李 明，朱韋橋，林 湛

（中國鐵道科學(xué)研究院 電子計(jì)算技術(shù)研究所，北京 100081）

鐵路科研企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

李 明，朱韋橋，林 湛

（中國鐵道科學(xué)研究院 電子計(jì)算技術(shù)研究所，北京 100081）

本文設(shè)計(jì)了一套鐵路信息化科技型企業(yè)的合同管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)總體架構(gòu)劃分為數(shù)據(jù)層、支持層、業(yè)務(wù)層、訪問層4個(gè)層次，明確了各子系統(tǒng)之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的關(guān)鍵設(shè)計(jì)，分析了合同起草/變更、財(cái)務(wù)管理、執(zhí)行管理、系統(tǒng)管理等各項(xiàng)功能。該套管理系統(tǒng)上線后，滿足了鐵路信息化科技型企業(yè)的管理要求，使企業(yè)運(yùn)行更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

合同；管理；信息統(tǒng)計(jì)；信息查詢

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，完善的合同管理是企業(yè)健康運(yùn)作的一個(gè)重要標(biāo)志。近年來，隨著鐵路快速發(fā)展，裝備不斷更新，鐵路信息化建設(shè)不斷深入，市場競爭日益加劇，鐵路各大企業(yè)，尤其是信息化科技型企業(yè)需要管理和處理的信息越來越多。鐵路科技企業(yè)的客戶數(shù)量和范圍不斷擴(kuò)大，簽訂的合同種類和數(shù)量都在急劇增加?，F(xiàn)有合同信息管理模式由于手段落后、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、分割管理等原因，易造成數(shù)據(jù)滯后、統(tǒng)計(jì)查詢困難，且缺乏有效的審核、監(jiān)管機(jī)制，使管理層無法及時(shí)了解合同的執(zhí)行情況及員工的工作情況。目前，國內(nèi)眾多的企業(yè)信息系統(tǒng)中，大多都涉及合同管理，也有專門針對合同的信息系統(tǒng)，但限于鐵路行業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)特征和管理特點(diǎn)，從實(shí)用性、性價(jià)比、技術(shù)先進(jìn)性等方面，都不太適合鐵路科技企業(yè)的實(shí)際情況。為了在激烈的競爭中更好地把握商機(jī)，服務(wù)客戶，需要開發(fā)一套適應(yīng)鐵路信息化科技企業(yè)發(fā)展需求的現(xiàn)代化合同信息管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)的需求變化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、業(yè)務(wù)處理等方面進(jìn)行全新的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，提高管理效率與水平，增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1 鐵路科研企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

1.1 特點(diǎn)

鐵路科研企業(yè)合同具有來源廣泛、種類復(fù)雜、客戶數(shù)量多等特點(diǎn)，多數(shù)企業(yè)仍采用分割型管理模式，每個(gè)業(yè)務(wù)員分管不同的客戶群，并按各自的規(guī)定和方法進(jìn)行管理。由于數(shù)據(jù)平臺不一致，需要有專人對信息進(jìn)行匯總，從而導(dǎo)致信息收集處理不及時(shí)，不能有效地提高管理效率。

1.2 存在的問題

（1）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)滯后，合同管理接口環(huán)節(jié)過多。（2）管理手段落后，效率較低。（3）業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，造成信息統(tǒng)計(jì)、查詢困難。（4）缺乏有效的審核、監(jiān)督機(jī)制。（5）可靠性無法保障，電子文件被破壞或計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，很難恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。

2 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程

合同管理信息系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計(jì)過程中，需重點(diǎn)考慮起草合同和變更合同在審核處理過程中的狀態(tài)轉(zhuǎn)換情況。起草合同一旦錄入則置為待發(fā)送狀態(tài)，在進(jìn)行審核時(shí)，會(huì)依據(jù)實(shí)際情況產(chǎn)生審核通過或?qū)徍宋赐ㄟ^的狀態(tài)。在合同進(jìn)行結(jié)項(xiàng)操作后還可以進(jìn)行取消操作，恢復(fù)到審核通過狀態(tài)。

起草合同狀態(tài)為審核通過時(shí)，如果需要對合同狀態(tài)進(jìn)行修改，則需要啟動(dòng)合同變更流程，變更合同的狀態(tài)與起草合同的狀態(tài)相同。審核通過的變更合同在審核通過狀態(tài)下可以再次進(jìn)行變更。

結(jié)項(xiàng)狀態(tài)的合同不能進(jìn)行任何修改操作，如需要進(jìn)行修改，則必須取消結(jié)項(xiàng)操作，將合同置為審核通過狀態(tài)，然后使用變更合同的流程對其進(jìn)行修改。

合同的狀態(tài)轉(zhuǎn)換如圖1所示。

圖1 合同的狀態(tài)轉(zhuǎn)換圖

同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)重點(diǎn)解決合同的起草、評審和執(zhí)行情況監(jiān)控，主要有合同起草和合同變更2個(gè)流程，合同變更流程在新增合同審核通過后進(jìn)行。業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 總體架構(gòu)

合同管理信息系統(tǒng)總體構(gòu)架共劃分為4層。

（1）數(shù)據(jù)層：主要用于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，為其它各層提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支持。包括合同信息、變更信息、審核信息、附件信息、統(tǒng)計(jì)信息、基礎(chǔ)信息 6 個(gè)數(shù)據(jù)庫。

（2）支持層：對系統(tǒng)的基礎(chǔ)和公共功能進(jìn)行整合，形成平臺，主要包括：組織機(jī)構(gòu)管理、數(shù)據(jù)字典管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出管理、角色管理、權(quán)限管理、登陸管理等模塊。

（3）業(yè)務(wù)層：業(yè)務(wù)層是合同業(yè)務(wù)處理的核心內(nèi)容，基于數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)層建立，包括：合同起草管理、合同變更管理、財(cái)務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理5個(gè)模塊。

圖2 業(yè)務(wù)流程圖

（4）訪問層：使用平臺層的登陸管理，進(jìn)行認(rèn)證后，對業(yè)務(wù)和平臺操作在頁面中進(jìn)行統(tǒng)一展現(xiàn)。

3.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

按照系統(tǒng)功能分析結(jié)果，為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，系統(tǒng)在提供人員部門、角色管理等基礎(chǔ)功能的情況下，需要實(shí)現(xiàn)5個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的功能，主要包括合同起草管理、合同變更管理、財(cái)務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理，如圖3所示。

各業(yè)務(wù)模塊基于支持層建立，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理規(guī)范的關(guān)鍵。起草合同在審核通過后，可以進(jìn)行合同變更，變更合同也必須在審核后才能生效。起草合同和變更合同進(jìn)入執(zhí)行管理。只有錄入了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的合同才能進(jìn)行結(jié)項(xiàng)管理。在進(jìn)行收、付款合同統(tǒng)計(jì)和合同管理統(tǒng)計(jì)時(shí)，不區(qū)分是否為結(jié)項(xiàng)合同。

合同管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)關(guān)系如圖4所示。

3.2.1 合同起草管理

起草合同管理是辦理合同業(yè)務(wù)的入口，為合同管理人員起草合同時(shí)使用，在此處提供新合同信息、審核未通過合同信息、待辦事項(xiàng)的提醒等功能。系統(tǒng)中要管理的合同關(guān)鍵信息包括合同基本信息（名稱、類別、對方單位、簽訂日期、起止日期、簽訂人等）、財(cái)務(wù)信息（合同金額、計(jì)劃到付款信息、多部門聯(lián)合分劈信息等）、合同文本等。

圖3 系統(tǒng)功能圖

3.2.2 合同變更管理

當(dāng)已簽訂的正式合同需要變更時(shí)，由合同管理人員發(fā)起變更申請業(yè)務(wù)流程。此功能主要包括合同內(nèi)容修改和合同變更申請的提交，以及對未通過審核的變更合同的修改，并提供合同變更歷史和審核意見的跟蹤查看功能。

3.2.3 財(cái)務(wù)信息管理

財(cái)務(wù)人員對已簽訂的合同進(jìn)行日常管理。包括財(cái)務(wù)工作號記錄、實(shí)際到付款信息、發(fā)票開具與接收信息、稅款信息等。

3.2.4 合同執(zhí)行管理

執(zhí)行管理功能主要對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和管理，重點(diǎn)是對合同查詢和統(tǒng)計(jì)功能。（1）收 /付款提醒：依據(jù)收付款計(jì)劃，提醒合同管理人員近期收付款信息；（2）結(jié)項(xiàng)管理：當(dāng)合同履行完成時(shí)，進(jìn)行合同的結(jié)項(xiàng)操作，同時(shí)應(yīng)對特殊情況，系統(tǒng)支付解除結(jié)項(xiàng)功能；（3）查詢與統(tǒng)計(jì)：在對合同進(jìn)行分類別、分形式管理的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)與分析系統(tǒng)的收 /付款情況、稅款情況、開具發(fā)票等。

3.2.5 合同模板管理

針對鐵路科研企業(yè)合同種類多而雜的特點(diǎn)，方便合同起草人正確的使用最新的合同模板，系統(tǒng)提供外部合同模板、企業(yè)內(nèi)部合同模板以及版本管理。

3.2.6 系統(tǒng)管理

功能模塊主要為以上系統(tǒng)功能提供支持，主要包括組織機(jī)構(gòu)管理、角色權(quán)限、人員管理、數(shù)據(jù)字典管理和系統(tǒng)日志等功能。其中數(shù)據(jù)字典涵蓋了合同內(nèi)容中的所有選擇項(xiàng)的內(nèi)容，包括合同類別、企業(yè)實(shí)體等內(nèi)容，并與查詢與統(tǒng)計(jì)功能緊密銜接。

圖4 合同管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)關(guān)系圖

4 結(jié)束語

本文在鐵路行業(yè)及簽訂合同類型和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，全新設(shè)計(jì)了一套適應(yīng)鐵路信息化科技型企業(yè)的合同管理信息系統(tǒng)。按照數(shù)據(jù)層、支持層、業(yè)務(wù)層、訪問層4個(gè)層次搭建了系統(tǒng)的總體構(gòu)架，明確了各子系統(tǒng)之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的關(guān)鍵設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)對起草、變更、財(cái)務(wù)管理、執(zhí)行管理、系統(tǒng)管理等各項(xiàng)功能進(jìn)行了分析，并詳細(xì)闡述了系統(tǒng)各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)。系統(tǒng)已經(jīng)完成總體設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試及上線部署工作，并已投入使用，運(yùn)行穩(wěn)定。該套信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同規(guī)范化的動(dòng)態(tài)管理與監(jiān)督 , 有效的規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，方便了信息統(tǒng)計(jì)和查詢，既解決了企業(yè)合同管理的實(shí)際問題，提高了企業(yè)的管理效率，也較好地滿足了現(xiàn)代科技型企業(yè)的管理要求，使企業(yè)運(yùn)行更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

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責(zé)任編輯 陳 蓉

Design of Contract Management Information System for railway scientif i c research enterprises

LI Ming, ZHU Weiqiao, LIN Zhan
( Institute of Computing Technologies, China Academy of Railway Sciences, Beijing 100081, China )

This paper designed a new set of Contract Management Information System for railway information technology enterprises. The System was with four levels of data layer, support layer, business layer, access layer and clarif i ed the relationship between the various subsystems, implemented the key system design. The paper analyzed the contract drafting / change, f i nancial management, performance management, system management functions. This System could meet the requirements of management for railway information technology enterprise and make the enterprise operation more standardized, scientif i c.

contract; management; information statistics; information query

U29∶TP39

：A

1005-8451（2015）03-0033-04

2014-08-15

李 明，工程師；朱韋橋，副研究員。