◎朱 潔 雷 云

提高檔案服務水平

◎朱 潔 雷 云

檔案管理工作是部門工作的重要組成部分，是維護歷史面貌以及未來發(fā)展的事實基礎。但是，目前大多數(shù)單位對檔案工作的認識不足，導致資源投入不夠，嚴重影響了檔案管理工作的科學發(fā)展。這就要求，檔案管理部門，一方面要積極爭取投入，緊跟時代發(fā)展，加快推進檔案數(shù)字化建設；另一方面，要立足于現(xiàn)有條件，通過加強檔案管理工作、提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案服務中心工作、服務廣大群眾的作用。

一、加強制度建設，不斷完善檔案管理工作體系

構建檔案管理工作體系，是提高檔案管理工作質量和效率的重要基礎。只有建立科學的、合理的、完善的檔案管理體系，才能確保檔案管理工作順利進行。

一是構建檔案管理工作的組織領導體系。一部分職工甚至是部門的領導，往往會認為檔案工作無非是保存一些資料，不屬于單位的中心工作，只要資料不外泄，不丟失，能夠進行簡單的查閱就足夠了。針對這種情況，要加大宣傳力度，爭取領導對檔案管理工作的重視和支持，真正樹立起保護資源、積累經驗、利用檔案、為中心工作服務的理念，對檔案管理工作提供人力、財力、物力等資源的全方位支持。具體的講，就是要有一個領導重視、分工明確、配合協(xié)調、責任到人的組織領導體系，有業(yè)務水平高、責任心強的專職檔案管理員，有一套科學的、行之有效的規(guī)章制度。

二是構建檔案管理工作的任務目標體系。要嚴格按照《檔案法》，根據(jù)上級檔案管理工作的要求以及本單位檔案工作的實際情況，確立本單位檔案管理工作的目標與思路，把檔案管理做為一項工作內容融入到單位工作的長遠目標與規(guī)劃之中，也就是我們說的任務目標體系。任務目標要體現(xiàn)合理性、科學性。相關指標的制定必須以單位自身的實際情況為依據(jù)，從實際出發(fā)，能夠在日常工作中指導工作人員更好的堅持和貫徹相關的規(guī)章制度。具體的講，就是“四個要有”：在領導分工和業(yè)務處室的工作職能中要有檔案工作的內容，在年度工作計劃中對檔案工作要有明確的要求，要有研究和解決檔案管理實際問題的文件或會議紀要，要有單獨制定的年度檔案工作計劃。

三是構建檔案管理工作的責任保障體系。將文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作列入到單位內部的管理體系之中，做到與其它工作共同部署、共同組織、共同考核。相關的規(guī)章制度一旦制定出來就必須嚴格執(zhí)行，既能約束領導又能約束普通員工。規(guī)章制度的制定部門，同時也是監(jiān)督部門，必須確保規(guī)章制度完全的落實，通過每年的方針目標檢查、每月的績效考核，做到有功必賞、有過必罰，確保相關工作落到實處。具體的講，就是“三個納入”：要將檔案管理工作納入處室領導人責任制，要將檔案工作目標納入年終績效考核，要將檔案日常工作納入分管領導和業(yè)務人員的職責范圍。

二、加強隊伍建設，大力提高檔案管理工作水平

檔案管理隊伍建設在檔案管理工作中占有主導地位，決定著檔案管理工作的質量。因此，要通過加強人員培訓、組織人員學習、促進人員與上級檔案管理部門交流等方式來提高檔案管理人員的業(yè)務意識、提高檔案管理人員的業(yè)務水平。

一是更新管理觀念。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，檔案工作已成為涉及各行業(yè)各單位的龐大事業(yè)。但是長期以來，在計劃經濟體制的嚴重束縛下，檔案工作由于自身的性質和特點，長期處于一種封閉狀態(tài)，檔案工作者逐步形成了比較保守僵化的思想觀念。面對信息技術的迅猛發(fā)展，如果固步自封，就會成為發(fā)展的阻礙。這就要求，檔案管理工作人員必須適應信息社會的發(fā)展要求，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，積極探索與檔案數(shù)字化建設相適應的電子文件、電子檔案管理的技術、方法及理論，努力提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，使檔案和檔案工作更好地為經濟建設和社會事業(yè)服務。

二是提高專業(yè)知識。通過定期組織檔案管理人員參加系統(tǒng)培訓，及時下發(fā)檔案管理方面的最新規(guī)章、制度和文件，請專家進行現(xiàn)場指導，提高現(xiàn)有人員的專業(yè)知識。要學習先進的工作方法。通過交流，聽取其他單位檔案管理工作人員的經驗介紹，學習好的工作方法以借鑒到本單位的工作中。要完善檔案工作操作細則，對不符合規(guī)范化標準的檔案資料進行重新清理，完成包括文書、會計、設備、聲像、資料等檔案的收集、分類、排列、編號、裝訂、歸檔工作，在實際操作中提高自己的專業(yè)知識。要創(chuàng)新工作思路，重點研究檔案電子化管理，做好實體檔案與電子檔案并存，同時加強檔案工作的實體安全、信息安全和利用安全，不斷提升檔案管理的工作層次。

三是增強業(yè)務素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治水平，堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。作為綜合性較強的工作崗位，一名合格的檔案管理工作人員，必須自覺參加有助于自身專業(yè)技術提高的培訓活動和交流活動，在學習和交流中彌補自身的不足；必須熟練的掌握工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，運用科學管理的原則和方法，提高工作效率，保證檔案質量；檔案管理人員要經常與有關部門打交道，還需要發(fā)揮綜合協(xié)調能力，以達到各部門檔案管理的協(xié)調統(tǒng)一。

三、加強平臺建設，積極發(fā)揮檔案管理工作作用

隨著經濟社會的快速發(fā)展，人民群眾對檔案的利用需求日益增長。這就要求檔案管理工作要不斷創(chuàng)新服務平臺，強化服務功能。

一是要發(fā)揮檔案庫藏作用。檔案管理工作的目的就是為了檔案更好的使用，因此，在檔案的管理工作中要規(guī)范檔案管理工作程序、提高檔案管理服務質量、更新檔案服務理念、豐富服務手段、提高檔案的利用率。目前，單位的檔案管理是將平時上級下發(fā)的收文、單位內部發(fā)文和簽報分別收集，裝訂保存，不利于檔案的統(tǒng)一收藏、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用。要盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當前檔案管理工作的一個重點。通過對檔案信息的分析研究，主動開發(fā)檔案資源，通過編制出版刊物、開展宣傳活動等多種形式，努力形成有質量的檔案加工產品，以充分發(fā)揮檔案的庫藏作用。

二是要發(fā)揮信息平臺作用。通過積極的搜集、整理、留存與本單位有關的信息以便為單位的發(fā)展服務。隨著經濟社會的發(fā)展，檔案工作的服務對象不斷拓寬，檔案管理必須拓展服務功能，拓展展覽教育功能等。在功能劃分上，應設置庫房區(qū)、辦公區(qū)、服務區(qū)等，突出接待利用、展覽教育功能，特別是媒體單位，要將影像、圖片、聲音等資料進行搜集并分類整理、儲存，以便適應媒體工作的多變性。在檔案搜集儲存的過程中，要完善對檔案中心的建設，編制簡潔、適用、多途徑的檢索工具對所存的檔案進行查找，以便更好的發(fā)揮信息平臺的作用。

三是要發(fā)揮檔案管理部門的監(jiān)督作用。在加強檔案管理工作建設中，要積極發(fā)揮檔案對單位基層干部的監(jiān)督作用，將檔案記載情況作為干部提拔使用的評價基礎。在干部選撥與任用過程中，干部人事檔案能夠積極地發(fā)揮監(jiān)督和輔助決策的作用。一方面，通過任前通過查閱檔案系統(tǒng)，落實干部任前檔案審核制度，前移干部監(jiān)督關口，能夠有效防止干部“帶病提拔”等不良現(xiàn)象，降低選人用人的風險；另一方面，能夠有效幫助單位人事部門從不同角度、不同層面分析和掌握單位全體干部的基本情況，及時發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的年輕干部，建立后備干部人才庫，根據(jù)入庫干部的不同特點，有計劃分批次地加以重點培養(yǎng)，防止出現(xiàn)干部隊伍斷層的不良現(xiàn)象。

總之，針對部分單位對檔案管理工作不夠重視、檔案管理程序不規(guī)范、紙質檔案管理的模式占主導地位的現(xiàn)狀，要為斷提高檔案管理工作質量，使檔案管理工作不僅是“保存”，而是提升到利用的層面，并在實踐中不斷的完善與發(fā)展，進而充分發(fā)揮檔案管理的作用，使檔案管理工作更好地服務與社會的發(fā)展，做出其應有的貢獻。

（湖北日報傳媒集團）