翟芳

[摘 要]西方發(fā)達國家在確立其采辦管理體制的過程中非常重視采辦合同的管理，并通過加強合同管理來培育采辦的競爭力。自國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會《中央企業(yè)全面風險管理指引》 首次就央企風險管理問題出臺技術性指導建議后，合同管理制度被作為一項重要的風險管理體系在企業(yè)廣泛建立起來。當今石油企業(yè)的采辦合同管理中仍存在諸多問題，如何解決這些問題，實施有效的合同管理，是石油企業(yè)經(jīng)營管理成敗的重要因素。

[關鍵詞]石油企業(yè)；采辦合同；合同管理[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.15.033

1 石油企業(yè)采辦合同的含義及特點

1.1 石油企業(yè)采辦合同的含義

“采辦”在中國歷史上是指采買備辦。如《續(xù)文獻通考·市糴一》中講：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采辦者還，罷所市場。”同治四年，著名商人胡雪巖創(chuàng)辦胡慶余堂時立了一塊“戒欺”匾寫道：“余存心濟世，誓不以劣品取厚利。唯愿諸君心余之，采辦務真，修制務精”，這里面也提到“采辦”一詞，主張采購原料必須是真品，商品的質量必須有保障。

現(xiàn)代有學者認為“采辦”的概念最早是在軍事物資的購買中提出的。認為采辦是發(fā)展、獲取和使用裝備全壽命過程的活動，包括裝備的需求確定、研制試驗、生產(chǎn)部署、使用保障和退役處置。[1]在美國國防采辦的通用術語中，“采辦是為滿足國防需求，完成或保障某項軍事任務，對武器和其他系統(tǒng)、供應品或服務開展方案探索、立項、設計、研制、試驗、簽訂合同、生產(chǎn)、部署、后勤保障、改進改型和報廢的整個過程。裝備采辦合同是指在裝備采辦市場中，通過協(xié)調裝備采辦各方利益分配關系，從而保證裝備采辦交易行為順利實施的經(jīng)濟合同?！盵2]

可以看出，采辦的基本含義是指采購及為了實現(xiàn)采購而進行的相關配套工作，包含了貨物或服務的獲得及其整個獲取方式和過程，而且這個采購的全過程帶有些官方色彩。當今的國有石油企業(yè)大都設有“采辦部門”，使用“采辦”一詞來界定自己的采購活動，并且把為實現(xiàn)這種采購所簽訂的合同稱為“采辦合同”。如中海油集團采辦部認為所謂采辦是指以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取物資、工程和服務的行為，包括：貨物采辦、工程采辦、服務采辦。石油企業(yè)為了獲取貨物采辦、工程采辦、服務采辦而與各類自然人、法人、其他組織簽訂的民事合同稱為采辦合同。

1.2 石油企業(yè)采辦合同的特點

1.2.1 采辦合同以服務于油氣勘探開發(fā)工作為目的

石油企業(yè)采辦合同的第一個特點就是其技術附件要求高，該技術附件是具有行業(yè)特點的技術范圍和服務要求，這需要有行業(yè)知識的技術人員來參與和確認。石油企業(yè)采辦合同簽訂的目的就是為了實現(xiàn)該技術要求，服務于某一項目的油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作。也因此造就了采辦合同的采辦周期緊，必須緊緊圍繞和服務與勘探開發(fā)生產(chǎn)的周期需要，配合勘探開發(fā)生產(chǎn)需求，保障勘探開發(fā)生產(chǎn)的及時需要。

1.2.2 采辦合同具有集中優(yōu)勢資源保重點項目的特點

油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)是高風險的行業(yè)，屬于沉沒成本很高的行業(yè)。所以，服務于油氣產(chǎn)業(yè)的采辦合同，更注重集中采辦，發(fā)揮共享資源的優(yōu)勢，在采辦方面形成專業(yè)技能，避免單打獨斗，使采辦能力、經(jīng)濟規(guī)模、對應供應商的態(tài)度、市場調查都形成體系化的東西，信息資源共享，集中優(yōu)勢資源保重點項目。

1.2.3 采辦合同注重效率，節(jié)約成本

采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達成，采辦合同要在確保采辦質量的同時，努力降低采辦成本。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質量，控制采辦成本。制定嚴密的合同條款，改進貨物的采辦、運輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費用，減少合同執(zhí)行成本。[3]

2 石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及：合同的起草、審查、談判、會簽、批準、簽署、履行、編號、備案、統(tǒng)計、歸檔等全過程及相關的供應商管理、招投標管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題：

2.1 采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質的審查不嚴格，存在相對方根本沒有從事該項業(yè)務的資質，或者資質等級不符合要求；合同文本起草未征求相關業(yè)務部門的意見，技術條款缺失或者不完善；合同條款的設置不完整等。

2.2 采辦合同簽訂階段

對招評標過程的把控不嚴格、合同談判的過程安排不當，沒有最大化的實現(xiàn)公司利益；合同文本談判完成后，沒有組織專業(yè)人員，如財務、稅收、法律、安全環(huán)保等人員進行審查和會簽，造成各種潛在風險的存在；合同簽署時合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應的法人授權；合同專用章管理不嚴格，沒有經(jīng)過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3 采辦合同簽訂后的階段

這個階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執(zhí)行的依據(jù)又可以作為合同糾紛證據(jù)留存，而且還可以滿足企業(yè)內外部審計需求。

3 石油企業(yè)采辦合同管理中的對策

3.1 加強制度建設

解決采辦合同管理中各個環(huán)節(jié)的問題，重點在于不斷完善和優(yōu)化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行；制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至會走向反面”。要想使采辦合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，根本上要從制度建設入手，制定切實可行的合同管理制度，從制度層面規(guī)范和完善采辦合同管理各個環(huán)節(jié)。

3.2 在合同管理的全流程中設置關鍵控制點

（1）根據(jù)采辦合同的特點，抓好供應商管理，把好資格審查關及事后供應商評價關，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優(yōu)質供應商，提高采辦效率。加強供應商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應商構建戰(zhàn)略伙伴關系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優(yōu)秀供應商。在項目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應商是采辦工作順利開展的保障。[4]

（2）在招評標過程中，審查相關法律文件，規(guī)范招評標過程，實現(xiàn)招評標過程的公平、公正，獲取優(yōu)質服務。根據(jù)采辦對象的特點，選擇合適的采辦方式，當采辦的金額較大，技術要求高，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)性服務時，多采用招標方式進行采辦。對于金額小，技術規(guī)格比較單一的采辦對象，可采用詢價的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，最終確定中標供應商及簽署采辦合同。

（3）合同的起草及談判中的要求：合同要靠準確明細的文字作為載體，起草合同文本時要準確體現(xiàn)雙方的真實意思。合同要包含《合同法》規(guī)定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質量；對價；履行期限、地點和方式；合同主體的其他權利和義務；違約責任；適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業(yè)的采辦合同專業(yè)化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本的風險大、效率低。實行采辦合同文本的標準化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業(yè)的資源、減少關聯(lián)交易矛盾、防范法律風險。[5] 在采辦合同的談判過程中，應成立技術談判小組，負責對技術需求進行有效澄清，避免因技術要求不清楚，不規(guī)范，在合同簽訂后而進行變更。

（4）合同的審查及簽署中要注意：應組織專業(yè)人員對合同初稿及其修改進行商務、技術、財務、資金、質量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風險；合同的簽署，要審查合同簽字人的授權，未經(jīng)授權或超越授權范圍的人不得簽署合同。

（5）合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意：在合同簽署和履行過程中，應妥善保管相關合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關規(guī)定；加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3 提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質

（1）加強合同法律知識培訓。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業(yè)務素質的高低有直接關系?？梢酝ㄟ^組織實施合同管理法律知識技能的學習和培訓，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們能夠運用相關法律知識實現(xiàn)對合同的管理。[6]

（2）參與技術澄清工作，熟悉公司業(yè)務流程。采辦合同的特點決定了采辦合同經(jīng)辦人員，除了具有商務、法律知識，還必須熟悉油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)的業(yè)務流程，掌握一些常規(guī)專業(yè)技術知識。采辦合同人員要積極參與到業(yè)務流程中去，不斷地熟悉石油行業(yè)的行業(yè)特色及運作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作服務。

（3）優(yōu)化工作考核指標，鼓勵采辦合同人員的工作積極性。可以根據(jù)企業(yè)實際情況，設立相關的持證上崗和績效考核制度，這不但能調動從事采辦、合同管理人員的工作積極性，也可以防止采辦工作中的非職業(yè)行為，杜絕腐敗。

參考文獻：

[1]何佳玨.淺談采辦管理中的信息機制[J].中小企業(yè)管理與科技，2010（11）：40.

[2]陳鵬.采辦合同在西方國家裝備采辦中的作用分析[J].國防科技工業(yè)，2009（12）：54.

[3]姜福春.國際石油項目的采辦管理[J].經(jīng)濟師，2012（5）：252.

[4]郭麗，劉軍.淺談EPC國際工程項目的采辦管理[J].經(jīng)濟師，2012（1）：89.

[5]陳海婧.淺談如何加強石油企業(yè)合同管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（22）：7-8.