郭立華

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作正經(jīng)歷著由檔案實體管理為主到以檔案信息管理和檔案信息服務為主的變革。公安檔案部門要主動順應這一變革，推進信息化建設(shè)，通過建立數(shù)字檔案室，打造方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務平臺，建立與公安工作相適應的現(xiàn)代公安檔案管理服務體系。

一、公安數(shù)字檔案室的基本概念

公安數(shù)字檔案室是公安檔案管理部門依托公安信息網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務應用系統(tǒng)及檔案管理平臺，實現(xiàn)本單位現(xiàn)行電子文件歸檔和管理，實現(xiàn)不同載體庫藏歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲、保護和利用的新的管理方式。建立公安檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)字檔案管理平臺，建立檔案信息系統(tǒng)運行保障環(huán)境，健全數(shù)字檔案管理制度，形成信息化條件下公安檔案科學管理和服務利用工作體系是公安數(shù)字檔案室建設(shè)的主要目標。

二、公安數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

公安檔案是公安機關(guān)在長期的工作實踐中積累的寶貴財富，是公安工作不可或缺的重要信息資源。現(xiàn)代警務需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分發(fā)揮公安檔案信息資源在主導決策、制導打擊、指導防范、服務民生中的重要作用，依托以計算機和通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立公安數(shù)字檔案室，對檔案進行數(shù)字化管理，使檔案信息資源從檔案庫房中“走”出來，由“靜”到“動”，由“點”到“面”，打破時空界限，提供便捷、快速的網(wǎng)上實時全息查檔服務，是公安檔案部門主動適應現(xiàn)代警務需求，實現(xiàn)檔案工作價值的的必然選擇。

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在公安工作中的廣泛應用，既改變了傳統(tǒng)的服務方式，為檔案工作提供了新的發(fā)展機遇和空間，也使傳統(tǒng)的實體檔案管理面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案、網(wǎng)上辦證的推行，大量業(yè)務系統(tǒng)的建成應用，由此產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)信息、電子文件，成為新的形態(tài)的檔案信息資源。同時隨著辦理低保、社保、土地征用賠償、換發(fā)二代證等工作的開展，戶籍檔案利用也到了一個高峰期。據(jù)不完全統(tǒng)計，2008年以來，全市公安派出所就查閱戶籍檔案24000余份，提供戶籍檔案依據(jù)14600余份，使黨和政府的惠民政策得到了落實。建立數(shù)字檔案室，在實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理的同時，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子文件的收集、管理、利用，是檔案室功能在信息時代的延伸，適應了信息社會的發(fā)展需要。

三、公安數(shù)字檔案室建設(shè)中的存在問題

1997年起，我局開始應用計算機輔助檔案管理。經(jīng)過十多年的精心打造，已建立了全息安全型檔案管理系統(tǒng)，建成了擁有近百萬條目錄數(shù)據(jù)和十多萬份全文信息的數(shù)據(jù)庫，從單一的、封閉的目錄檢索到綜合的開放的全息利用，網(wǎng)絡(luò)查檔已成為便捷、快速地獲得檔案信息的重要途徑。但從全局的整體情況看，檔案數(shù)字化發(fā)展不平衡，還存在著許多不足。從層面上看，機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)較快。近年市局陸續(xù)對庫藏的文書和專業(yè)（業(yè)務）檔案進行數(shù)字化加工，共著錄信息100余萬條，掃描2500余卷、20余萬頁。后期的數(shù)據(jù)核對及數(shù)據(jù)掛接工作量仍很浩大。而基層派出所該項工作剛剛起步，且基層所檔案庫房小、保管條件差、庫藏紙質(zhì)檔案損壞嚴重，缺少專（兼）職檔案員。從內(nèi)容上看，服務公安管理和實戰(zhàn)的文書、專業(yè)檔案建設(shè)較快，服務民生的檔案則較慢，目前僅開展了戶籍檔案目錄的著錄，沒能實現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索查閱;從數(shù)據(jù)來源看，信息著錄、掃描加載多，對接共享數(shù)據(jù)少，檔案信息數(shù)據(jù)基本上是通過實體檔案的加工形成的;從數(shù)據(jù)質(zhì)量看，數(shù)量增長快，質(zhì)量不夠高，存在著缺漏、差錯、不匹配等許多問題。

造成以上問題的原因較多，主要有以下幾條：一是認識上的原因，受傳統(tǒng)的思維習慣和工作方式影響，對檔案的數(shù)字化建設(shè)缺少足夠的重視。二是系統(tǒng)建設(shè)的原因，檔案系統(tǒng)的開發(fā)和業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)不同步，對接受到規(guī)范標準、數(shù)據(jù)格式不同等多種因素制約，不能順暢地實現(xiàn)信息共享。三是保障的原因。由于警力、財力的緊張，缺人手缺設(shè)備，開展數(shù)字化加工的難度較大，檔案部門在組織此項工作中底氣不足。就拿派出所戶籍檔案數(shù)字化加工為例，目前從我們對幾個所的試點看，要全部數(shù)字化加工，平均每所則需要投入2萬元左右，全市共需600萬元左右。四是工作不到位的原因，對信息的形成缺乏流程管理，信息用得多維護少，數(shù)據(jù)庫的檢查核對工作未能很好地開展。五是人才缺乏的原因，公安檔案隊伍的素質(zhì)有待提高，缺乏既懂檔案業(yè)務又懂信息技術(shù)的復合型檔案管理人才。

四、加快公安數(shù)字檔案室建設(shè)的對策

1. 提高認識，形成建設(shè)合力。建立公安數(shù)字檔案室，對于提升公安檔案科學管理水平和服務利用水平，建立與公安工作相適應的現(xiàn)代公安檔案管理服務體系，更好地服務領(lǐng)導決策、服務實戰(zhàn)、服務民生具有重要意義。公安數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，既有不同載體庫藏歷史檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，又有各類現(xiàn)行電子文件的歸檔和管理，涉及到公安工作的各個方面、各個部門，需要集全局之力才能完成。各單位、各部門要各負其責，密切配合，共同建設(shè)。

2. 突出重點，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照由近及遠、利用優(yōu)先的原則，從服務實戰(zhàn)、服務民生出發(fā)，重點加快基層專業(yè)、戶籍等歷史檔案的數(shù)字化加工。通過著錄、掃描等形式，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，形成以數(shù)字檔案為主體的資源結(jié)構(gòu)，及時滿足對檔案信息資源的不同需求。對已建立的各類檔案目錄數(shù)據(jù)、全文信息及其掛接情況，全面組織質(zhì)量檢查，切實提高公安檔案數(shù)據(jù)庫的完整率和準確率，保證檔案利用效率。

3. 完善平臺，實現(xiàn)信息共享。網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案和各業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息和電子文件是今后數(shù)字檔案的主要來源之一。要改變各自為政的做法，將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)置于大平臺建設(shè)之中，通過系統(tǒng)間的融合對接，逐步實現(xiàn)現(xiàn)行電子文件網(wǎng)上自動流轉(zhuǎn)直接歸檔，提高采集歸檔效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，達到信息的高度共享。

4. 制定規(guī)范，落實長效管理。建立健全“誰主管、誰負責”的公安數(shù)字檔案市局、分局、派出所三級管理責任制，明確各部門在公安數(shù)字檔案室建設(shè)中的職責任務，分工合作，共同推進。 建立健全電子文件歸檔管理、檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和質(zhì)量標準、數(shù)字檔案管理工作責任制、數(shù)字檔案安全管理制度等工作制度，保證現(xiàn)行電子文件歸檔和數(shù)字檔案室工作的常態(tài)化、規(guī)范化運行。分局應設(shè)立專職的檔案員，派出所也應有專人兼管檔案。建立包括日常維護巡檢、故障處理、應急處置等在內(nèi)的日常數(shù)字檔案系統(tǒng)運行管理工作機制。

5. 加大投入，保障數(shù)字檔案室建設(shè)的順利進行。配備滿足檔案系統(tǒng)運行、檔案數(shù)據(jù)存貯、應用服務及檔案數(shù)字化加工需要的各種設(shè)備，包括配置滿足網(wǎng)絡(luò)運行和涉密信息管理需要的服務器、存貯和容災備份設(shè)備，符合數(shù)字化加工要求及安全標準的計算機、掃描儀、刻錄機、激光打印機、數(shù)碼攝像機或數(shù)碼相機等專用設(shè)備。在做好硬件保障的同時，還需重視人才的培養(yǎng)，以適應信息化條件下檔案工作的要求。

（作者單位：唐山市公安局指揮部）