李 萍

計劃管理在院辦行政工作中的應(yīng)用

李 萍①

在院辦行政管理工作中應(yīng)用計劃管理，通過建立“計劃—分解—執(zhí)行—督查/督辦—反饋—考核”循環(huán)機制，推動醫(yī)院各項工作任務(wù)和各項制度的有效落實，同時提升中層管理人員的執(zhí)行力，以及院辦管理工作能力。

計劃管理 院辦 行政工作

計劃管理是醫(yī)院一切工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院管理活動的中心環(huán)節(jié)[1]。醫(yī)院辦公室(院辦)作為醫(yī)院的綜合辦事機構(gòu)，主要任務(wù)是調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、檢查督辦和內(nèi)外聯(lián)系工作，在院長與各個職能部門之間、各臨床醫(yī)技等科室之間起著承上啟下和協(xié)調(diào)作用。其政務(wù)、管理、服務(wù)的質(zhì)量和能力的高低直接影響院部決策的貫徹、執(zhí)行和實施。院辦在行使職能中，通過建立“計劃—分解—執(zhí)行—督查/督辦—反饋—考核”循環(huán)機制[2]，有效準確地把院部的決策貫徹落實，提升職能部門執(zhí)行力。

1 計劃管理架構(gòu)

1.1 分類 考慮院辦工作性質(zhì)，計劃管理的節(jié)點分為2類，一類是以職能部門為節(jié)點，以醫(yī)院年度工作任務(wù)、月工作任務(wù)、院行政查房、院早交班會議、管理培訓(xùn)、院行政總值班等全院性的工作為核心內(nèi)容，收集和反饋院部決策的執(zhí)行和控制過程中的信息，以提升職能部門執(zhí)行力。第二類是以院辦自身為節(jié)點，以文件起草、公文收發(fā)流轉(zhuǎn)、各種行政會議安排、會議記錄、信訪、接待參觀安排等院辦日常事務(wù)性工作為主要內(nèi)容，以提高科室履行職能的能力。

1.2 管理模式 依計劃管理節(jié)點的分類，管理模式亦分2類。以職能部門為節(jié)點的管理模式和以院辦自身為節(jié)點的管理模式(見圖1、2)。

圖1 以職能部門為節(jié)點的計劃管理運行模式

圖2 以院辦自身為節(jié)點的計劃管理運行模式

1.3 管理流程 見圖3。

圖3 計劃管理運行流程

2 計劃管理的運作

以項目性工作任務(wù)為核心，由院辦牽頭負責(zé)計劃管理的運作，包括計劃、組織、實施、督辦、評價等，統(tǒng)一運作，統(tǒng)一管理。

2.1 目標 根據(jù)醫(yī)院年度工作任務(wù)，以及年度項目性工作任務(wù)，制定具體的、可衡量的、可評估的、有時間期限的總工作目標，并根據(jù)管理層次如部門、人員，將總目標逐級分層，形成不同層次的目標。

2.2 計劃 工作目標確定后，院辦圍繞總工作目標從策略、程序、規(guī)劃、規(guī)則等內(nèi)容編制總計劃書，擬定相關(guān)工作制度、工作實施流程、考核細則、工作進度時間分配等。依工作重要程度，由院辦主任審核審批，或決定是否遞交院領(lǐng)導(dǎo)審核審批，或提請院長辦公會討論決定。各職能部門根據(jù)部門目標制定計劃，交院辦匯總。院辦自身的工作，由項目負責(zé)人、具體操作者分別定出個人實施計劃。

2.3 執(zhí)行 組織參與工作的人員就已定的計劃、相關(guān)工作制度、工作實施流程、考核細則等內(nèi)容進行培訓(xùn)，按照工作進度時間的安排組織實施。實施過程中收集必要的信息，形成書面材料，并反饋給院辦匯總、分析。

2.4 督查/督辦 全院性的工作，由院辦牽頭，組織相關(guān)職能部門成立工作考核小組，對職能部門工作進行督查/督辦、考核。通過行政辦公例會、專項工作會議、行政查房、書面材料匯報、文件承辦單等形式進行督查/督辦。院辦自身的工作，由院辦主任或授權(quán)副主任根據(jù)月工作計劃、周工作計劃、項目工作進行跟蹤督辦核查，對未完成的工作和任務(wù)進行強調(diào)和督促。同時，督查/督辦中注意收集資料，分析問題，及時匯報院領(lǐng)導(dǎo)、及時反饋，作出指導(dǎo)或處理意見，保證工作的推進。

2.5 總結(jié)與評價 根據(jù)收集的資料，對工作的布置、實施、督查/督辦，以及完成情況進行全面、系統(tǒng)的總結(jié)、回顧、檢查計劃期內(nèi)各職能部門、項目工作成果以及院辦自身工作情況，分析計劃與實際實施執(zhí)行情況的偏差，找出計劃執(zhí)行中的主要問題并提出解決問題的方法。

3 案例

3.1 “年度工作任務(wù)”計劃管理 年度工作任務(wù)是一項全院性的工作。年初，醫(yī)院的年度工作計劃經(jīng)過院職代會討論通過，院辦根據(jù)年度工作計劃、市衛(wèi)計委下達的目標任務(wù)等起草全年工作任務(wù)分解計劃，包括年度目標、目標完成時間、年度目標任務(wù)考核細則、督查/督辦方案等，經(jīng)院辦主任審核后送交院領(lǐng)導(dǎo)審核，同意后提請院長辦公會討論，審核通過后將目標任務(wù)分解到職能部門、臨床和醫(yī)技科室。各職能部門制訂任務(wù)完成時間進度安排表，交院辦統(tǒng)一匯總，便于督查/督辦。各職能部門分別于每周、每月向院辦報告1周重要工作、部門月工作計劃、部門月工作完成情況，院辦形成1周工作計劃安排表、院部工作計劃表、院部工作計劃實際完成時間表，并向院領(lǐng)導(dǎo)報備。同時，院辦以定期專項督辦、院行政總查房、院行政例會、半年工作總結(jié)等形式就工作的進度、工作開展情況進行督查，督查中出現(xiàn)的問題以整改通知書的形式及時與職能部門反饋、溝通、解決，并向院領(lǐng)導(dǎo)匯報。年終，各職能部門上報工作總結(jié)，院辦組織相關(guān)部門根據(jù)年度目標任務(wù)考核細則進行檢查考核、評分，考核得分交經(jīng)改辦實行獎懲。

3.2 “院長接待日”計劃管理 “院長接待日”是我院在黨的群眾路線教育實踐活動的第三環(huán)節(jié)“整改落實、建章立制”階段所建立，是院領(lǐng)導(dǎo)與全院職工之間溝通的有效途徑，院辦負責(zé)具體操作。根據(jù)國家有關(guān)信訪工作的法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院工作實際，實行計劃管理，建立了院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日制度、年度院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日安排等，提前1個月進行院領(lǐng)導(dǎo)來訪接待日公示，由院辦工作人員接受預(yù)約登記，負責(zé)填寫職工來訪預(yù)約登記表。接待日當(dāng)天，院辦負責(zé)信訪工作的人員將填寫好信訪人姓名、性別、科室、職務(wù)、職稱等基本情況的職工來訪登記表交給接待領(lǐng)導(dǎo)，由接待領(lǐng)導(dǎo)記錄信訪情況，并作出信訪批示。院辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，填寫醫(yī)院職工來訪交辦單，院辦主任作交辦意見，交承辦部門承辦。承辦期間，院辦定期了解承辦進展情況，實行跟蹤督促。最后，院辦根據(jù)承辦情況作信訪結(jié)案小結(jié)，并報院領(lǐng)導(dǎo)審核后存檔。

4 體會

近年來，由于我們在院辦的行政管理工作中應(yīng)用了計劃管理，在具體的工作和任務(wù)的貫徹執(zhí)行過程融入“計劃、分解、執(zhí)行、督查/督辦、反饋、考核”循環(huán)機制，推動了醫(yī)院各項工作任務(wù)和各項制度的有效落實，及時促進醫(yī)院各項工作的有序進行，并保證了各項工作的持續(xù)改進。院辦和各職能科室之間逐步形成一種合力，讓院辦在各職能科室中處在“學(xué)科帶頭人”的角色，引領(lǐng)并帶動著中層執(zhí)行力的不斷提升。院辦自身工作人員的綜合協(xié)調(diào)、溝通等管理工作能力也得到了提高。

1 王冬，朱乃蘇，陳志興. 現(xiàn)代醫(yī)院管理理論與方法[M]. 上海：上?？茖W(xué)技術(shù)文獻出版社，1992：3-263.

2 隋曉琳，饒定虎，吳曉珊，等.計劃管理在雙向執(zhí)行反饋體系中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)院管理，2008，28(8)：8-9.

·本文編校 李 敏·

2015-07-30)

①常州市第一人民醫(yī)院 常州市 213003