陳傳榮

摘要：作為中學(xué)日常管理工作中最重要的一環(huán)，中學(xué)的檔案管理工作對(duì)于學(xué)校日常管理工作效率的提高以及教育教學(xué)的改革都有很重要的影響，與此同時(shí)，檔案管理工作可以對(duì)學(xué)校日常管理與教學(xué)工作水平進(jìn)行全面的展現(xiàn)。在各項(xiàng)評(píng)優(yōu)評(píng)選活動(dòng)中，檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益都能得到充分的體現(xiàn)。在本文中，對(duì)中學(xué)檔案管理在學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)過程中的重要地位進(jìn)行了分析和探討，并指出了加強(qiáng)檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；地位；途徑

一、引言

學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校內(nèi)的各種活動(dòng)進(jìn)行直觀的記錄和表述，同時(shí)對(duì)校內(nèi)檔案及學(xué)校的各種 文件材料進(jìn)行保管的總稱。在學(xué)校的各種檔案當(dāng)中，可以充分彰顯出學(xué)校的形象與價(jià)值觀、價(jià)值取向等，可以更好的進(jìn)行學(xué)校歷史的承載與傳承。從一個(gè)方面來看，學(xué)校在形象與價(jià)值取向的構(gòu)建過程當(dāng)中，學(xué)校的檔案便起到了記述的功能，這些檔案可以為新形勢(shì)下，學(xué)校的各方面建設(shè)提供一定的基礎(chǔ)和依據(jù)；而從另一個(gè)方面來看，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作規(guī)范性的加強(qiáng)是重塑學(xué)校自我形象以及學(xué)校價(jià)值觀的構(gòu)建工作的重要組成部分。[1]這兩個(gè)方面之間存在著密切的聯(lián)系，同時(shí)這兩個(gè)方面又相互依托、相互促進(jìn)。

二、檔案管理在中學(xué)發(fā)展中的重要地位

作為體現(xiàn)學(xué)校形象和為學(xué)校價(jià)值價(jià)值觀建設(shè)提供歷史借鑒的主題，大部分檔案均由學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生，與此同時(shí)，學(xué)?？梢詫?shí)現(xiàn)檔案最大程度的價(jià)值與效用。在學(xué)校的形成、發(fā)展與前進(jìn)的過程中都會(huì)產(chǎn)生，而且又會(huì)出現(xiàn)在學(xué)校教育教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與機(jī)構(gòu)當(dāng)中。作為學(xué)校所擁有的體量巨大、包含信息量巨大的信息資源，學(xué)校檔案可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)、管理以及運(yùn)行軌跡最真實(shí)的反映。在學(xué)校的不斷發(fā)展與建設(shè)中，學(xué)校獨(dú)特價(jià)值觀以及風(fēng)尚的形成都學(xué)校的檔案，檔案在這一過程中，不斷實(shí)現(xiàn)著載體的功能。而對(duì)于學(xué)校自身形象與價(jià)值觀建設(shè)過程中，學(xué)校檔案是對(duì)其進(jìn)行豐富和積累的有效手段。學(xué)校在塑造形象及價(jià)值觀建設(shè)的過程中必須從自身的實(shí)際出發(fā)，立足于學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀。通過對(duì)檔案進(jìn)行分析與研究，可以對(duì)學(xué)校的發(fā)展規(guī)律及特征進(jìn)行更加深入的了解，通過對(duì)學(xué)校所珍藏檔案進(jìn)行全面的剖析，可以對(duì)學(xué)校的日常管理工作中的改革及演變過程進(jìn)行全面的掌握與更深層次的認(rèn)識(shí)，對(duì)學(xué)校在自身發(fā)展及價(jià)值取向建設(shè)中的成敗得失予以更好的總結(jié)，同時(shí)為學(xué)校管理層進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃方案的制定及修改提供一定的依據(jù)。而且在學(xué)校塑造形象與價(jià)值觀的建設(shè)過程中要是保有連續(xù)性與繼承性。在學(xué)校自身形象與價(jià)值觀的構(gòu)建過程中，必須從中國(guó)傳統(tǒng)文化的角度進(jìn)行深入，對(duì)學(xué)校檔案中信息和資源進(jìn)行很好的整合，不斷對(duì)教育教學(xué)工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。[2]

將學(xué)校日常的教育教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行匯總就形成了學(xué)校的檔案，它是來自實(shí)際生活的第一手資料，它們?cè)趯W(xué)校自身形象的塑造與價(jià)值觀構(gòu)建的過程中，起到了十分重要的作用。如學(xué)校將本校的光榮發(fā)展歷史進(jìn)行總結(jié)和分析，從中汲取相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)及進(jìn)行理念的更新；對(duì)學(xué)校內(nèi)部教職員工的光榮事跡進(jìn)行宣傳與報(bào)告，并要求在年終進(jìn)行全面的工作總結(jié)，學(xué)校內(nèi)部的檔案的編寫工作是無法脫離學(xué)校的，學(xué)校的歷史就記錄在這些珍貴的學(xué)校檔案當(dāng)中，為學(xué)校在日后各方面的建設(shè)中提供理論依據(jù)和線索。從這樣的角度來看，學(xué)校檔案管理同樣是學(xué)校自身形象塑造與價(jià)值觀構(gòu)建的重要內(nèi)容之一。中學(xué)檔案本身就是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，它從不同的維度對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷程進(jìn)行展現(xiàn)，是一所學(xué)校教育教學(xué)及管理狀況記錄與縮影。[3]

三、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的有效途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵

學(xué)校檔案是對(duì)于黨政管理、教學(xué)科研等活動(dòng)方面所形成的具有文字、圖標(biāo)或聲像形式的歷史記錄。學(xué)校檔案具有文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等不同的形式，它同樣是國(guó)家檔案的有機(jī)組成部分，因此在日常使用及設(shè)計(jì)過程中，必須實(shí)行統(tǒng)一的管理，任何人或機(jī)構(gòu)都不能擅自對(duì)其進(jìn)行使用和更改，這是由國(guó)家檔案法律條例中所明確規(guī)定 的。中學(xué)學(xué)校在檔案的建立與使用過程中，必須時(shí)刻關(guān)注檔案的安全性與保密性，同時(shí)要將學(xué)校的檔案功能放在學(xué)校日常管理中極為重要的位置，并且要從整體出發(fā)。在檔案的使用過程中，要有計(jì)劃性，同時(shí)要對(duì)檔案的使用過程進(jìn)行檢查與監(jiān)督，并且在一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的總結(jié)與完善。[4]學(xué)校的檔案管理工作的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)學(xué)校管理層充分認(rèn)識(shí)到了學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校的重要性，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)不斷進(jìn)行完善與優(yōu)化，建立符合發(fā)展要求的條例與制度，只要時(shí)刻保持以上這些原則，才能在充分運(yùn)用檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案的安全與良性運(yùn)行。故此，檔案的管理與利用工作是離不開學(xué)校管理層的重視。

（二）健全的制度和規(guī)范的管理是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)

作為學(xué)校日常管理工作中的一個(gè)重要組成部分，學(xué)校檔案管理工作必須通過機(jī)制與調(diào)理來進(jìn)行保障。缺乏完善的運(yùn)行管理機(jī)制及規(guī)章制度，是很難保證學(xué)校檔案的科學(xué)管理與充分利用的。在學(xué)校檔案的管理實(shí)踐過程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻警惕：1.制定檔案案卷形成與使用及其相關(guān)過程的規(guī)范細(xì)則及使用條例。不僅要從大的角度著眼，在細(xì)節(jié)方面也要進(jìn)行規(guī)范。如檔案案卷的用紙、格式到檔案內(nèi)容的收集整理與編輯都必須嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，盡最大的可能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的分類、合理的組卷以及清晰明了的目錄編輯。2.管理方面的有序化。要根據(jù)各自的特點(diǎn)對(duì)學(xué)校各種不同的檔案進(jìn)行分類，并構(gòu)建完整的分類體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、分類化。同時(shí)在處理檔案工作中，要妥善解決“接收”和“移交”之間的關(guān)系。3.進(jìn)行系統(tǒng)檢索工具的編制與開發(fā)，逐步確立完整、科學(xué)的檔案檢索體系，同時(shí)通過規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的管理，使得中學(xué)學(xué)校的檔案管理工作逐步走向制度化與規(guī)范化并存的良性軌道。[5]

（三）人員的選配是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的保證

學(xué)校的任何管理工作均離不開人。但是建立不同的人員選拔制度對(duì)于檔案管理卻會(huì)產(chǎn)生迥然不同的作用效果。學(xué)校的檔案管理工作要求管理者具有極高的政治覺悟和專業(yè)素養(yǎng)，無論檔案管理者是專門的人員，還是兼職，都要求其能夠更好的貫徹檔案管理的規(guī)范，忠于職守，遵守有關(guān)方面的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)要具有極強(qiáng)的責(zé)任高和甘于奉獻(xiàn)的精神。檔案工作人員必須具有從業(yè)資格證，擁有檔案管理的從業(yè)資質(zhì)，在進(jìn)入管理崗位后，仍然要繼續(xù)堅(jiān)持相關(guān)知識(shí)的自我學(xué)習(xí)，促進(jìn)工作人員自身素質(zhì)及管理水平的提升。[6]

（四）充分利用發(fā)掘資源，是加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的目的

學(xué)校檔案可以對(duì)學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理以及基礎(chǔ)建設(shè)方面進(jìn)行客觀的反映，它同樣是學(xué)校所有教育一線的工作者與行政管理人員共同的思想結(jié)晶，它是學(xué)校所擁有的重要資料與信息資源，它可以為學(xué)校對(duì)過去的一切管理進(jìn)行總結(jié)，并將其應(yīng)用在未來學(xué)校方針策略的制定上。

四、結(jié)束語

綜述所述，中學(xué)檔案管理工作關(guān)乎到學(xué)校自身形象的塑造與學(xué)校價(jià)值觀的建設(shè)，對(duì)于學(xué)校的未來發(fā)展與教育教學(xué)水平的提高具有一定的影響。學(xué)校進(jìn)行檔案管理中心改造方面的嘗試，將其逐步建設(shè)成為塑造自身形象和價(jià)值觀的文化基地，同時(shí)還應(yīng)該不斷進(jìn)行檔案管理人員素質(zhì)提升與強(qiáng)化。（作者單位：煙臺(tái)市牟平育英藝術(shù)中學(xué)）

參考文獻(xiàn)：

[1]包世同.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)[M].南京：南京大學(xué)出版社，1991.

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[4]陳毅萍.加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2009

[5]龐愛云.關(guān)于中學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2007

[6]萬春香.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010