張娜

摘 要：Word字處理軟件的使用是大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課中的重要內(nèi)容，Word文檔的排版是學(xué)生必需掌握的基本技能。Word長(zhǎng)文檔具有內(nèi)容多、篇幅長(zhǎng)的特點(diǎn)，因此排版工作量較大、相對(duì)較復(fù)雜。如果處理方式不規(guī)范且不遵循相應(yīng)的流程，不僅效率低下、易于返工，甚至?xí)?dǎo)致版面格式的混亂。該文針對(duì)Word長(zhǎng)文檔排版中存在的問(wèn)題及推薦的排版流程進(jìn)行了較詳細(xì)的闡述，旨在使得長(zhǎng)文檔的排版和組織更科學(xué)、更易于管理和改動(dòng)，使文檔結(jié)構(gòu)更清晰，進(jìn)而有效提高排版效率。

關(guān)鍵詞：Word長(zhǎng)文檔 排版 樣式 分節(jié)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）09（a）-0137-02

大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)是面向高校非計(jì)算機(jī)類(lèi)各專(zhuān)業(yè)的第一門(mén)計(jì)算機(jī)公共基礎(chǔ)課程，是培養(yǎng)信息時(shí)代大學(xué)生綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力不可或缺的重要環(huán)節(jié)。Word字處理軟件作為大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課程中的重要章節(jié)，既是大一新生學(xué)習(xí)的第一門(mén)計(jì)算機(jī)軟件，也是學(xué)生今后學(xué)習(xí)工作不可或缺的常用字處理工具。依照教學(xué)大綱，學(xué)生需要掌握Word軟件的使用方法，會(huì)編輯處理文字、圖形、表格和數(shù)據(jù)等文檔對(duì)象，能夠制作出各種內(nèi)容豐富、版式精美的文檔。課堂教學(xué)中，教師大都采用案例教學(xué)法將多個(gè)知識(shí)點(diǎn)融于文檔的制作中，學(xué)生也基本都能達(dá)到教學(xué)要求。然而對(duì)于長(zhǎng)文檔的制作以本科生畢業(yè)論文的排版為例，盡管學(xué)生能夠按照要求編輯完論文的各個(gè)部分，但是最令學(xué)生煩惱的要數(shù)論文格式的排版。

1 長(zhǎng)文檔排版中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整

多數(shù)學(xué)生做文檔時(shí)，總是急于文檔內(nèi)容的錄入。然而對(duì)于長(zhǎng)文檔，內(nèi)容多、章節(jié)也多，如若錄入內(nèi)容的同時(shí)即將各章節(jié)的標(biāo)題編號(hào)一同手動(dòng)錄入，就會(huì)為后續(xù)文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整帶來(lái)不小的麻煩。由于一旦需要修改其中的某個(gè)章節(jié)編號(hào)，就必然會(huì)引起其他編號(hào)的一并修改。例如要?jiǎng)h除第二章，那么原來(lái)的第三章就要改為第二章，同時(shí)章下的小節(jié)編號(hào)也需要修改，依次類(lèi)推。這樣的手動(dòng)操作，不僅增加了工作量而且也易出錯(cuò)。

1.2 參考文獻(xiàn)的順序

長(zhǎng)文檔（例如本科生畢業(yè)論文）的參考文獻(xiàn)動(dòng)輒就有好幾十個(gè)，按照要求文中必需按照對(duì)參考文獻(xiàn)的引用順序逐一標(biāo)出引用序號(hào)。然而在實(shí)際的長(zhǎng)文檔編輯過(guò)程中對(duì)文章內(nèi)容及結(jié)構(gòu)的修改，不可避免的要引起文中參考文獻(xiàn)引用順序的改變，逐個(gè)調(diào)整參考文獻(xiàn)的順序，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

1.3 文字和段落格式的設(shè)置

“樣式”是Word教學(xué)中的一個(gè)重點(diǎn)，然而依舊有很多學(xué)生更習(xí)慣于首先利用“字體、字號(hào)”等命令進(jìn)行文字格式設(shè)置、通過(guò)添加空格達(dá)到首行縮進(jìn)兩字符的效果以及通過(guò)添加回車(chē)符的方法增加段落間距，然后再使用格式刷將格式復(fù)制到其它段落并且反復(fù)重復(fù)著這些操作。然而文檔的完善是個(gè)反復(fù)的過(guò)程，只要后期的文檔修改中發(fā)現(xiàn)某處格式不合理，那么就又得再次借助格式刷去逐一調(diào)整格式，顯然費(fèi)時(shí)又繁瑣。

2 Word長(zhǎng)文檔的排版流程

Word長(zhǎng)文檔制作時(shí)切莫急于對(duì)文字進(jìn)行格式的設(shè)置，而應(yīng)在規(guī)劃好各種設(shè)置（尤其是樣式的設(shè)置）的前提下按照一定的排版流程逐步為文檔進(jìn)行樣式格式的應(yīng)用。

2.1 頁(yè)面設(shè)置

Word文檔具有默認(rèn)的頁(yè)邊距、紙型、紙張方向等頁(yè)面屬性，用戶(hù)則應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要對(duì)頁(yè)面屬性進(jìn)行設(shè)置，否則等文檔做好并排好了版面再發(fā)現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置不合乎要求時(shí)，對(duì)頁(yè)面屬性的修改將會(huì)引起版面格式的大幅度調(diào)整[1]。因此文檔制作中頁(yè)面設(shè)置是首先要明確好了的。

2.2 對(duì)文檔的不同部分進(jìn)行分節(jié)

默認(rèn)方式下Word將整篇文檔視為一“節(jié)”，故對(duì)文檔的頁(yè)面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。然而在長(zhǎng)文檔的制作中，一頁(yè)之內(nèi)或多頁(yè)之間需要采用不同的版面布局，這就需要插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”，然后根據(jù)需要分別設(shè)置每“節(jié)”的格式。以本科生畢業(yè)論文為例，通常需要將封面設(shè)置為第一節(jié)；摘要和目錄設(shè)置為第二節(jié)；正文和參考文獻(xiàn)設(shè)置為第三節(jié)。

2.3 樣式的應(yīng)用

樣式是保存在文檔中的一系列格式的集合，利用樣式能夠快速改變文本的外觀。Word提供有內(nèi)置樣式，“正文”樣式是文檔正文的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都被應(yīng)用了“正文”樣式。如果“正文”樣式不符合實(shí)際需要，則首先要進(jìn)行正文樣式的修改。Word的標(biāo)題樣式通常用于各級(jí)標(biāo)題，與其它樣式不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1～9，一般顯示為3級(jí)[2]。Word樣式中的“標(biāo)題1” 至“標(biāo)題9”通常與我們實(shí)際文檔的標(biāo)題格式的要求不相符，此時(shí)就要對(duì)標(biāo)題樣式進(jìn)行格式修改。此外，Word允許用戶(hù)“新建樣式”，以適應(yīng)更多的實(shí)際應(yīng)用。

2.4 自動(dòng)生成目錄

目錄是文檔中各級(jí)標(biāo)題的列表，目錄的作用在于方便閱讀者快速的定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)也易于了解文章的結(jié)構(gòu)。Word提供了自動(dòng)生成目錄的功能，是根據(jù)文章的章節(jié)標(biāo)題自動(dòng)生成目錄，因此在應(yīng)用自動(dòng)生成目錄功能前務(wù)必確保文檔中的各級(jí)標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（“標(biāo)題1”至“標(biāo)題9”），也可以應(yīng)用包含大綱級(jí)別的樣式或者自定義的樣式。

2.5 頁(yè)眉、頁(yè)腳的設(shè)置

頁(yè)眉、頁(yè)腳不屬于文檔文本內(nèi)容，常常用于顯示標(biāo)題、頁(yè)碼、日期等信息。頁(yè)眉位于文檔頁(yè)面的頂端，頁(yè)腳位于文檔頁(yè)面的底端。Word提供了功能強(qiáng)大的文檔頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置功能，通過(guò)“插入”選項(xiàng)卡下的“頁(yè)眉”、“頁(yè)腳”工具可以快速的插入頁(yè)眉和頁(yè)腳。然而對(duì)于長(zhǎng)文檔，頁(yè)眉頁(yè)腳的添加通常要先將文檔分成幾節(jié)，然后再對(duì)不同的節(jié)分別設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。以本科生畢業(yè)論文為例，第一節(jié)（封面）不需要頁(yè)眉和頁(yè)腳；第二節(jié)（摘要和目錄）不設(shè)頁(yè)眉，頁(yè)腳插入格式為“Ⅰ、Ⅱ”的頁(yè)碼；第三節(jié)（正文和參考文獻(xiàn)）設(shè)置為奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉，頁(yè)腳插入格式為“1、2、…”的頁(yè)碼。奇偶頁(yè)不同頁(yè)眉的設(shè)置，首先要進(jìn)入頁(yè)眉區(qū)，勾選“奇偶頁(yè)不同”并且斷開(kāi)“鏈接到前一條頁(yè)眉”的設(shè)置，然后再分別錄入奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉內(nèi)容和偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉內(nèi)容。不同節(jié)使用格式不同的頁(yè)碼時(shí)，要首先進(jìn)入對(duì)應(yīng)節(jié)的頁(yè)腳區(qū)，斷開(kāi)節(jié)與節(jié)之間的鏈接，而后設(shè)置好頁(yè)碼格式即可插入相應(yīng)格式的頁(yè)碼。

2.6 “多級(jí)符號(hào)”自動(dòng)編號(hào)標(biāo)題

Word長(zhǎng)文檔中，章節(jié)的順序盡可能的采用Word的自動(dòng)編號(hào)，自動(dòng)編號(hào)既能保證編號(hào)數(shù)據(jù)不發(fā)生錯(cuò)誤也能使得章節(jié)順序更改后編號(hào)數(shù)值自動(dòng)的調(diào)整[3]。要自動(dòng)編號(hào)標(biāo)題，首先確保各級(jí)標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（“標(biāo)題1”至“標(biāo)題9”），然后在“多級(jí)列表”中選擇“定義新的多級(jí)列表”。在“定義新多級(jí)列表”對(duì)話框中首先選擇需要修改的級(jí)別，其次設(shè)置編號(hào)的格式，再次選擇每級(jí)別的標(biāo)題鏈接到對(duì)應(yīng)的標(biāo)題樣式。

2.7 尾注法添加參考文獻(xiàn)

參考文獻(xiàn)通常置于文檔的末尾，長(zhǎng)文檔的參考文獻(xiàn)通常有幾十篇，為了達(dá)到插入到正文中的參考文獻(xiàn)的標(biāo)注能夠自動(dòng)排序，可利用Word中插入尾注的功能。首先設(shè)置好尾注格式，然后在正文中引用參考文獻(xiàn)的地方插入尾注。值得注意的是，如果參考文獻(xiàn)之后還有其它內(nèi)容，例如畢業(yè)論文的參考文獻(xiàn)之后要是有致謝部分的話，那么參考文獻(xiàn)與其后的致謝之間要分節(jié)，在“腳注和尾注”對(duì)話框中要“將更改應(yīng)用于”設(shè)置為“本節(jié)”。

3 結(jié)語(yǔ)

編輯長(zhǎng)文檔時(shí)首先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式的設(shè)置和文檔的分節(jié)，它是目錄自動(dòng)生成和設(shè)置不同頁(yè)眉頁(yè)腳的基礎(chǔ)。只有對(duì)Word功能有了較深入的了解，才能夠充分利用Word的各種功能撰寫(xiě)和排版出高質(zhì)量的長(zhǎng)文檔。

參考文獻(xiàn)

[1] 鈔小林.Word長(zhǎng)文檔的排版規(guī)范[J].電子制作，2015（10）：273.

[2] 劉金標(biāo).對(duì)Word長(zhǎng)文檔排版的教學(xué)實(shí)踐[J].福建電腦，2008（10）：213-214.

[3] 萬(wàn)德年.Word長(zhǎng)文檔框架結(jié)構(gòu)的編排技巧[J].辦公自動(dòng)化，2011（6）：53-55.