陳艷++蘇鈺琰++伍卓深

摘要：實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明是高?；饡?huì)的大勢(shì)所趨。高?；饡?huì)要實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明，加強(qiáng)檔案管理工作則是基礎(chǔ)。本文站在檔案管理的視角，在分析檔案管理和公開(kāi)透明關(guān)系的基礎(chǔ)上，著重分析了制約公開(kāi)透明的高?；饡?huì)檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了促進(jìn)公開(kāi)透明的相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 高?；饡?huì)；檔案管理；公開(kāi)透明

中圖分類(lèi)號(hào)： G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1009-055X（2015）04-0084-04

高?；饡?huì)是高校為了彌補(bǔ)學(xué)校發(fā)展經(jīng)費(fèi)不足，向社會(huì)籌集辦學(xué)資金而設(shè)立的教育類(lèi)型基金會(huì)。[1]中國(guó)高?；饡?huì)在近年如雨后春筍般出現(xiàn)，成為國(guó)內(nèi)基金會(huì)的重要組成部分。[2]中國(guó)高?；饡?huì)與其他領(lǐng)域基金會(huì)一樣，透明管理是其獲得持續(xù)生命力的關(guān)鍵。對(duì)于高?；饡?huì)而言，公開(kāi)透明是指基金會(huì)出于義務(wù)或者自身意愿對(duì)外發(fā)布與提供和組織相關(guān)的關(guān)鍵信息。

一、高?；饡?huì)實(shí)行公開(kāi)透明的動(dòng)因

（一）法律法規(guī)的要求

2004年6月1日起施行的我國(guó)《基金會(huì)管理?xiàng)l例》第五條明確規(guī)定，基金會(huì)依照章程從事公益活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)遵循公開(kāi)、透明的原則。2006年1月，民政部發(fā)布了《基金會(huì)信息公布辦法》，要求各基金會(huì)按統(tǒng)一的格式要求，在登記機(jī)關(guān)指定的媒體上公布年度工作報(bào)告的全文和摘要。2011年8月，民政部起草了《公益慈善捐助信息披露指引（征求意見(jiàn)稿）》，進(jìn)一步細(xì)化了公益慈善捐贈(zèng)信息披露的內(nèi)容。2012年4月，民政部起草了《關(guān)于規(guī)范基金會(huì)行為的若干規(guī)定（試行）》（征求意見(jiàn)稿），規(guī)定在信息公布方面，除了包括對(duì)基礎(chǔ)信息公開(kāi)之外，還需要開(kāi)始注重捐款人對(duì)基金會(huì)的問(wèn)責(zé)。

（二）受托角色的要求

基金會(huì)要實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明最根本的原因在于，基金會(huì)相當(dāng)于公益信托中的受托人，在受托關(guān)系中，它負(fù)責(zé)將捐贈(zèng)者捐贈(zèng)的款物用于社會(huì)中的第三人。基金會(huì)的受托角色決定了基金會(huì)必須對(duì)捐贈(zèng)者負(fù)責(zé)，必須按照捐贈(zèng)者的意愿履行職責(zé)、接受捐贈(zèng)者的監(jiān)督與滿足其知情權(quán)。這就決定了其務(wù)必采取適當(dāng)透明的方式，使捐贈(zèng)者能夠獲得了解所捐贈(zèng)款物使用情況的渠道，確認(rèn)基金會(huì)是否確實(shí)按照捐贈(zèng)者的要求幫助了受益人，是否最大化地實(shí)現(xiàn)了捐贈(zèng)者的捐贈(zèng)意向和捐贈(zèng)目的。

（三）自身發(fā)展的要求

當(dāng)前，高?；饡?huì)已經(jīng)成為促進(jìn)高等教育發(fā)展的重要途徑之一，尤其在我國(guó)由高等教育大國(guó)向高等教育強(qiáng)國(guó)邁進(jìn)的過(guò)程中，高?；饡?huì)的發(fā)展是一個(gè)關(guān)鍵性因素。著名慈善專家徐永光（2012）表示，基金會(huì)引發(fā)公眾強(qiáng)烈質(zhì)疑，根源在于基金會(huì)管理是否透明，在于信息是否及時(shí)傳遞給公眾。[3]“透明”是基金會(huì)最珍貴的品質(zhì)，透明管理是基金會(huì)管理的關(guān)鍵。[4]基金會(huì)想要證明自己是可信的、高效的，要吸引更多的捐贈(zèng)者，就必須關(guān)注捐贈(zèng)者和社會(huì)公眾的需求，根據(jù)需求主動(dòng)選擇公開(kāi)透明的內(nèi)容、程度和方式?？梢哉f(shuō)，高?；饡?huì)的公開(kāi)透明是基金會(huì)自律、自省和自我提升的重要手段，它賦予了捐贈(zèng)者和社會(huì)的監(jiān)督權(quán)，有助于提升基金會(huì)的社會(huì)公信力，有助于高校基金會(huì)為學(xué)校發(fā)展籌措更多的資金。

（四）社會(huì)公眾的要求

2011年慈善信任危機(jī)事件之后，大多數(shù)慈善機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)，如何及時(shí)應(yīng)對(duì)公眾質(zhì)疑，面向全社會(huì)公開(kāi)透明，成了它們必須面對(duì)和思考的話題。[5]一連串的負(fù)面事件讓中國(guó)公益慈善組織遭遇了信任危機(jī)，善款使用和管理方面曝光的一些問(wèn)題侵蝕著基金會(huì)的公信力，挫傷了捐助者的積極性，導(dǎo)致社會(huì)對(duì)基金會(huì)公信力產(chǎn)生認(rèn)同危機(jī)，影響了基金會(huì)組織的穩(wěn)定健康發(fā)展。在這樣的社會(huì)大環(huán)境之下，高?；饡?huì)也難以避免受到捐贈(zèng)者的關(guān)注和質(zhì)疑。

總之，無(wú)論是基于法律法規(guī)的要求，還是應(yīng)對(duì)捐贈(zèng)者問(wèn)責(zé)的職責(zé)屬性，或者是為了優(yōu)化基金會(huì)內(nèi)部管理，提高其公信力和感召力，促進(jìn)基金會(huì)的長(zhǎng)期健康發(fā)展，基金會(huì)實(shí)行公開(kāi)透明，都是大勢(shì)所趨，必走之路。華 南 理 工 大 學(xué) 學(xué) 報(bào)（社 會(huì) 科 學(xué) 版）

第4期陳艷 等：基于檔案管理視角的高?；饡?huì)公開(kāi)透明研究

二、高?；饡?huì)檔案管理是實(shí)行公開(kāi)透明的基礎(chǔ)

（一）檔案是基金會(huì)實(shí)行公開(kāi)透明的信息來(lái)源

高?；饡?huì)檔案，是指高校基金會(huì)根據(jù)規(guī)定，在理論研究、制度建設(shè)、項(xiàng)目運(yùn)行、財(cái)務(wù)管理、日常工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的歷史記錄。

按照涉及的工作內(nèi)容和對(duì)象來(lái)分類(lèi)，高?；饡?huì)檔案分為四類(lèi)。第一是行政類(lèi)，主要包括上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于基金會(huì)行政管理的文件材料、基金會(huì)行政工作發(fā)文、理事會(huì)會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要、制定的各種規(guī)章制度等。第二是法律類(lèi)，主要包括基金會(huì)接受?chē)?guó)內(nèi)外企業(yè)、社團(tuán)及個(gè)人以各種形式捐贈(zèng)簽署的各種協(xié)議、訂立的合同等法律文件。第三是公益項(xiàng)目類(lèi)，主要包括基金會(huì)在學(xué)生發(fā)展基金、教師發(fā)展基金、學(xué)校建設(shè)基金、校友工作基金、專項(xiàng)基金等各類(lèi)公益項(xiàng)目和重大活動(dòng)中形成的文件與實(shí)物。包括設(shè)立基金項(xiàng)目的立項(xiàng)表；基金項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的申請(qǐng)表，例如針對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)表，針對(duì)教師的獎(jiǎng)教金申請(qǐng)表等；隨申請(qǐng)表一起提交的其他材料，如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)單、獲獎(jiǎng)證明，申請(qǐng)助學(xué)金要求提交的家庭經(jīng)濟(jì)情況證明等，申請(qǐng)獎(jiǎng)教金要求提交的教師發(fā)表論文復(fù)印件、獲獎(jiǎng)證書(shū)等；專家評(píng)審材料，即在基金項(xiàng)目申請(qǐng)材料收集完畢之后，組織專家對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核評(píng)定，并最后評(píng)選出授予獎(jiǎng)助的師生這一過(guò)程所形成的有價(jià)值的文件或材料；各基金項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中財(cái)務(wù)上的收支明細(xì)；基金項(xiàng)目如舉行頒獎(jiǎng)儀式，當(dāng)時(shí)現(xiàn)場(chǎng)的照片和視頻材料等。[6]第四是財(cái)會(huì)類(lèi)，主要包括高校基金會(huì)在財(cái)務(wù)管理工作中和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件材料，如基金會(huì)每一年度的審計(jì)報(bào)告書(shū)、各個(gè)季度與年度的會(huì)計(jì)報(bào)表等。

高校基金會(huì)從上述檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與使用等過(guò)程中，把檔案蘊(yùn)含的有關(guān)基金會(huì)運(yùn)作的信息與資料進(jìn)行歸納與儲(chǔ)存，主要是顯性知識(shí)的儲(chǔ)存與隱性知識(shí)的挖掘外顯化，最后形成高校基金會(huì)公開(kāi)透明的重要信息來(lái)源資料庫(kù)，從而使得高?；饡?huì)擁有豐富的公開(kāi)透明資源庫(kù)，支持高?；饡?huì)做好公開(kāi)透明工作，支持其樹(shù)立良好的社會(huì)公信力。

（二）檔案管理能提升基金會(huì)的公開(kāi)透明水平

對(duì)于高校基金會(huì)的公開(kāi)透明，從公開(kāi)的形式來(lái)看，可分為主動(dòng)式公開(kāi)透明和被動(dòng)式公開(kāi)透明兩種，前者是指基金會(huì)主動(dòng)將信息公開(kāi)給各方，后者是指各方向基金會(huì)索取信息。從公開(kāi)透明的層次來(lái)看，第一層次是公開(kāi)高校基金會(huì)的年度工作報(bào)告和審計(jì)報(bào)告，第二層次是公開(kāi)捐贈(zèng)的接收和使用情況，第三層次是整體性的公開(kāi)透明。從公開(kāi)的內(nèi)容來(lái)看，一是捐贈(zèng)款物的數(shù)量、使用方式、使用效率和受益人；二是公益成本，比如選定受益人的費(fèi)用，捐贈(zèng)款物的保存、運(yùn)輸、開(kāi)發(fā)的費(fèi)用，基金會(huì)工作人員的工資和行政辦公經(jīng)費(fèi)等；三是基金會(huì)的內(nèi)部治理情況，包括基金會(huì)的宗旨和業(yè)務(wù)范圍、規(guī)章制度、組織框架、資產(chǎn)關(guān)聯(lián)情況等；四是項(xiàng)目開(kāi)展的情況；五是外部評(píng)價(jià)。

然而，需要指出的是，無(wú)論高?；饡?huì)選取哪種公開(kāi)形式、何種公開(kāi)層次以及公開(kāi)什么內(nèi)容，都有賴于高?；饡?huì)檔案管理工作的支持。高?；饡?huì)實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明，特別是高水平的公開(kāi)透明，都牢牢地建立在優(yōu)秀的檔案管理工作基礎(chǔ)上。缺少了優(yōu)秀的檔案管理，高?；饡?huì)的公開(kāi)透明就會(huì)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，會(huì)導(dǎo)致公開(kāi)透明被動(dòng)、公開(kāi)層次不高、公開(kāi)內(nèi)容不全面，嚴(yán)重制約高?；饡?huì)的公開(kāi)透明水平。檔案管理能夠提升高校基金會(huì)的公開(kāi)透明水平，使得其自身的公開(kāi)透明能夠滿足法律法規(guī)、受托角色、自身發(fā)展和社會(huì)公眾的多方要求。

三、高校基金會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題

高?；饡?huì)屬于新生事物，發(fā)展還處于起步階段，各項(xiàng)規(guī)章制度尚待健全，檔案管理工作更是普遍缺乏規(guī)范，導(dǎo)致高校基金會(huì)在實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明上知識(shí)信息來(lái)源不足，來(lái)源渠道不暢，對(duì)高?；饡?huì)實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明帶來(lái)了挑戰(zhàn)。目前而言，我國(guó)高?；饡?huì)檔案管理普遍存在如下的問(wèn)題，制約了高?；饡?huì)更好地實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明。

（一）缺少專業(yè)的檔案管理工作者

檔案管理人才配備嚴(yán)重不足是制約我國(guó)高?；饡?huì)做好檔案管理、實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明的最根本原因。我國(guó)高校基金會(huì)起步較晚，負(fù)責(zé)基金會(huì)工作的員工數(shù)量偏少，一般為24人，而規(guī)模比較大的國(guó)內(nèi)高?；饡?huì)，配備的專職人員也不過(guò)十余人，與國(guó)外大學(xué)基金會(huì)在職員人數(shù)上存在較大的差距。由于員工數(shù)量不足，導(dǎo)致缺乏專業(yè)從事高?；饡?huì)檔案管理工作的人員。目前的狀況是，大多數(shù)高?；饡?huì)檔案管理人員都是兼職，他們普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，只是單純的保管員，對(duì)于基金會(huì)檔案如何歸類(lèi)、如何查閱等基本檔案知識(shí)都不清楚，與檔案的信息化建設(shè)與知識(shí)管理更是差距甚遠(yuǎn)。甚至，有的基金會(huì)沒(méi)有固定人員管理檔案，所有檔案由承辦人員自行收集、整理和保存。這導(dǎo)致了我國(guó)高?；饡?huì)公開(kāi)透明的信息來(lái)源存在較大的隱患，表現(xiàn)在公開(kāi)信息來(lái)源零散、不成系統(tǒng)，公開(kāi)透明的專業(yè)性不足，形式普遍被動(dòng)，很難做到主動(dòng)公開(kāi)。

（二）檔案管理制度不完善

不少高?；饡?huì)都制定了章程、管理辦法和捐贈(zèng)流程等規(guī)章制度，但對(duì)于檔案管理，專門(mén)制定管理規(guī)定的并不多。這就容易使得檔案管理出現(xiàn)隨意性、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、放置混亂。如果需要查找的話，要花費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響工作效率。另外，檔案沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范化管理，缺乏安全性，很容易出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。這導(dǎo)致高?；饡?huì)檔案管理無(wú)制度可循，隨意性較大，高質(zhì)量的公開(kāi)透明便無(wú)保證。

（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后

多數(shù)高?；饡?huì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一是個(gè)別高?；饡?huì)盡管有小型的檔案室，但面積不大，檔案室設(shè)施簡(jiǎn)陋。而大多數(shù)高?；饡?huì)甚至沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案室來(lái)存放檔案。有的高?；饡?huì)由于沒(méi)有統(tǒng)一的歸置和存放地點(diǎn)，檔案都由具體經(jīng)辦的工作人員自行保管。第二是基金會(huì)檔案嚴(yán)重依賴于手工管理，不僅在歸檔過(guò)程中難以實(shí)施規(guī)范化管理，而且在日常管理中占用了大量的人力、物力資源。再者，隨著工作的持續(xù)開(kāi)展，基金會(huì)檔案逐日增多，對(duì)庫(kù)房存儲(chǔ)的壓力也日益增大。另外，在數(shù)字形式的文件比重越來(lái)越大的今天，電子文件將成為檔案的主要內(nèi)容，純手工管理根本滿足不了檔案管理的需要，也滿足不了高?；饡?huì)公開(kāi)透明工作的需要。

要實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的、高層次和全面的公開(kāi)透明工作，必須要具備合適的檔案設(shè)施，否則即使檔案的來(lái)源很科學(xué)、檔案的信息含量很豐富，也會(huì)因?yàn)楣芾硇实拖露鴿M足不了資訊發(fā)達(dá)社會(huì)和信息時(shí)代的社會(huì)公眾對(duì)高?；饡?huì)公開(kāi)透明的要求。

四、檔案管理促進(jìn)高?；饡?huì)公開(kāi)透明的對(duì)策

（一）設(shè)定專門(mén)檔案管理人員，提高檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施水平

在高?；饡?huì)內(nèi)部設(shè)定專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員，并與負(fù)責(zé)高?；饡?huì)公開(kāi)透明人員緊密銜接，保證檔案信息在二者之間順暢傳輸。高?；饡?huì)檔案管理人員還應(yīng)攜同負(fù)責(zé)公開(kāi)透明人員定期參加相關(guān)工作培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，樹(shù)立正確的工作態(tài)度，切實(shí)提高專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)高?；饡?huì)檔案管理和公開(kāi)透明的需要，使兩項(xiàng)工作可以有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

將基金會(huì)檔案管理工作列入基金會(huì)整體發(fā)展規(guī)劃，在經(jīng)費(fèi)的投入、設(shè)備的更新和庫(kù)房的改善等方面予以傾斜。一方面，要設(shè)置專門(mén)的檔案室存放和保管檔案；另一方面，要按照檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，添置必備的辦公設(shè)備。通過(guò)提高檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施水平，保證作為高?；饡?huì)資源庫(kù)的檔案管理工作能夠順暢地開(kāi)展，同時(shí)保證這個(gè)資源庫(kù)可以為高?；饡?huì)公開(kāi)透明工作順暢地輸送資料與信息，支持高?；饡?huì)公開(kāi)透明工作的開(kāi)展。

（二）健全檔案管理辦法，完善檔案管理流程

高?；饡?huì)要結(jié)合檔案管理的相關(guān)要求，以及所在高校的具體實(shí)際，出臺(tái)檔案管理辦法，對(duì)于檔案管理工作形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有法可依、有章可循，提高檔案管理水平，強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)，指導(dǎo)基金會(huì)檔案工作的順利開(kāi)展，保證基金會(huì)檔案是記載基金會(huì)顯性知識(shí)與蘊(yùn)含隱形知識(shí)的載體，使其成為公開(kāi)透明的可靠知識(shí)與信息資源庫(kù)。

不斷完善高校基金會(huì)的檔案管理流程。在檔案管理規(guī)章制度中，還要明確基本的管理流程。在高?；饡?huì)中，推行檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管與檔案使用的基本管理流程，在各基本流程中，融合檔案知識(shí)識(shí)別與挖掘、檔案知識(shí)組織與積累、檔案知識(shí)共享與創(chuàng)新、檔案知識(shí)服務(wù)與評(píng)價(jià)等知識(shí)管理流程，使得傳統(tǒng)檔案管理流程與現(xiàn)代知識(shí)管理流程完美結(jié)合。這樣可以更大限度地識(shí)別、發(fā)現(xiàn)、組織與積累檔案中蘊(yùn)藏的顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，更好地充實(shí)高?；饡?huì)的知識(shí)庫(kù)，為高?；饡?huì)做好公開(kāi)透明提供更豐富與可靠的知識(shí)與信息來(lái)源。

（三）因應(yīng)時(shí)代要求，推進(jìn)高?；饡?huì)檔案管理的信息化建設(shè)

高?；饡?huì)公開(kāi)透明渠道很豐富，一般有門(mén)戶網(wǎng)站、微信、微博、報(bào)刊、雜志、政府指定媒體等。而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的當(dāng)今，如何在門(mén)戶網(wǎng)站、微信、微博等及時(shí)做好信息公開(kāi)，變得更有必要與價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)因應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好公開(kāi)透明，其要求信息公開(kāi)知識(shí)與信息庫(kù)能快速、信息化并且最好無(wú)縫地向公開(kāi)透明工作提供所需的資料與信息。因此，這要求高?；饡?huì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，以使得知識(shí)與信息庫(kù)能滿足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)公開(kāi)透明的要求。再者，隨著高?；饡?huì)的發(fā)展，檔案越來(lái)越多，單純依靠傳統(tǒng)的手工管理越來(lái)越不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，只有推進(jìn)信息化建設(shè)，打造高校基金會(huì)檔案管理信息化系統(tǒng)，才能滿足發(fā)展的需要。

通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)、檔案信息化建設(shè)的安全管理、檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)等方面的工作，打造集文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)地圖、高校基金會(huì)內(nèi)部網(wǎng)等信息工具為一體的，包含電子文檔管理、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)傳遞等功能的高?；饡?huì)檔案信息化知識(shí)管理系統(tǒng)，推進(jìn)高?；饡?huì)檔案的信息化管理與知識(shí)化管理，使高?；饡?huì)檔案管理信息化系統(tǒng)成為高?；饡?huì)實(shí)行公開(kāi)透明可靠的知識(shí)庫(kù)，并且可實(shí)現(xiàn)公開(kāi)信息的快速提取與整合的功能，支持高?；饡?huì)高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)。

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