高峰

隨著科技和電子信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用和普及，在辦公工作逐步實現(xiàn)自動化的今天，實現(xiàn)電子檔案管理，以便捷的非人工識讀性和信息存儲的高密度性成為了發(fā)展主流趨勢，因此如何有效對電子檔案進行有效的整理和保護成為了辦公室檔案管理人員必須要熟練掌握的一項技能。以唐山燃氣集團為例，現(xiàn)在幾乎所有行政文書檔案的生成方式發(fā)生了根本的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程均在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行，所有的用戶個人以及用氣信息管理變更都是以電子信息為主。這些大量的電子文件，在給人們的生活和工作帶來了巨大的變化的同時，也給檔案工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。這樣的檔案是以電子文件為主要存在形態(tài)，那么檔案也自然以電子文檔的形式存在著，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有一定差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的以光盤、磁帶等為載體的檔案，而對這種檔案的保管設(shè)施和要求也越來越高。

檔案信息利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。唐山燃氣集團有很多種終端設(shè)備和遠傳設(shè)備負責收費、計量、安全預(yù)警、管網(wǎng)更新等信息收集和傳輸，把這些檔案信息綜合、系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。作為燃氣企業(yè)檔案管理人員，對于各種電子檔案的收集整理，不失時機地為集團公司領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效信息，保障企業(yè)能夠快速發(fā)展，是檔案管理人員的必備的素質(zhì)。同時，有效信息的提取必須有一個“去粗取精”的過程，使得電子文檔的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，才能為檔案信息利用者提供更為完善的服務(wù)。在信息技術(shù)日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平，是勢在必得。

一、檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質(zhì)對象，利用計算機及其它設(shè)備對檔案文獻進行收集、篩選進行電子化加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機軟件形式的二次信息加工，然后再結(jié)合這些電子文件自身的特點，采用先進的軟件系統(tǒng)對電子檔案進行文件級的管理，從而實現(xiàn)安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經(jīng)濟生活提供安全、真實、準確、快捷的檔案信息管理模式。其優(yōu)點有：

1.提高文檔的利用效率?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門都是應(yīng)用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進一步波及到了文書檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語音識別、文字掃描模式識別等方面的應(yīng)用已逐步進入實用領(lǐng)域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2.明顯提高檔案信息的時效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時間長、任務(wù)繁鎖，且容易造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現(xiàn)二次文獻。

二、推進檔案信息電子化的策略

1.慎重選擇技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作緊密結(jié)合，同時利用軟件技術(shù)實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動轉(zhuǎn)化到較大范圍的統(tǒng)一的標準上來，從而最大限度地發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2.加強檔案標準化建設(shè)

檔案信息電子化的運用體現(xiàn)在檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準化建設(shè)本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學(xué)、合理、長遠的規(guī)劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標準化建設(shè)，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。國家檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標準體系和規(guī)則，實現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即可在一定的范圍內(nèi)進行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動，及日后數(shù)據(jù)匯集的重復(fù)現(xiàn)象。

3.高度重視人才管理

推進檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息電子化工作的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息電子化水平的提高。同時檔案工作的連續(xù)性較強，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)和積累，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善，所以一方面要抓好檔案干部的穩(wěn)定工作，另一方面，要加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)培訓(xùn)，結(jié)合工作實際需要和未來的發(fā)展趨勢，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學(xué)以致用。掌握信息技術(shù)的新知識，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，是當前適應(yīng)實際工作的需要。目前已有相當多的單位配備了專職網(wǎng)絡(luò)管理人員，如果能將檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)管理人員融合使用，筆者認為將會對加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革提供一條新的捷徑。

（作者單位：唐山燃氣集團有限公司）