全力支持下，成功開發(fā)了塑膠化工所專用抽樣軟件。我們將內(nèi)部管理ERP系統(tǒng)和抽樣軟件進行字段匹配，實現(xiàn)了抽樣單遠程提交，業(yè)務(wù)受理人員可在異地從抽樣單模塊導(dǎo)入數(shù)據(jù)直接生成流轉(zhuǎn)卡，大大提高了效率，減少了差錯。

抽樣小組攜帶筆記本電腦在抽樣現(xiàn)場運行軟件，調(diào)用已下載的企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫自動完成抽樣單中企業(yè)名稱、地址、法人代表、聯(lián)系人、電話、傳真、郵編、所屬地區(qū)、經(jīng)濟類型、營業(yè)執(zhí)照、機構(gòu)代碼證等欄目的填寫，利用下拉菜單、模板、固化信息、歷史數(shù)據(jù)等功能填寫抽樣信息，軟件自動填寫抽樣日期并檢查填寫是否有遺漏。抽樣人員完成信息錄入后用數(shù)據(jù)線連接電腦和配套的針式打印機在無碳復(fù)寫的空白抽樣單上套打出字跡端正清晰的抽樣單。抽樣軟件還實現(xiàn)了從抽樣單調(diào)用數(shù)據(jù)生成《買樣付費告知單》和《企業(yè)情況調(diào)查表》等抽樣資料進行打印的功能。為方便攜帶，我們量身定制了帶拉桿的打印機專用手提箱，并在手提箱前端創(chuàng)新設(shè)計了開口，在手提箱內(nèi)即可完成打印。

我們創(chuàng)新提出了抽樣單非打印信息的設(shè)計理念，要求抽樣小組要把抽樣過程作為一個業(yè)務(wù)信息收集的過程，不僅要完成好抽樣單，還要在非打印欄目填寫或確認K碼、聯(lián)系人手機號碼、地區(qū)編號、業(yè)務(wù)代碼、未抽查原因等信息。這樣，我們在提交資料的同時就更新了企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫。下次我們接到抽查任務(wù)后，就可利用業(yè)務(wù)代碼和地區(qū)編號從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出相關(guān)企業(yè)最新的聯(lián)系方式，量身定制包括K碼和企業(yè)聯(lián)系人手機號碼在內(nèi)的企業(yè)聯(lián)系信息表。抽樣打印系統(tǒng)研發(fā)成功后立即投入在2013年第四季度的監(jiān)督抽樣及其后歷次抽查任務(wù)中，表現(xiàn)不負眾望。

三、創(chuàng)新建立模板化的抽樣指導(dǎo)文件體系

我院各所涉及專業(yè)面廣，加上時間緊、任務(wù)重，一不留神很容易出現(xiàn)差錯。我們采取了編制指導(dǎo)文件將抽樣過程格式化的方法來解決這個難題。我們將指導(dǎo)文件分成管理類和技術(shù)類，管理類文件主要是對國家及省局規(guī)定的細化和補充，如《塑膠化工所抽樣單填寫規(guī)范》，包括了附件1《抽樣單填寫中有爭議問題的研討結(jié)論》、附件2《等級型號填寫暫行規(guī)定》、附件3《生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量狀況調(diào)查表填寫規(guī)范》。又如《抽樣注意事項》，重點關(guān)注抽樣資料填寫的規(guī)范性和一致性，對商標確認、產(chǎn)品俗稱使用、信息更改、抽樣基數(shù)的確認等細節(jié)進行提醒，還對資料提交要求、聯(lián)系方式收集、特殊情況處理等做出了規(guī)定。我們使用幻燈片討論通過了這些文件，沒有通知變化就按老規(guī)矩辦。

《抽樣單模板》、《檢驗標準研讀》、《抽樣版細則》等是我們編制的技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)書，每次使用前都由專業(yè)人員進行再確認。依據(jù)產(chǎn)品標準及《檢驗細則》的要求，我們在電子版空白抽樣單上模擬填寫抽樣單，編制了各產(chǎn)品的《抽樣單模板》。我們采用復(fù)制粘貼作為主要錄入方式以消滅筆誤?！冻闃訂文０濉方y(tǒng)一了抽樣單填寫，包含了大量提示信息，是抽樣首要參考資料。

《抽樣單模板》依產(chǎn)品特點詳略不同，未盡事宜在作為輔助文件的《檢驗標準研讀》中補充?！稒z驗標準研讀》內(nèi)容以產(chǎn)品標準原文摘要為主，描述了抽樣單填寫中應(yīng)關(guān)注的如產(chǎn)品適用性、等級型號、分類、配比、標記、保質(zhì)期、存儲條件等對影響抽樣實施和檢驗結(jié)果判定的技術(shù)信息。我們在刪除《檢驗細則》中與抽樣關(guān)系不大的內(nèi)容的基礎(chǔ)上編制了《抽樣版檢驗細則》，和抽樣版的《備案登記表》等共同作為抽樣攜帶資料，既強調(diào)了抽查要求，又突出了重點。

這些管理和技術(shù)文件由專人負責編制和修訂，上傳QQ群供大家下載，與QQ群及飛信上發(fā)布的留言一樣執(zhí)行可追溯性管理，保證了抽查工作持續(xù)滿足最新管理規(guī)定和技術(shù)要求。三年來的實踐證明：電子化的管理和技術(shù)指導(dǎo)文件是抽樣工作沖鋒陷陣的利器和法寶。

四、創(chuàng)新抽樣名單的編排設(shè)計

作為大型質(zhì)檢機構(gòu)，我院各所經(jīng)常同時承接多個政府部門的各項指令性任務(wù)，受檢區(qū)域、受檢企業(yè)以及受檢產(chǎn)品常有重疊。我們利用地區(qū)編號、業(yè)務(wù)代碼、唯一性編號對抽樣名單進行整合，做到了雜而不亂。

我們按抽查產(chǎn)品類別在同一份EXCEL文檔中建立不同工作表，每個工作表采用包含地區(qū)編號、業(yè)務(wù)代碼、抽樣名單編號在內(nèi)的固定標題行。完成工作表內(nèi)容后（抽樣名單編號先不填），我們先將每個工作表按地區(qū)編號進行排序，接著采用批處理將專業(yè)代碼加上流水順序號自動生成抽樣名單編號，然后將工作表全部復(fù)制到新建的工作表中命名為《抽樣總名單》，最后排序：主要關(guān)鍵字：“地區(qū)編號”，次要關(guān)鍵字：“企業(yè)名稱”，第三關(guān)鍵字：“抽樣名單編號”。排序后的《抽樣總名單》實現(xiàn)了按地區(qū)分布并將相同受檢單位所有相關(guān)任務(wù)上下相連編排在一起，從設(shè)計上解決了同企業(yè)多產(chǎn)品抽查容易遺漏的問題并自動完成了路線安排。從《抽樣總名單》的序號上一目了然每個片區(qū)對應(yīng)的抽樣任務(wù)，可作為分組的依據(jù)，也為后期快速統(tǒng)計埋下了伏筆。

2012年第四季度的抽查涉及4種抽查性質(zhì)，10張抽查通知書，23種類別產(chǎn)品，350批次的抽樣任務(wù)，每個抽樣小組只要帶上相關(guān)的寥寥幾頁就可以開工了。

五、創(chuàng)新發(fā)明抽樣過程管理工具

要得到好的結(jié)果，重在管好過程。為強化過程管理，我們用EXCEL設(shè)計了《抽樣執(zhí)行單》（以下簡稱《執(zhí)行單》）用于產(chǎn)品類別多，批量大，需要分組抽樣的管理?！秷?zhí)行單》包括抽樣人員、日期、受檢單位、樣品編號、地區(qū)編號等標題行，可從抽樣名單復(fù)制粘貼或采用下拉菜單等方式進行快捷填寫。各抽樣小組按規(guī)定時間將填好信息的《執(zhí)行單》發(fā)給抽樣管理員，管理員負責將各組《執(zhí)行單》疊加成匯總表，通過對匯總表的篩選、排序來掌握工作開展情況。

抽樣初期，我們可以利用《執(zhí)行單》發(fā)現(xiàn)差錯，了解異常情況。抽樣過程中我們可以用它了解抽樣進展，考慮是否應(yīng)增派人員，抽樣人員變化時還可作為交接依據(jù)。抽樣后期我們可以用它預(yù)測完成任務(wù)的時間節(jié)點，抽樣完成后我們還可以用它校驗統(tǒng)計結(jié)果。

創(chuàng)新點的四項應(yīng)用

積累了三年的應(yīng)用經(jīng)驗，經(jīng)歷了兩個階段的發(fā)展，這些創(chuàng)新體現(xiàn)了我院對改進抽樣質(zhì)量的思考，是省質(zhì)監(jiān)局的管理創(chuàng)新思路在技術(shù)手段上的延續(xù)。這些創(chuàng)新點從原理上講并不高深，都是些具體操作方法，貴在源于實踐，其擴展延伸才是更大的創(chuàng)新。以下從四個方面簡單談其應(yīng)用。

一、創(chuàng)新點在質(zhì)檢機構(gòu)業(yè)務(wù)工作上的應(yīng)用

上述創(chuàng)新點已經(jīng)應(yīng)用到國家監(jiān)督抽查牽頭單位的組織工作中，發(fā)揮了積極的作用。對承接指令性任務(wù)的大型質(zhì)檢機構(gòu)來說，這些技術(shù)手段的應(yīng)用的確可以提高工作質(zhì)量和降低成本。未配置抽樣打印系統(tǒng)的機構(gòu)，可參考《解決方案》，采用手工錄入《執(zhí)行單》并通過其收集和整理K碼等聯(lián)系方式。我們應(yīng)根據(jù)實際情況靈活應(yīng)用，切忌生搬硬套。編號及代碼等主要是理解其排序原理，根據(jù)需要將其擴展到任務(wù)分配、路線安排、工作量統(tǒng)計、樣品管理等。逐漸完善的電子化作業(yè)文件既可用于指導(dǎo)抽樣，也可用于指導(dǎo)委托業(yè)務(wù)受理。我們還可通過收集的企業(yè)信息庫了解到企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)情況有針對性地進行客戶拜訪，開發(fā)新業(yè)務(wù)。

K碼在抽樣過程中的應(yīng)用不僅解決了找企業(yè)難的問題，對提高抽樣代表性也有意義。不少受檢單位位置偏僻，其地址信息也常常不具體，加之多數(shù)小企業(yè)不掛廠牌，初次接觸實在很難找到?？梢坏┞?lián)系，就會出現(xiàn)企業(yè)事先準備或故意不接電話等復(fù)雜情況。K碼的出現(xiàn)清除了這種障礙，不管以前是否來過，只要信息庫內(nèi)有該受檢單位K碼，抽樣人員就能如天兵神將般出現(xiàn)。

二、創(chuàng)新點在質(zhì)監(jiān)局監(jiān)管工作上的應(yīng)用

我們設(shè)計業(yè)務(wù)代碼時就沒遺忘對流通領(lǐng)域受檢單位的關(guān)注，專門將其一級代碼定義為數(shù)字6，方便和數(shù)據(jù)庫中生產(chǎn)企業(yè)的信息區(qū)分，這對與食藥監(jiān)局、工商局等多部門聯(lián)合執(zhí)法，包括機構(gòu)整合后的質(zhì)檢業(yè)務(wù)信息互聯(lián)互通都能提供幫助。我們整理的業(yè)務(wù)代碼有助于質(zhì)監(jiān)局了解轄區(qū)的產(chǎn)品覆蓋，我們收集的K碼可用于飛行檢查甚至辦案，我們編制的電子化抽樣作業(yè)文件大大降低了抽樣的門檻，我們提供的打印發(fā)票式抽樣單字跡端正清晰，利于抽查后處理的開展。這些簡單易行的應(yīng)用延伸質(zhì)監(jiān)局的監(jiān)管觸覺，有利于更好地開展工作。

三、創(chuàng)新點在自貿(mào)區(qū)發(fā)展改革上的應(yīng)用

當前自貿(mào)區(qū)改革言必稱上海，上海改革言必稱質(zhì)檢。我們可否嘗試從細節(jié)出發(fā)，打造有特色的“福建質(zhì)監(jiān)經(jīng)驗”，這又回到了無處不在的K碼應(yīng)用。不必安裝凱立德軟件，我們只要在凱立德地圖網(wǎng)站上輸入K碼時就可以準確定位。自貿(mào)區(qū)企業(yè)實施全程電子化的“三證合一”中是否可以考慮增加企業(yè)大門位置的K碼信息作為對地址信息的補充。

我院設(shè)立了檢驗綠色通道，要求盡量滿足自貿(mào)區(qū)企業(yè)上門取樣等特殊要求，有了K碼這事就好辦多了。當然我們也可以利用地區(qū)編號和專業(yè)代碼將自貿(mào)區(qū)企業(yè)歸類，主動提供更全面更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。需要“馬上就辦”時可以做到“馬上就辦”，這些創(chuàng)新應(yīng)用幫助我們兌現(xiàn)服務(wù)政府和企業(yè)更加有力的承諾。

四、創(chuàng)新點在黨風廉政建設(shè)手段上的應(yīng)用

不受監(jiān)督的權(quán)力是產(chǎn)生腐敗的溫床。為加強事前事中廉政風險點的防控，在對產(chǎn)品監(jiān)督抽查過程采取的措施里可以考慮對K碼和《執(zhí)行單》的應(yīng)用。我們通過K碼實現(xiàn)了對企業(yè)的地理定位，這就方便將抽樣小組輪換到不同地區(qū)工作。我們通過實時更新的企業(yè)信息庫及按時提交的《執(zhí)行單》實現(xiàn)了對抽樣人員的流動定位，這就方便對抽樣行蹤進行追溯。我們可利用這種雙定位按比例實時對受檢單位或抽樣小組進行實地或電話回訪，將對相關(guān)人員造成一定的壓力，可作為增強監(jiān)督抽查有效性的方法，也可作為黨風廉政建設(shè)監(jiān)督的重要手段。

福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院）