楊和菊

（棗陽市興隆鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)中心，湖北 棗陽 441218）

衛(wèi)計檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費等因素的制約和影響，人口衛(wèi)計檔案管理仍存在著很多問題和薄弱環(huán)節(jié)。進一步規(guī)范衛(wèi)計檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對促進人口衛(wèi)計工作必將起到重要的推動作用。

1 衛(wèi)計檔案的主要作用

衛(wèi)計檔案是衛(wèi)計部門的基礎(chǔ)性工作軟件。檔案對研究歷史、認識社會、指導(dǎo)工作具有重要的憑證和參考作用。所謂衛(wèi)計檔案，就是衛(wèi)計部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的積聚。檔案工作就是負責管理檔案專門業(yè)務(wù)，就是在統(tǒng)一管理衛(wèi)計檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映衛(wèi)計工作活動的衛(wèi)計檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃、開展今后工作以及處理問題提供可靠的參考材料。在衛(wèi)計工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計的數(shù)字調(diào)查、衛(wèi)計人員工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)劃與實施、衛(wèi)計隊伍的建設(shè)與整訓(xùn)、各項經(jīng)費的管理、再生育人員調(diào)查、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等都離不開檔案。如果檔案資料不齊全，不準確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是接受新任務(wù)，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現(xiàn)新情況，需要做出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們關(guān)注和重視。衛(wèi)計檔案是衛(wèi)計工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為衛(wèi)計部門管理工作中不可缺少的一項基礎(chǔ)性工作。

衛(wèi)計檔案也在創(chuàng)造價值和效益。衛(wèi)計檔案除直接記述和反映衛(wèi)計工作活動外，還能創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。因為檔案工作人員每年都要為單位的各項工作提供大量的文件、資料、信息，為利用者避免了重復(fù)勞動，節(jié)約了時間，間接產(chǎn)生了經(jīng)濟效益和社會效益。

衛(wèi)計檔案是不可再生的寶貴財富。衛(wèi)計檔案真實地記錄了機關(guān)的行政管理、衛(wèi)計各項工作的全過程，凝聚著衛(wèi)計管理的成功經(jīng)驗，是全體人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，它作為衛(wèi)計工作的重要組成部分，既具有現(xiàn)實作用也具有長遠作用。因為衛(wèi)計事業(yè)需要一代一代地繼承和發(fā)展，各項工作也要一代一代地往下傳。社會活動不停止，檔案工作就不會停止。檔案一旦損失，就無法彌補。因此，我們不僅享有利用檔案財富的權(quán)力，更有為后人積累和增加財富的義務(wù)，這是事業(yè)的需要，也是對歷史負責的表現(xiàn)。

2 衛(wèi)計檔案工作的規(guī)范化

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。衛(wèi)計檔案工作是衛(wèi)生和計劃生育工作的重要組成部分。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項重要工作內(nèi)容，明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)衛(wèi)計檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

實現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運轉(zhuǎn)。這個網(wǎng)絡(luò)既是衛(wèi)生和計劃生育工作的基本體系，同時也是衛(wèi)生和計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。要定期對這些衛(wèi)計部門的網(wǎng)絡(luò)檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉網(wǎng)絡(luò)檔案業(yè)務(wù)，精通網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)。實踐證明，完整的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，過硬的工作隊伍和健全的基層信息網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢下衛(wèi)計檔案工作的重要基礎(chǔ)。

職責明確化。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

工作制度化。人口衛(wèi)計工作十分繁雜，市衛(wèi)計局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級衛(wèi)計部門要經(jīng)常接觸大量的已婚育齡人群。在這種情況下，就需要制定一套完整的制度來規(guī)范和約束。根據(jù)多年工作的實踐經(jīng)驗，這些制度應(yīng)包括以下五個方面：一是對專兼職檔案員實行考核年獎懲制度；二是衛(wèi)計檔案收集、上報、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴格的標準，進行操作；三是實行定期談話制度。專兼職檔案人員要定期與服務(wù)對象談話，取得工作主動權(quán)；四是實行衛(wèi)生和計劃生育項目檢查治療登記制度，為醫(yī)院的B超室、X光室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計起來；五是實行檔案收集整理專業(yè)時間制度，規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料。另外，還要制定一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。只有嚴格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案的完整和安全。

管理科學(xué)化。衛(wèi)計部門檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學(xué)的歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達到檔案分類設(shè)置合理、組卷規(guī)范的目的，重點應(yīng)抓好以下五個環(huán)節(jié)：一是合理設(shè)置分類體系；二是實行定期歸檔制度；三是實行衛(wèi)計檔案工作檢查制度；四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全；五是認真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

總之，衛(wèi)計檔案的管理工作，如果實行無序的管理方式，勢必造成不良的后果，給日后的工作帶來被動。實行完善的管理方式，能夠有效地促進衛(wèi)計工作的正常開展，讓衛(wèi)計工作可以循序漸進，發(fā)現(xiàn)問題可以立即排查，依次實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為衛(wèi)生和計劃生育工作做出長遠又積極的貢獻。