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        Excel整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法

        2015-05-30 06:37:08馬紅旭
        中國(guó)新通信 2015年19期

        馬紅旭

        【摘要】 文章討論的問(wèn)題是對(duì)具有龐大數(shù)據(jù)量的Excel電子表中出現(xiàn)的重復(fù)記錄,提出了有效的標(biāo)記和刪除辦法。

        【關(guān)鍵詞】 Excel重復(fù)數(shù)據(jù)記錄 標(biāo)記 刪除

        引言

        在對(duì)數(shù)據(jù)量比較龐大的Excel電子表維護(hù)過(guò)程中,我們以管理學(xué)校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息為例,經(jīng)常會(huì)遇到這樣一個(gè)問(wèn)題,就是需要查找出同一個(gè)工作簿內(nèi)多個(gè)不同工作表中,學(xué)號(hào)、姓名或者其它字段相同的重復(fù)記錄。要求先把它們顯示出來(lái),然后再用人工或自動(dòng)方法進(jìn)行刪除。由于數(shù)據(jù)量很大,人工查找刪除又費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而簡(jiǎn)單合并成一個(gè)工作表又有可能造成數(shù)據(jù)混亂,所以,這里我們將給出Excel整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法。

        一、Excel數(shù)據(jù)源備份

        為防止數(shù)據(jù)丟失,可以先插入若干工作表,復(fù)制數(shù)據(jù)源所有數(shù)據(jù)在這些表中,使數(shù)據(jù)源得到備份。

        二、查找、標(biāo)記重復(fù)記錄

        打開工作表數(shù)據(jù),我們可以根據(jù)電子表中每個(gè)字段名,逐列排查重復(fù)記錄。這里以檢測(cè)A列為例,首先在A列右側(cè)先插入一列,得到B列作為標(biāo)記列,然后在B1單元格中輸入公式:=IF(ROW()=MATCH(A1,A:A,0),1,”重復(fù)”),函數(shù)MATCH的作用是對(duì)整個(gè)A列(A:A)進(jìn)行查找,如果第一次查找到A1值,則使對(duì)應(yīng)B1單元內(nèi)容等于1,如果是第二次或第N次查找到A1值,則在右側(cè)B列標(biāo)記列對(duì)應(yīng)單元中寫入“重復(fù)”字樣。

        然后按照記錄個(gè)數(shù)需要,向下拖動(dòng)B1單元右下角的復(fù)制句柄,使B2、B3…Bn得到相應(yīng)的值,Bn單元格中公式內(nèi)容為:=IF(ROW()=MATCH(An,A:A,0),1,”重復(fù)”),其中An依次代表A1到An單元的值。

        而公式中A:A表示檢測(cè)整個(gè)A列,這里應(yīng)該注意A列數(shù)據(jù)應(yīng)盡量不為空。如果是A列某一段區(qū)域,用戶還可以根據(jù)需要自行修改,比如寫成A2:A10,表示只檢查A2到A10單元的數(shù)據(jù)有沒有重復(fù)。

        這時(shí)再仔細(xì)觀察新的標(biāo)記列B列所有數(shù)據(jù),它們的值分別為1或者“重復(fù)”字樣,具有“重復(fù)”字樣的記錄,就是我們標(biāo)記的多余重復(fù)記錄,稍后需要用戶刪除。

        當(dāng)然,我們還可以使用COUNTIF()函數(shù),在B1單元格中輸入公式:=IF(COUNTIF(A$2:A6,A6)>1,”重復(fù)”,1),再依據(jù)A列記錄個(gè)數(shù)的需要向下拖動(dòng)B1單元格右下角的復(fù)制句柄,同樣可以達(dá)到查找、標(biāo)記重復(fù)記錄的目的,這兩種標(biāo)記方法既簡(jiǎn)單又非常有效。

        三、刪除帶有重復(fù)標(biāo)記的所有記錄

        經(jīng)過(guò)上述處理之后,所有多余的重復(fù)記錄就都被我們標(biāo)記出來(lái)了,接下來(lái)的任務(wù)是把所有帶“重復(fù)”標(biāo)記的記錄刪除。由于手工刪除工作量可能太大,又容易出錯(cuò),所以這里我們啟動(dòng)vba,運(yùn)行如下程序,讓計(jì)算機(jī)對(duì)默認(rèn)工作表sheet1自動(dòng)完成刪除多余記錄的任務(wù)。

        Sheet1刪除重復(fù)記錄程序代碼如下:

        Subrt()

        DimiAsInteger

        Fori=10To1Step-1i初值可以取其它值

        IfApplication.WorksheetFunction.CountIf(

        Cells(i,2),”重復(fù)”)ThenRows(i).Delete

        ‘查找同行B列中等于‘重復(fù)值,找到則刪除該行記錄

        Nexti

        End

        另外,稍加修改上述程序,我們就可以對(duì)同一個(gè)工作簿中其它張工作表(以sheet3為例)中的重復(fù)記錄,進(jìn)行相同的刪除操作。該程序中還考慮到個(gè)別復(fù)雜情況下,用戶有可能對(duì)工作表中若干列都進(jìn)行過(guò)重復(fù)記錄標(biāo)記工作,其中某幾列同時(shí)做過(guò)標(biāo)記才能刪除,這里用戶只需要修改if語(yǔ)句中邏輯表達(dá)式即可完全任務(wù)。至此,工作表中所有多余記錄都被刪除,最后刪除標(biāo)記列B列。

        程序代碼如下:

        Subrt()

        DimiAsInteger

        Fori=10To1Step-1循環(huán)

        IfSheet3.Cells(i,4)=”重復(fù)”AndSheet3.Cells(i,5)=”重復(fù)”ThenSheet3.Rows(i).Delete

        ‘查找sheet3中同行第4列和第5列同時(shí)等于“重復(fù)”字樣,找到則刪除該行記錄

        Nexti

        EndSub

        四、綜述

        利用上述方法,我們把Excel所有重復(fù)數(shù)據(jù)記錄找出并刪除了,問(wèn)題得到解決,該方法省時(shí)省力,安全高效,對(duì)于大型工作表數(shù)據(jù)維護(hù)的意義非常重大。

        參 考 文 獻(xiàn)

        [1]譚浩強(qiáng)等編著.VisualBasic語(yǔ)言教程[M].北京:電子工業(yè)出版社,2000.10

        [2]周維武等編著.計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程(第3版)[M].北京:電子工業(yè)出版社,2008.

        [3]李飛,廖琪梅,何鑫主編.計(jì)算機(jī)應(yīng)用新教程[M].西安:西安電子科技大學(xué)出版社,2004.

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