任明敏

（湖南省人民醫(yī)院，長沙 410005）

醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

任明敏

（湖南省人民醫(yī)院，長沙 410005）

醫(yī)院的文獻(xiàn)檔案主要包括人事、財(cái)務(wù)、病案等各個(gè)方面，記載了醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展過程，在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展過程中具有非常重要的作用，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療工作最重要的組成部分之一，只有不斷提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，醫(yī)院才可以得到長遠(yuǎn)的發(fā)展。本文主要針對(duì)醫(yī)院檔案管理的目的、作用進(jìn)行深入的分析，探討醫(yī)院檔案管理的措施。

醫(yī)院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的各種聲像、圖表、文字等不同形式的歷史記錄，從客觀上看，醫(yī)院的檔案記載著醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展過程，從不同的角度，客觀、全面的記述了醫(yī)院在不同時(shí)間段、不同社會(huì)背景條件下發(fā)生的事件、獲得的成績、參與的活動(dòng)等，是醫(yī)院歷史的一個(gè)見證；同時(shí)，也為醫(yī)院的各項(xiàng)日常工作、醫(yī)療技術(shù)水平的提高、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策、醫(yī)院的改革發(fā)展提供了準(zhǔn)確、科學(xué)的參考資料。所以，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的充分利用，可以為醫(yī)院的管理、科研、醫(yī)療等工作做出重要的貢獻(xiàn)，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

1　醫(yī)院檔案管理的目的

醫(yī)院建立檔案管理的根本目的是為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供具有利用價(jià)值的綜合信息資源，醫(yī)院需要建立的檔案主要包括實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建設(shè)備檔案、科研檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、人事檔案和黨政文書檔案等，醫(yī)院檔案管理部門要將保存的檔案通過科學(xué)的方法為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供參考，醫(yī)院的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者可以利用檔案管理部門提供的信息研究醫(yī)院發(fā)展過程中需要解決的問題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和管理者利用檔案的需求也是檔案管理存在價(jià)值的體現(xiàn)，檔案信息的提供是醫(yī)院檔案管理工作的核心，是推動(dòng)檔案工作、檔案事業(yè)順利進(jìn)行的動(dòng)力，也是醫(yī)院各項(xiàng)日常工作必須可少的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)；同時(shí)，也是檢驗(yàn)醫(yī)院檔案工作服務(wù)管理環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，是檔案管理工作過程中最具有活力的因素，如果醫(yī)院的檔案不能很好的利用，就會(huì)使珍貴的檔案變成一堆廢紙，檔案信息重要作用也不能被充分的利用。

2　醫(yī)院檔案管理的作用

要想提高檔案利用的質(zhì)量和效率，就必須要做好醫(yī)院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案管理部門要對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行整體化、規(guī)范化、具體化的收集、整體和貯存，促進(jìn)醫(yī)院才持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者分析、研究醫(yī)院發(fā)展變化等工作提供重要的決策依據(jù)，為醫(yī)院日常各項(xiàng)管理工作提供可靠的信息。

3　醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

醫(yī)院檔案管理部門從過去到現(xiàn)在保存的所有檔案資料，都是對(duì)醫(yī)院過去工作的一個(gè)高度總結(jié)，也為醫(yī)院日后的工作提供了方向。醫(yī)院檔案管理部門所有工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應(yīng)付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院分配房屋提供依據(jù)。以人為本是醫(yī)院管理理念的核心，優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院為了吸引優(yōu)秀人才，通常會(huì)給優(yōu)秀人才分配房屋，而房屋分配的依據(jù)則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對(duì)本醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的職稱、工齡、學(xué)歷等進(jìn)行考核，為領(lǐng)導(dǎo)分配房屋提供依據(jù)。其次，醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院提供人事方面的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理部門通過檔案中人事信息對(duì)所有醫(yī)務(wù)人員的論文發(fā)表數(shù)量、執(zhí)業(yè)證書、職稱、學(xué)歷以及工齡等情況進(jìn)行全面的分析，建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)聘任、崗位設(shè)置、申報(bào)職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據(jù)。

4　醫(yī)院檔案管理必須具備的性質(zhì)

醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院持續(xù)發(fā)展過程中必須具備非常強(qiáng)的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性、敏感性等。真實(shí)性：醫(yī)院檔案管理部門要對(duì)收集到的信息進(jìn)行深入的分析，鑒別信息的真實(shí)性，避虛就實(shí)，去偽存真，不能為了完成收集資料的工作而用一些虛假的信息濫竽充數(shù)。同時(shí)，醫(yī)院管理部門還要對(duì)收集信息的可靠性以及利用價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)估，使收集到的信息值得納入檔案中。系統(tǒng)性：醫(yī)院檔案管理部門必須實(shí)現(xiàn)檔案分門別類的存放，科學(xué)的提供利用，實(shí)現(xiàn)由零散到整體、由分散到集中的科學(xué)化、系統(tǒng)化管理，檔案資料的檢索編號(hào)、編制目錄、檢查、整理、統(tǒng)計(jì)等工作都要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化，為檔案信息的充分利用奠定基礎(chǔ)。完整性：醫(yī)院檔案管理部門收集到的資料必須齊全、完整，內(nèi)容有關(guān)的檔案要成為一個(gè)整體，內(nèi)容上保持銜接的關(guān)系，然后裝訂成冊(cè)，分門別類的存放，以便日后查找。敏感性：醫(yī)院檔案管理部門在收集一個(gè)活動(dòng)事件的資料時(shí)，有關(guān)工作人員要盡量參與到活動(dòng)事件中，并且要對(duì)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的信息、資料、文件等具備較強(qiáng)的敏感性，及時(shí)收集有用的資料，快速對(duì)信息、資料的重要性、利用價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理部門必須做好檔案的收集、管理工作，為醫(yī)院的各項(xiàng)日常工作、領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.137

R197.3

A

1673-0194（2015）06-0215-01

2015-02-06