肖雅靜

一、企業(yè)檔案信息化的必要性

現代企業(yè)要想長遠發(fā)展必須要有創(chuàng)新這一根基，創(chuàng)新則體現在企業(yè)的各個方面，不僅僅是只有生產技術的革新才叫做創(chuàng)新，企業(yè)管理的創(chuàng)新也是必不可少的。檔案管理的創(chuàng)新就是勢在必行的，檔案管理信息化是企業(yè)步入信息時代所必須的，隨著互聯網技術的發(fā)展，無論哪個企業(yè)都將面臨數字信息化、網絡普遍化、經濟全球化的不斷侵襲，當今企業(yè)的市場競爭力與企業(yè)檔案的信息化管理已經密不可分了。在互聯網信息時代，一些大型互聯網企業(yè)也在不斷發(fā)展，信息化作為新生的力量也是必不可少。

企業(yè)檔案管理信息化便于企業(yè)內部的管理和企業(yè)文化的普及等高效快捷化服務。企業(yè)檔案管理部門擁有企業(yè)的會議和活動的信息資源，保存了一個企業(yè)所創(chuàng)造的企業(yè)文化。檔案管理信息化讓企業(yè)信息利用率大大提高，節(jié)約了工作中的寶貴時間， 而且豐富了企業(yè)所特有的知識， 提升了企業(yè)文化。

二、當代企業(yè)檔案管理信息化普及過程存在

的障礙和問題

1.檔案管理信息化建設的阻礙

企業(yè)檔案管理信息化建設的投入較高、過程復雜、效益轉化慢，造成一部分企業(yè)在思想上覺得檔案管理不能轉化為企業(yè)的經濟效益。致使企業(yè)只注重生產設備更新、產品銷售推廣， 而對于企業(yè)發(fā)展的檔案管理事業(yè)則置之不理更不要說信息化了。這些企業(yè)對檔案信息化建設必需的設備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。

2. 信息儲存工具的多樣化

在數字化的大環(huán)境下， 企業(yè)檔案的存貯正在逐步由紙質的圖文檔案的模式轉化為以數字化為主的模式。數字化技術的出現，以及輔助技術的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲存工具都發(fā)生了質的變化。然而信息儲存工具也會出現各種不可預料的情況，從而形成了企業(yè)檔案信息內容的損失， 過多的信息損失，會導致系統出現運行失效的狀態(tài)。

3.信息標準化

企業(yè)檔案管理信息化進程必不可少的一步就是將現有的各個文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統一起來。檔案管理的信息化是建立一個嚴謹的信息處理系統，因此數據的準確性、可靠性十分關鍵，這就要求工作人員對數據錄入要完整無誤。隨著時代的發(fā)展企業(yè)管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對企業(yè)檔案的數據的準確性、完整性也會不斷提高， 包括平時管理部門收集的各個項目的數據都有待于進一步完善。

三、檔案管理信息化的建議

1.提高管理工作人員水平

通過企業(yè)培訓和參觀學習其他企業(yè)工作模式等多種渠道、多種形式來開拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經驗，加快企業(yè)管理的改進速度以便更好地完成檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門收集了大量的企業(yè)各個部門的信息，是企業(yè)不可或缺的，將為提升企業(yè)的整體經濟效益，促進企業(yè)發(fā)展建設，作出不可估量的貢獻。

2.加強電子文檔管理

企業(yè)要根據需求去制定管理工作各個環(huán)節(jié)的細則，對不同模式的儲存媒介的信息進行統一的處理和歸納;還要注意對企業(yè)電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業(yè)有價值的文件，而且要不斷加強文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強管理細則，預防損失企業(yè)文件。

3.建立信息網絡平臺

隨著數字時代的到來，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經大大的脫離現代企業(yè)的發(fā)展，信息化管理模式建立企業(yè)檔案信息網絡平臺，讓檔案信息進入網絡實現共享化，提升效率實現辦公自動化，形成企業(yè)信息的共享新模式。企業(yè)檔案管理信息化系統要有相對統一的標準，減少企業(yè)信息共享和服務的不順暢，達到企業(yè)信息化檔案管理的應有高度。

四、加強檢驗檢疫口岸信息化建設

加強京唐港、曹妃甸綜合保稅區(qū)、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺建設，爭取地方主管部門支持，早日與地方電子口岸實現數據交換。落實《冀晉蒙遼豫陜檢驗檢疫快速通關合作備忘錄》，充分發(fā)揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數據交換平臺，實現六省區(qū)進出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區(qū)監(jiān)管服務平臺” 和“口岸鑒定業(yè)務信息平臺”兩個信息系統的建設和應用作用。

1.加強信息系統開發(fā)利用

促進信息化與檢驗檢疫工作深度融合。繼續(xù)組織開展信息化項目需求申報和論證工作，提出開發(fā)計劃。重點支持與檢驗檢疫業(yè)務緊密結合、與強化監(jiān)管密切相關的開發(fā)項目立項。積極配合我局“兩類示范區(qū)”建設工作，大力采用地理信息、互聯網、二維碼、大數據、移動互聯網等先進技術，做好“出口食品農產品質量安全示范區(qū)管理系統”的研究開發(fā)工作，推動示范區(qū)建設的良性發(fā)展。加快信息系統推廣作用。加快在研信息化項目的研究開發(fā)和推廣應用。積極做好總局統一開發(fā)的各應用系統以及我局自主開發(fā)的應用系統的推廣工作。同時結合實際，引進我局業(yè)務工作急需的應用系統。加快信息資源整合與共享。積極配合質檢總局做好E-CIQ主干系統建設工作;配合做好我局“進出口商品質量安全信息發(fā)布平臺”、“風險監(jiān)測和預警平臺”業(yè)務建設工作;拓展“檢企信息服務平臺”功能，為我局實施“無紙化報檢、智能放行”的通關模式提供技術支持。

2.加強網絡與信息安全保障

加強信息安全基礎設施建設，實施全局系統內外網物理隔離改造，實行分級管理、重點保障。積極跟進保定內陸港、京唐港辦事處等新建辦公場所的網絡規(guī)劃與建設，為順利搬遷和開業(yè)奠定基礎。

總結

新時代的高節(jié)奏要求我們不斷地提高創(chuàng)新進步的步伐，那么作為提供信息來源服務的檔案管理工作必須不斷進步，以高效為目標，以創(chuàng)新為手段，不斷的促進管理水平的提升，從而成為經濟效益擴大的強大動力，成為我局不斷發(fā)展的推進器。

（作者單位：唐山出入境檢驗檢疫局）