穆明華 李 丹 劉 冉 周 瑾

(國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計量中心，天津 300112)

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實驗室送檢樣品流轉(zhuǎn)過程標(biāo)識系統(tǒng)的建立

穆明華 李 丹 劉 冉 周 瑾

(國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計量中心，天津 300112)

按照檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則的要求，計量檢測部門應(yīng)建立有效的標(biāo)識系統(tǒng)，防止被測樣品在實驗室流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生混淆。通過對現(xiàn)行各類標(biāo)識系統(tǒng)的對比分析，提出適合本單位的新型標(biāo)識系統(tǒng)，加強(qiáng)被測樣品實驗室流轉(zhuǎn)的管理，提高實驗室計量檢測業(yè)務(wù)的管理水平。

標(biāo)識系統(tǒng)；送檢樣品；實驗室；條碼技術(shù)

0 引言

中國合格評定國家認(rèn)可委員會最新頒布的CNAS—CL01:2006《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》第5.8.2條規(guī)定：“實驗室應(yīng)具有檢測和/或校準(zhǔn)物品的標(biāo)識系統(tǒng)。物品在實驗室的整個期間應(yīng)保留該標(biāo)識。標(biāo)識系統(tǒng)的設(shè)計和使用應(yīng)確保物品不會在實物上或在涉及的記錄和其他文件中混淆。”[1]實驗室檢定、校準(zhǔn)及檢測物品的標(biāo)識作為實驗室質(zhì)量管理體系建設(shè)和有效運(yùn)行的基本工作，是確保檢定、校準(zhǔn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠的有力保障。接收送檢樣品方法合理、樣品標(biāo)識使用恰當(dāng)，能確保被測樣品實驗數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確可靠。同時，將條碼技術(shù)引入樣品送檢的標(biāo)識中，既可以將條碼作為一種識別手段，也可以與識別和讀取設(shè)備一起組成信息系統(tǒng)進(jìn)行自動讀取和信息化管理，這對于提高計量機(jī)構(gòu)送檢樣品的收發(fā)管理水平意義重大。

1 標(biāo)識系統(tǒng)內(nèi)容

1.1 唯一性標(biāo)識

唯一性標(biāo)識是對送檢樣品的唯一性編號，可以用計算機(jī)自動生成的送檢流轉(zhuǎn)單號加樣品編號組合表示。計量檢測中心完成的年度送檢樣品單數(shù)及樣品數(shù)量可以通過唯一性標(biāo)識進(jìn)行匯總和統(tǒng)計。

1.2 檢測/校準(zhǔn)狀態(tài)標(biāo)識

建立檢測/校準(zhǔn)狀態(tài)標(biāo)識的目的，在于區(qū)分待檢樣品、在檢樣品和檢畢樣品。如果沒有狀態(tài)標(biāo)識，在送檢業(yè)務(wù)繁忙、工作量大時容易發(fā)生重復(fù)和漏檢現(xiàn)象。

1.3 群組標(biāo)識

成組(套)的被測樣品需要添加群組標(biāo)識，可以用附加在唯一性標(biāo)識后的組(套)內(nèi)的序號來表示，方便了解同種樣品的數(shù)量。

1.4 傳遞標(biāo)識

傳遞標(biāo)識表示的是被測樣品在流轉(zhuǎn)過程中哪些項目已經(jīng)檢測/校準(zhǔn)完成，哪些項目待檢。當(dāng)所檢樣品需要在不同實驗室或不同實驗人員間流轉(zhuǎn)時，傳遞標(biāo)識就顯得尤為重要。

2 常見標(biāo)識形式及缺點

2.1 標(biāo)牌型標(biāo)識

標(biāo)牌型標(biāo)識是早期送檢樣品時比較常見的標(biāo)識形式，常見的以儀器的出廠編號作為內(nèi)部流轉(zhuǎn)的唯一性編號，通過“未檢”、“檢畢”卡片標(biāo)示被測樣品的檢測狀態(tài)，接收樣品時將狀態(tài)卡片捆綁在樣品上，取回樣品時去除[2]。這種形式的標(biāo)識不包含唯一性編號，無法識別送檢樣品的單位、檢測項目等內(nèi)容，流轉(zhuǎn)過程中易發(fā)生混淆。

2.2 普通紙質(zhì)標(biāo)識

目前紙質(zhì)標(biāo)識在計量系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，各單位可以按照本單位的實際需要編制唯一性編號，連同送檢單位、樣品型號、出廠編號等信息填寫在標(biāo)識上，接收樣品后粘貼在樣品明顯的區(qū)域上[3]。這類標(biāo)識解決了標(biāo)牌型標(biāo)識的部分不足，但是在實際使用過程中，由于實驗儀器長時間在海水中浸泡，容易造成紙質(zhì)標(biāo)識的污染、脫落。

3 傳統(tǒng)樣品流轉(zhuǎn)方式的不足

3.1 儀器接收、發(fā)送過程繁瑣

由于未采用實驗室信息管理系統(tǒng)，送檢的委托單、流轉(zhuǎn)單、檢測狀態(tài)及證書狀態(tài)均需現(xiàn)場打印、收集，儀器管理人員不得不耗費大量時間，工作量大，效率很低。

3.2 儀器附件缺乏有效管理

同一實驗室內(nèi)同類型送檢儀器較多，若同時開展實驗容易造成不同送檢單位附件的混用，實驗結(jié)束后無法區(qū)分附件歸屬，實驗人員需要仔細(xì)核對和清點附件數(shù)量，增加了工作強(qiáng)度。

隨著送檢儀器的大幅度增加，僅僅依靠儀器管理員和送檢臺賬很難滿足客戶查詢、儀器收發(fā)的需求，傳統(tǒng)的儀器送檢模式越來越不能適應(yīng)形勢的發(fā)展，因此，設(shè)計一套科學(xué)高效的儀器收發(fā)系統(tǒng)、簡單便捷的流轉(zhuǎn)方式和更加合理有效的管理模式勢在必行，使用條碼技術(shù)的新標(biāo)識系統(tǒng)就是其中一個重要環(huán)節(jié)。

4 新標(biāo)識系統(tǒng)方案

4.1 條碼技術(shù)的優(yōu)勢[4]

1)輸入速度快，它是鍵盤輸入速度的5倍。

2)可靠性高。鍵盤輸入出錯率為三百分之一，而條碼技術(shù)的誤碼率則低于百萬分之一。

3)采集信息量大。一維條碼可采集幾十位字符。

4)靈活實用。既可以作為一種識別手段，也可以與識別和讀取設(shè)備一起組成信息系統(tǒng)進(jìn)行自動讀取和信息化管理。

正是基于條碼技術(shù)的這些優(yōu)勢，結(jié)合計量檢測工作的實際，我中心重新優(yōu)化了樣品送檢的流程，將條碼技術(shù)應(yīng)用于唯一性標(biāo)識系統(tǒng)及送檢系統(tǒng)中。

4.2 樣品送檢操作流程

按照中國合格評定國家認(rèn)可委員會頒布的CNAS—CL01:2006《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》[1]中關(guān)于被測樣品標(biāo)識系統(tǒng)的要求及我中心編制的《樣品管理操作程序》，結(jié)合計量檢測中心日常工作情況具體分析，綜合評價室對被測樣品的標(biāo)識和流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行了優(yōu)化：新型標(biāo)識系統(tǒng)的唯一性標(biāo)識中加入了信息條碼，錄入樣品信息時可以利用條碼軟件直接鏈接到客戶填寫的委托單數(shù)據(jù)庫，省去手動填寫樣品信息的過程，有效提升信息錄入輸出的效率。這一改進(jìn)對提高儀器收發(fā)效率、加強(qiáng)樣品流轉(zhuǎn)管理作用明顯，樣品送檢流程如圖1所示。

圖1 利用條碼技術(shù)完成樣品送檢流程圖

4.3 樣品標(biāo)識內(nèi)容

我中心《樣品管理操作程序》對樣品標(biāo)識做了具體的要求，樣品核對無誤后，由樣品管理員在包裝箱、樣品、和附件上加貼標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容包括：

1)包裝箱狀態(tài)標(biāo)識，包括委托單號、包裝箱序號和檢測狀態(tài)信息。檢測狀態(tài)有“待檢”、“在檢”、“檢畢”三項內(nèi)容，由綜合評價及實驗室在相應(yīng)“□”位置劃“√”進(jìn)行標(biāo)記，如圖2所示。

圖2

2)國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計量中心樣品標(biāo)識，粘貼于送檢樣品上。包含標(biāo)題、送檢單位、儀器名稱、型號、出廠編號、檢測項目、檢測狀態(tài)、一維碼(含委托單號和樣品唯一性編號)信息，盡量粘貼在儀器不入水位置的平整部分。樣品檢測狀態(tài)包含“待檢”、“在檢”、“檢畢”三項內(nèi)容，由樣品經(jīng)手人在相應(yīng)“□”位置劃“√”進(jìn)行標(biāo)記，如圖3所示。

圖3

3)紙質(zhì)標(biāo)簽粘貼于樣品附件上，包含編號和序號信息，如圖4所示。

圖4

包裝箱狀態(tài)標(biāo)識的使用解決了送檢樣品較多時包裝混亂的問題。同時，如果一個包裝箱內(nèi)包含多臺儀器，通過包裝箱標(biāo)識更加便于了解整批次的實驗進(jìn)程。儀器附件標(biāo)識的使用杜絕了同型號附件的交叉混用、歸屬不明的情況，更加便于對儀器附件的管理。

4.4 標(biāo)識系統(tǒng)分區(qū)和含義

送檢樣品上粘貼的樣品標(biāo)識是以紙質(zhì)型標(biāo)識為基礎(chǔ)發(fā)展而來，在材料上使用防水、防油污的材質(zhì)，易于粘貼，去除后不會留膠。內(nèi)容上，包括客戶信息區(qū)、檢測狀態(tài)區(qū)和唯一性標(biāo)識區(qū)三部分[5]。

客戶信息區(qū)主要包括送檢單位、送檢樣品名稱、型號、出廠編號等內(nèi)容。方便收發(fā)人員的分類流轉(zhuǎn)，同時為實驗室人員提供簡要、完整的儀器信息。

檢測狀態(tài)區(qū)主要包括檢測項目和檢測狀態(tài)兩部分，每完成一個檢測項目則由相應(yīng)實驗人員在所測項目上劃“√”。如果所檢項目涉及多個實驗室，則由最后一個實驗人員在項目和檢畢位置劃“√”標(biāo)記。

唯一性標(biāo)識區(qū)利用一維條碼表示被測樣品編號，各實驗室可在唯一性編號中增加特定的信息，包括群組標(biāo)識，如實驗室縮略簡稱、送檢單位性質(zhì)、儀器類別等，收發(fā)部門也可在唯一性編碼中體現(xiàn)委托單號和樣品單號等信息，具體的編號規(guī)則可按照各實驗室和收發(fā)部門的詳細(xì)要求進(jìn)行制定。現(xiàn)行的條碼格式如圖5所示。

圖5

由于大部分樣品都會多次送檢，儀器標(biāo)識貼在完成一次檢測后可以保留，下次送檢時使用新標(biāo)識貼進(jìn)行覆蓋，進(jìn)入新的流轉(zhuǎn)實驗程序。

5 結(jié)束語

樣品收發(fā)部門工作是計量機(jī)構(gòu)的窗口，它服務(wù)質(zhì)量的提升對于提高計量機(jī)構(gòu)的整體競爭力有著不可忽視的作用。收發(fā)流程的優(yōu)化使得收發(fā)部門和實驗室、委托單位間的工作協(xié)調(diào)更加系統(tǒng)化、規(guī)范化；同時，新型標(biāo)識系統(tǒng)也使得樣品的接收、流轉(zhuǎn)、發(fā)放過程更加簡潔有效、不易出錯。新型標(biāo)識系統(tǒng)的應(yīng)用和流程的優(yōu)化將樣品管理拓展到收發(fā)環(huán)節(jié)，它對計量技術(shù)機(jī)構(gòu)的科學(xué)化發(fā)展有著重要保障作用。

[1] CNAS.檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則(ISO/IEC 17025:2005).北京:中國合格評定國家認(rèn)可委員會,2006

[2] 閆道廣,李建一,劉冬冬.檢測實驗室被測件內(nèi)部流轉(zhuǎn)中標(biāo)識系統(tǒng)的建立[J].計量與測試技術(shù),2010(6):34-35

[3] 徐輝.檢測實驗室的樣品管理[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理,2011(1)

[4] 李雁茹,顧伯芳.談實驗室內(nèi)檢測樣品的標(biāo)識系統(tǒng)[J].中國纖檢,2006(10)

[5] 胡暢.計量技術(shù)機(jī)構(gòu)客戶信息與樣品信息唯一性保障系統(tǒng)[J].計量技術(shù),2010(7)

10.3969/j.issn.1000-0771.2015.4.20