劉學(xué)

摘 ? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，以及信息化的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作在日常經(jīng)營管理工作中占據(jù)著重要的地位，如何對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，與信息化的發(fā)展保持一致，符合社會(huì)發(fā)展要求，是信息化時(shí)代下必須要重視的問題。文章中對(duì)信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作作了詳細(xì)的闡述，首先肯定了會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性意義，接著提出了信息化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題，最后論述了信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)措施，以期望為同行提供理論的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化 ?檔案管理 ?優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：F232 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（a）-0194-02

1 ?會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性意義

積極的落實(shí)檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的效益。檔案管理工作現(xiàn)已逐步的滲透至多項(xiàng)工作中，必須要結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，對(duì)檔案管理工作的路徑進(jìn)一步創(chuàng)新。目前檔案管理工作正處于改革、創(chuàng)新的關(guān)鍵時(shí)期，因此需要尋找合理的落腳點(diǎn)，積極的收集相關(guān)的信息，將檔案整理工作落實(shí)到實(shí)處，針對(duì)檔案的基本內(nèi)容展開合理化的分析，對(duì)企業(yè)展開科學(xué)的評(píng)估，保證企業(yè)能夠與時(shí)代共同進(jìn)步。

2 ?現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量低

信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容較多，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的也提出了較高的要求，但在實(shí)際的工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作都是由會(huì)計(jì)人員來兼任，而往往是較為注重會(huì)計(jì)的相關(guān)業(yè)務(wù)工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視。而會(huì)計(jì)人員在從事檔案管理工作時(shí)，沒有進(jìn)行檔案基本知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題無法進(jìn)行解決，致使會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量較低。

2.2 會(huì)計(jì)檔案資料收集不全

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保存的會(huì)計(jì)賬簿、憑證、報(bào)表等。在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等會(huì)計(jì)核算內(nèi)容較為關(guān)注，但是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案資料的收集不夠重視，使會(huì)計(jì)檔案資料的完整性缺失，這同時(shí)也影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常開展。

2.3 缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)注度

企業(yè)管理層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠，過多的關(guān)注業(yè)務(wù)管理，忽視檔案管理，遇到會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)工作，都是敷衍了事。由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不夠，所以從事檔案管理的工作人員專業(yè)知識(shí)也匱乏，檔案管理工作的有效性也會(huì)受到相應(yīng)的影響。

2.4 會(huì)計(jì)檔案管理松散

會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該分為兩類，即紙質(zhì)的檔案和電子檔案，在實(shí)際工作中，由于企業(yè)管理層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的松散，沒有相應(yīng)的檔案管理制度，所以會(huì)計(jì)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，沒有將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一，而是隨意的進(jìn)行紙質(zhì)檔案或者是電子檔案的更改，使企業(yè)中會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量降低，影響日后會(huì)計(jì)檔案的使用。

2.5 電子檔案管理缺位

在信息化時(shí)代下，對(duì)電子檔案的應(yīng)用將會(huì)是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重中之重。電子檔案工作，就要求相關(guān)工作人員能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件硬件進(jìn)行維護(hù)等，而在實(shí)際的工作中，會(huì)計(jì)檔案工作人員缺乏對(duì)電子檔案的管理意識(shí)，他們僅僅認(rèn)為只要檔案存放在計(jì)算機(jī)里就萬事大吉，由于一些外來因素、主觀因素、自然因素等的干擾，都會(huì)給檔案信息造成一定影響。

3 ?信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)措施

3.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案中，檔案管理工作是對(duì)紙質(zhì)材料、錄音、圖片等進(jìn)行管理，這些內(nèi)容的收集都是通過人工來進(jìn)行，工作量相對(duì)加大，而收集的過程也較為復(fù)雜，一旦遇到繁瑣的檔案信息，如果檔案工作人員無法提煉到有效的檔案信息進(jìn)行存檔，則不能保證檔案工作的完整性，對(duì)檔案管理工作造成了一定的影響。在信息化背景下，由計(jì)算機(jī)代替人工操作來進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的收集和管理工作，檔案資料信息可以實(shí)現(xiàn)加工、處理、分析的功能，通過資料的優(yōu)化、整合、分類，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化的處理，使信息資源更加全面，為企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作注入了新的活力。

3.2 樹立正確的管理觀念

在信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)工作不僅能夠?qū)崿F(xiàn)線上傳遞，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)管理工作的最大化利用。在實(shí)際的管理過程中，管理目標(biāo)之所以會(huì)出現(xiàn)不完整的問題，主要是管理人員的管理理念不夠正確，所以要能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理工作給予高度的重視，確保財(cái)務(wù)賬目的準(zhǔn)確性與清晰性。另外在完善制度的過程中，要根據(jù)行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管制度進(jìn)行完善，確保會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的正常運(yùn)行。

3.3 構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，建立并健全檔案信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。企業(yè)中應(yīng)該能夠結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立自身的檔案信息管理系統(tǒng)，并能夠結(jié)合市場(chǎng)需求進(jìn)行不斷的調(diào)整和完善，向最優(yōu)化的管理流程改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)真正為企業(yè)所服務(wù)的目標(biāo)。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)中軟件的使用和開發(fā)，不能一味的生搬硬套，要開發(fā)符合企業(yè)實(shí)際工作需要的高效性的軟件，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的最大價(jià)值。與此同時(shí)，要同步建立檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)控制度，來保障檔案管理工作的有序和健康開展。信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率得到了大大提高，但是這個(gè)過程中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性不能忽視，相應(yīng)的防范工作要做足，避免外來因素的干擾，保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的安全，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)檔案管理安全

在信息化時(shí)代下，信息安全應(yīng)該引起廣泛的重視，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，會(huì)計(jì)檔案管理的安全性對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以這就要求企業(yè)中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)，保障會(huì)計(jì)檔案信息的安全性和有效性。由于信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的多樣化，這給會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了較高的要求，而會(huì)計(jì)檔案管理工作的工作者，更應(yīng)該努力提高自身的安全意識(shí)，面對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新載體和新技術(shù)，要能夠以發(fā)展的眼光看問題，使會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)揮其最大的價(jià)值，更好的為企業(yè)的經(jīng)營管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展所服務(wù)。

3.5 提升員工管理能力

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴(kuò)大，而工作內(nèi)容的細(xì)節(jié)也引起了廣泛的重視，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作人員而言，其工作任務(wù)也越來越艱巨，對(duì)其的能力要求也越來越高。所以企業(yè)中應(yīng)該定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，立足企業(yè)自身，培養(yǎng)其會(huì)計(jì)電算化管理的相關(guān)知識(shí)，努力提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能。與此同時(shí)，對(duì)相關(guān)崗位的工作人員，如財(cái)務(wù)人員、系統(tǒng)管理人員等也要一并進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要更有針對(duì)性，不斷提高員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，使其能夠以更飽滿的熱情投入到工作中，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

4 ?結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代下，企業(yè)各項(xiàng)工作中都融入了信息化的手段，而會(huì)計(jì)檔案管理工作同樣如此。信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，如何保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化進(jìn)行，要充分利用信息化的先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，從而提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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