魏 麗 鄭 偉

水文檔案是各項水文業(yè)務(wù)工作的結(jié)晶，是通過幾代水文人艱苦勞動積累下來的寶貴歷史財富。水文檔案真實記錄了水文部門的工作歷史，是水文部門各項工作、生產(chǎn)經(jīng)營的依據(jù)和憑證，是該行業(yè)發(fā)展的重要見證。水文檔案專業(yè)性較強，除具有一般科技檔案的特性外，還具有統(tǒng)一性、區(qū)域性、時間性、系統(tǒng)性和連貫性等顯著的特點。在新形勢下，如何使水文檔案管理系統(tǒng)化，是當前水文檔案部門面臨的一個重要課題。

1. 落實檔案規(guī)章制度是關(guān)鍵

檔案規(guī)章制度是管理檔案的可靠保證。只有制定了科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的規(guī)章制度，檔案工作人員操作起來有法可依、有規(guī)可循、有據(jù)可查，才能形成規(guī)章制度管人、管事的良好機制。落實檔案規(guī)章制度一是要做好執(zhí)行落實檔案規(guī)章制度的監(jiān)督、檢查工作；建立一套行之有效的考核制度，逐項逐條進行詳細考核；與檔案人員職稱、職務(wù)晉升、工作實績、工資福利待遇掛鉤，激發(fā)檔案工作人員的積極性。落實檔案規(guī)章制度，要抓住一個關(guān)鍵問題，就是對執(zhí)行制度的情況進行專項考核。哪項工作搞得好不好，考核一下就知道。執(zhí)行、落實制度怎么樣，查看檔案管理情況就一目了然。通過建立健全落實各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作各個環(huán)節(jié)，使工作走向制度化，從而保證水文檔案管理工作正常有序開展。

2. 提高檔案人員素質(zhì)是前提

檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件。隨著水文事業(yè)的改革發(fā)展，水文檔案的內(nèi)容、載體、管理手段、利用需求也不斷發(fā)生變化，這就對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更新更高的要求。目前，水文檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，知識老化，缺乏創(chuàng)新能力和現(xiàn)代活力，水文行業(yè)急需一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊伍。檔案專業(yè)是一項基礎(chǔ)性、條件性很強的管理工作，水文檔案更是專業(yè)性較高，因此水文檔案工作者要適應(yīng)時代變化，督促自己更新觀念、勇于創(chuàng)新，要不斷加強新知識、新方法、新技術(shù)的學習，提高業(yè)務(wù)技術(shù)能力，以便更好地適應(yīng)水文檔案管理工作的需要。

3. 檔案材料收集齊全是基礎(chǔ)

檔案材料收集說起來是小事，實際是件大事，沒有檔案材料，無法形成檔案，檔案材料收集不齊全，形成的檔案就不會完整，給以后利用造成很多不利。隨著形勢的發(fā)展，水文檔案內(nèi)容逐步增多、收集類別也要不斷調(diào)整、充實，要確定收集的范圍、時間和數(shù)量不能缺類缺項；收集材料要完整、齊全。無論是職能活動、科學研究、生產(chǎn)活動形成的檔案材料是有規(guī)律的，收集檔案材料要遵循其形成的自然規(guī)律，將各種材料收集齊全完整，并及時歸檔；要收集各個方面的材料，尤其注意收集領(lǐng)導存查的、借出的、出差和休假人員手中的等散積在各個科室、人員的材料，各種載體的材料都要收集起來。

4. 保證檔案整理質(zhì)量是根本

一個單位的檔案整理質(zhì)量好與否，直接會影響檔案的利用效果。檔案整理規(guī)范不規(guī)范，標準不標準，從案卷整理質(zhì)量上就能反映出來。因此，在檔案整理的過程中要按照檔案整理的質(zhì)量要求，做到文件齊全、分類準確、保管期限正確、裝訂整齊美觀、排列規(guī)范合理，要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，區(qū)別不同價值，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

5. 檔案安全保管是重要環(huán)節(jié)

檔案安全保管主要是做好檔案庫房管理工作。檔案庫房要做到防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。因此，檔案保管要做到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”工作，防止檔案受到侵害，達到安全保管檔案的目的。

6. 充分開發(fā)利用檔案是目的

檔案工作的出發(fā)點和落腳點是提供服務(wù)。水文檔案工作者要利用檔案資料，開發(fā)檔案信息，提高水文檔案利用率，實現(xiàn)水文為社會服務(wù)的價值。一是利用檔案信息資源向單位和上級部門提供各種信息，為領(lǐng)導制訂規(guī)劃、計劃、制度和措施提供依據(jù)；二是加強對基本水文資料的深加工工作，開發(fā)水文數(shù)據(jù)庫信息服務(wù)系統(tǒng)的功能，提高服務(wù)工作效率和檔案資源的開發(fā)利用價值，從直接提供基本水文資料服務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┧难芯砍晒?wù)；三是建立電子版檔案，將檔案信息輸入微機作為檢索條件，提高檔案的查全查準率；四是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，提高檔案服務(wù)，借助現(xiàn)代化手段開發(fā)利用檔案，達到充分利用檔案的目的。