韓雪

改革開放以來，我國的企業(yè)數(shù)量和種類愈來愈多，而在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理的建設(shè)與研究對企業(yè)來說至關(guān)重要。企業(yè)的檔案信息是對企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r的記錄，為企業(yè)未來發(fā)展提供準(zhǔn)確、可靠的信息儲備資源，為企業(yè)提供適應(yīng)社會發(fā)展的新方向。隨著檔案建設(shè)的逐步展開，人們漸漸意識到檔案管理的重要性，對于檔案信息管理部門而言，單純依靠舊有模式很難做到科學(xué)管理。有些公司已經(jīng)進(jìn)行的公司檔案網(wǎng)站與數(shù)字信息查詢系統(tǒng)的建設(shè)，讓檔案管理成為信息化建設(shè)的重要組成部分，是值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。

一、企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展優(yōu)勢

隨著全球信息化的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的儲存和處理不斷向又快又準(zhǔn)的方向發(fā)展。在黨的工作報告中明確指出，要把信息化作為我國在新世紀(jì)的重要戰(zhàn)略舉措，把信息化管理放在重要位置，信息化是繼工業(yè)化和現(xiàn)代化后一個很重要的發(fā)展方向。以下給出的企業(yè)檔案信息化發(fā)展的幾大優(yōu)勢具體說明信息化工程在企業(yè)內(nèi)部檔案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快

企業(yè)檔案信息化管理的最大特點(diǎn)就是容量大、速度快。傳統(tǒng)檔案管理需要檔案管理人員編制相關(guān)目錄，再從目錄中查找具體信息存放位置，需要消耗大量人力資源和時間進(jìn)行記錄和查詢，費(fèi)時費(fèi)力。而用計算機(jī)進(jìn)行信息化的處理，能夠保證信息的質(zhì)量、安全和速度。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部有需要的員工，可經(jīng)申請自行在網(wǎng)上查找相關(guān)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源內(nèi)部共享。

其次，計算機(jī)的大容量為信息載體的形式提供了很大空間，隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)、微縮技術(shù)的發(fā)展，信息儲存的數(shù)量和密度比傳統(tǒng)方式大大提高。它改變了過去以紙質(zhì)文件為主的方式，附加相應(yīng)的圖形、聲音、動畫、視頻等方式，讓電子文檔更方便工作需要。

2.提高人力資本的利用率

企業(yè)采用先進(jìn)的計算機(jī)檔案管理技術(shù)不僅可以減少人員設(shè)置，精簡人員配備，合理利用有限資源，提高人力資本利用率，提高辦公效率，還可以把檔案管理人員從原來的打字、錄入、保管這類簡單的體力勞動中解放出來，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的收集、分析、整合工作。讓他們保持與企業(yè)信息發(fā)展的同步，提高崗位技能需求，使他們適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，提高工作效率，提升企業(yè)人才素質(zhì)水平。

二、企業(yè)檔案管理信息化方式

1.建立健全相關(guān)規(guī)章制度

企業(yè)應(yīng)針對公司特有的經(jīng)濟(jì)、文化、社會需要來制定檔案管理信息化的具體規(guī)章制度，做好企業(yè)檔案管理的第一步。同時，加強(qiáng)檔案利用的審批制度，加強(qiáng)進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的人員審核，保證檔案內(nèi)容的安全完整，保證公司檔案的保密性。切實(shí)將公司檔案建設(shè)納入科學(xué)發(fā)展軌道，保證電子資源格式的統(tǒng)一規(guī)范，便于長期可讀。

2.建立良好的檔案服務(wù)體系

公司應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員信息服務(wù)意識，利用網(wǎng)絡(luò)等信息平臺，主動開發(fā)和維護(hù)公司檔案資源，主動了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，了解普通員工對檔案信息的需求，主動提供檔案服務(wù)，注重檔案信息總結(jié)預(yù)測性，為公司長期科學(xué)發(fā)展提供堅實(shí)后盾。

3.構(gòu)建公司檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著社會數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷深入，公司必須建立相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫方便公司數(shù)據(jù)的匯總、歸納和利用。同時，為了保證檔案信息的高度保密性，避免公司信息流失和盜用，必須針對電子信息查閱的特點(diǎn)和存在漏洞進(jìn)行管理，控制不安全因素。在系統(tǒng)硬件管理方面，層次分明、角色固定，并設(shè)置相關(guān)密碼，保證數(shù)據(jù)庫的安全。

4.完善檔案管理信息化與整個企業(yè)管理信息化的對接

檔案管理信息化是企業(yè)管理信息化的一個重要組成部分，檔案管理信息化應(yīng)該要適應(yīng)企業(yè)管理信息化的需要，注重整體利用價值，避免孤立設(shè)計實(shí)施。要重視企業(yè)綜合效率，向企業(yè)未來發(fā)展有利方向方面建立，在滿足基本檔案管理信息化需要的同時，顧大局，重發(fā)展，保持為企業(yè)服務(wù)的核心，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與整個企業(yè)管理信息化的對接。

三、企業(yè)檔案管理信息化漏洞分析與對策

1.忽視檔案管理人員培訓(xùn)教育

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，這對檔案管理人員的素質(zhì)有很高要求。面對社會日新月異的今天，要想滿足企業(yè)的發(fā)展需要，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)代檔案管理的核心是計算機(jī)信息化的處理和應(yīng)用，所以為保證公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完整詳細(xì)的記錄，檔案工作人員必須要學(xué)會利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，了解計算機(jī)的電子文件歸檔和管理，這對檔案管理和整個公司的發(fā)展大有裨益。在熟練進(jìn)行電子設(shè)備操作的同時，要掌握信息維護(hù)工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，把檔案管理信息化變成促進(jìn)公司綜合發(fā)展的新平臺。

2.公司檔案管理信息化投入與產(chǎn)出性價比不高，盲目性大

有些公司由于過度重視企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程而忽視了資金消耗和產(chǎn)出價值的對比，出現(xiàn)了很多企業(yè)檔案管理信息化盲目建設(shè)現(xiàn)象。檔案管理信息化是在公司發(fā)展到一定階段大量檔案信息無法及時做出整理的情況下，用計算機(jī)處理檔案管理工作優(yōu)勢明顯時，才需要引進(jìn)的項目。

3.忽視檔案信息的安全保障工作

檔案管理信息化的目的就是為了能更好的利用檔案信息開展工作，但是企業(yè)管理者在重視檔案管理利用的同時很可能忽視了檔案信息的保密工作。檔案的信息安全包括檔案信息儲存實(shí)體的安全和檔案利用流轉(zhuǎn)過程中的安全，前者的安全大多數(shù)企業(yè)都能很好的控制，但如何在信息流轉(zhuǎn)的過程中控制檔案的保密工作，如何確保檔案信息的穩(wěn)定性和安全性是每個公司都要考慮的問題。

總的來說，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)發(fā)展壯大過程中的一把利劍，運(yùn)用得當(dāng)定能為企業(yè)創(chuàng)造最大的利益。

（作者單位：開灤能源化工股份有限公司范各莊礦業(yè)分公司）