◎朱 潔 雷 云

提高檔案服務(wù)水平

◎朱 潔 雷 云

檔案管理工作是部門(mén)工作的重要組成部分，是維護(hù)歷史面貌以及未來(lái)發(fā)展的事實(shí)基礎(chǔ)。但是，目前大多數(shù)單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致資源投入不夠，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。這就要求，檔案管理部門(mén)，一方面要積極爭(zhēng)取投入，緊跟時(shí)代發(fā)展，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)；另一方面，要立足于現(xiàn)有條件，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作、提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)中心工作、服務(wù)廣大群眾的作用。

一、加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷完善檔案管理工作體系

構(gòu)建檔案管理工作體系，是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要基礎(chǔ)。只有建立科學(xué)的、合理的、完善的檔案管理體系，才能確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

一是構(gòu)建檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體系。一部分職工甚至是部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，往往會(huì)認(rèn)為檔案工作無(wú)非是保存一些資料，不屬于單位的中心工作，只要資料不外泄，不丟失，能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的查閱就足夠了。針對(duì)這種情況，要加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視和支持，真正樹(shù)立起保護(hù)資源、積累經(jīng)驗(yàn)、利用檔案、為中心工作服務(wù)的理念，對(duì)檔案管理工作提供人力、財(cái)力、物力等資源的全方位支持。具體的講，就是要有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)重視、分工明確、配合協(xié)調(diào)、責(zé)任到人的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，有業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的專(zhuān)職檔案管理員，有一套科學(xué)的、行之有效的規(guī)章制度。

二是構(gòu)建檔案管理工作的任務(wù)目標(biāo)體系。要嚴(yán)格按照《檔案法》，根據(jù)上級(jí)檔案管理工作的要求以及本單位檔案工作的實(shí)際情況，確立本單位檔案管理工作的目標(biāo)與思路，把檔案管理做為一項(xiàng)工作內(nèi)容融入到單位工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與規(guī)劃之中，也就是我們說(shuō)的任務(wù)目標(biāo)體系。任務(wù)目標(biāo)要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。相關(guān)指標(biāo)的制定必須以單位自身的實(shí)際情況為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，能夠在日常工作中指導(dǎo)工作人員更好的堅(jiān)持和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度。具體的講，就是“四個(gè)要有”：在領(lǐng)導(dǎo)分工和業(yè)務(wù)處室的工作職能中要有檔案工作的內(nèi)容，在年度工作計(jì)劃中對(duì)檔案工作要有明確的要求，要有研究和解決檔案管理實(shí)際問(wèn)題的文件或會(huì)議紀(jì)要，要有單獨(dú)制定的年度檔案工作計(jì)劃。

三是構(gòu)建檔案管理工作的責(zé)任保障體系。將文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作列入到單位內(nèi)部的管理體系之中，做到與其它工作共同部署、共同組織、共同考核。相關(guān)的規(guī)章制度一旦制定出來(lái)就必須嚴(yán)格執(zhí)行，既能約束領(lǐng)導(dǎo)又能約束普通員工。規(guī)章制度的制定部門(mén)，同時(shí)也是監(jiān)督部門(mén)，必須確保規(guī)章制度完全的落實(shí)，通過(guò)每年的方針目標(biāo)檢查、每月的績(jī)效考核，做到有功必賞、有過(guò)必罰，確保相關(guān)工作落到實(shí)處。具體的講，就是“三個(gè)納入”：要將檔案管理工作納入處室領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，要將檔案工作目標(biāo)納入年終績(jī)效考核，要將檔案日常工作納入分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的職責(zé)范圍。

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，大力提高檔案管理工作水平

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位，決定著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要通過(guò)加強(qiáng)人員培訓(xùn)、組織人員學(xué)習(xí)、促進(jìn)人員與上級(jí)檔案管理部門(mén)交流等方式來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)意識(shí)、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

一是更新管理觀念。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，檔案工作已成為涉及各行業(yè)各單位的龐大事業(yè)。但是長(zhǎng)期以來(lái)，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的嚴(yán)重束縛下，檔案工作由于自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，長(zhǎng)期處于一種封閉狀態(tài)，檔案工作者逐步形成了比較保守僵化的思想觀念。面對(duì)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，如果固步自封，就會(huì)成為發(fā)展的阻礙。這就要求，檔案管理工作人員必須適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展要求，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，積極探索與檔案數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的電子文件、電子檔案管理的技術(shù)、方法及理論，努力提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，使檔案和檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)服務(wù)。

二是提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)。通過(guò)定期組織檔案管理人員參加系統(tǒng)培訓(xùn)，及時(shí)下發(fā)檔案管理方面的最新規(guī)章、制度和文件，請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高現(xiàn)有人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。要學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法。通過(guò)交流，聽(tīng)取其他單位檔案管理工作人員的經(jīng)驗(yàn)介紹，學(xué)習(xí)好的工作方法以借鑒到本單位的工作中。要完善檔案工作操作細(xì)則，對(duì)不符合規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料進(jìn)行重新清理，完成包括文書(shū)、會(huì)計(jì)、設(shè)備、聲像、資料等檔案的收集、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝訂、歸檔工作，在實(shí)際操作中提高自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，重點(diǎn)研究檔案電子化管理，做好實(shí)體檔案與電子檔案并存，同時(shí)加強(qiáng)檔案工作的實(shí)體安全、信息安全和利用安全，不斷提升檔案管理的工作層次。

三是增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治水平，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，自覺(jué)樹(shù)立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計(jì)個(gè)人得失的奉獻(xiàn)精神。作為綜合性較強(qiáng)的工作崗位，一名合格的檔案管理工作人員，必須自覺(jué)參加有助于自身專(zhuān)業(yè)技術(shù)提高的培訓(xùn)活動(dòng)和交流活動(dòng)，在學(xué)習(xí)和交流中彌補(bǔ)自身的不足；必須熟練的掌握工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，運(yùn)用科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，保證檔案質(zhì)量；檔案管理人員要經(jīng)常與有關(guān)部門(mén)打交道，還需要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)能力，以達(dá)到各部門(mén)檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

三、加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，積極發(fā)揮檔案管理工作作用

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人民群眾對(duì)檔案的利用需求日益增長(zhǎng)。這就要求檔案管理工作要不斷創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)，強(qiáng)化服務(wù)功能。

一是要發(fā)揮檔案庫(kù)藏作用。檔案管理工作的目的就是為了檔案更好的使用，因此，在檔案的管理工作中要規(guī)范檔案管理工作程序、提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量、更新檔案服務(wù)理念、豐富服務(wù)手段、提高檔案的利用率。目前，單位的檔案管理是將平時(shí)上級(jí)下發(fā)的收文、單位內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，裝訂保存，不利于檔案的統(tǒng)一收藏、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用。要盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。通過(guò)對(duì)檔案信息的分析研究，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源，通過(guò)編制出版刊物、開(kāi)展宣傳活動(dòng)等多種形式，努力形成有質(zhì)量的檔案加工產(chǎn)品，以充分發(fā)揮檔案的庫(kù)藏作用。

二是要發(fā)揮信息平臺(tái)作用。通過(guò)積極的搜集、整理、留存與本單位有關(guān)的信息以便為單位的發(fā)展服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作的服務(wù)對(duì)象不斷拓寬，檔案管理必須拓展服務(wù)功能，拓展展覽教育功能等。在功能劃分上，應(yīng)設(shè)置庫(kù)房區(qū)、辦公區(qū)、服務(wù)區(qū)等，突出接待利用、展覽教育功能，特別是媒體單位，要將影像、圖片、聲音等資料進(jìn)行搜集并分類(lèi)整理、儲(chǔ)存，以便適應(yīng)媒體工作的多變性。在檔案搜集儲(chǔ)存的過(guò)程中，要完善對(duì)檔案中心的建設(shè)，編制簡(jiǎn)潔、適用、多途徑的檢索工具對(duì)所存的檔案進(jìn)行查找，以便更好的發(fā)揮信息平臺(tái)的作用。

三是要發(fā)揮檔案管理部門(mén)的監(jiān)督作用。在加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)中，要積極發(fā)揮檔案對(duì)單位基層干部的監(jiān)督作用，將檔案記載情況作為干部提拔使用的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。在干部選撥與任用過(guò)程中，干部人事檔案能夠積極地發(fā)揮監(jiān)督和輔助決策的作用。一方面，通過(guò)任前通過(guò)查閱檔案系統(tǒng)，落實(shí)干部任前檔案審核制度，前移干部監(jiān)督關(guān)口，能夠有效防止干部“帶病提拔”等不良現(xiàn)象，降低選人用人的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，能夠有效幫助單位人事部門(mén)從不同角度、不同層面分析和掌握單位全體干部的基本情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的年輕干部，建立后備干部人才庫(kù)，根據(jù)入庫(kù)干部的不同特點(diǎn)，有計(jì)劃分批次地加以重點(diǎn)培養(yǎng)，防止出現(xiàn)干部隊(duì)伍斷層的不良現(xiàn)象。

總之，針對(duì)部分單位對(duì)檔案管理工作不夠重視、檔案管理程序不規(guī)范、紙質(zhì)檔案管理的模式占主導(dǎo)地位的現(xiàn)狀，要為斷提高檔案管理工作質(zhì)量，使檔案管理工作不僅是“保存”，而是提升到利用的層面，并在實(shí)踐中不斷的完善與發(fā)展，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理的作用，使檔案管理工作更好地服務(wù)與社會(huì)的發(fā)展，做出其應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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