周璐

摘要：《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》印發(fā)后，檔案工作的重要性被越來越多的關注和認同。在欠發(fā)達的青藏高原，青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案工作者也如沐春風。新形勢下檔案工作的重要程度不言而喻，而如何將檔案工作做實、做細、創(chuàng)新檔案工作、深挖檔案資源，為單位的高效運行和資源共享提供服務也成為需要深度思考和亟待解決的課題。筆者結合自身工作實際，就青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案管理工作進行回顧和解剖，就存在的一些問題進行探討和分析，并提出今后將檔案信息資源如何科學管理和優(yōu)化利用的新思路。

關鍵詞：監(jiān)獄檔案；管理利用

一、青海省監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀

（一）青海省監(jiān)獄系統(tǒng)歷史沿革

監(jiān)獄是依照法律對罪犯實施懲罰與改造的機關。青海的監(jiān)獄事業(yè)起步于1951年，嚴格執(zhí)行中央關于向邊遠地區(qū)移民屯墾的決策和“穩(wěn)步地分期分批向地廣人稀地區(qū)轉移”的精神，承接了全國大部分調入罪犯，截至到1985年年底，青海累計收押全國調犯164612名，占總押犯的72.5%，并多以反革命犯和舊社會渣滓居多。調入罪犯促進了本省經(jīng)濟生產(chǎn)的繁榮，在特殊的歷史時期，對鞏固人民民主政權，保衛(wèi)社會主義革命和建設作出了巨大貢獻。截至到1985年年底，勞改系統(tǒng)共有勞改支隊級單位20個，其中工廠5個，農(nóng)場11各，公司和醫(yī)院共4個。至今，青海的監(jiān)獄系統(tǒng)在64年來歷經(jīng)由小到大，由膨脹到收縮，由動蕩到相對穩(wěn)定的演變，現(xiàn)已成為青海省直機關中管理人員和類別最多、業(yè)務涉及的行業(yè)和部門最廣的單位，現(xiàn)轄14個縣級單位，其中有押犯監(jiān)獄8所，為維護社會和諧穩(wěn)定，預防和減少犯罪，保障社會長治久安，促進全省政治、經(jīng)濟、社會發(fā)展做出了積極的貢獻。

（二）監(jiān)獄發(fā)展背景下的檔案管理工作情況

從20世紀50年代至今，青海監(jiān)獄系統(tǒng)都沒有屬于自己的檔案館，也沒有嚴格意義上的科學管檔和依法治檔。在檔案事業(yè)的發(fā)展的良好機遇期，在各項條件都趨于成熟的情況下，監(jiān)獄局黨委高瞻遠矚，決定建立青海省監(jiān)獄局檔案館，于2014年抽調全省監(jiān)獄系統(tǒng)的優(yōu)秀檔案工作者投入到大量的檔案整理工作中。由于檔案數(shù)量多、涉及的部門類別多、內容的領域分布廣、時間跨度長，此次檔案的統(tǒng)一整理工作呈現(xiàn)數(shù)量多、時間緊、任務重的特點。

二、青海監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作目前呈現(xiàn)的主要問題

（一）檔案數(shù)量多、分類亂、內容雜

監(jiān)獄系統(tǒng)較之其他機關事業(yè)單位有其特殊性。押犯多、干警多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量就多；部門多、類別雜，檔案的分類和層次就多；各押犯單位分布跨越青海省行政區(qū)域的一半以上，交通的制約使各單位自成一體，自行保管的檔案也有不同的分類方法和層次，并且內容涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、建筑業(yè)、監(jiān)管改造、警務、人事等，種類繁雜。

（二）檔案資源流失嚴重

1. 歸檔和保管環(huán)節(jié)的不嚴謹造成檔案資源流失嚴重。由于檔案工作人員大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)學習，歸檔比較隨意，加之缺少有力的制度規(guī)范，有些具有保存價值和涉及個體利益的文件材料沒有做到應歸盡歸，也沒有進行科學嚴謹?shù)谋４婀ぷ?，造成檔案資源的流失。加之依法治檔的觀念薄弱，有的文件在登記和查閱等過程中甚至遭到人為破壞。

2. 自然災害也使檔案的保存延續(xù)雪上加霜。青海歷史上發(fā)生過的地震、火災、鼠疫等自然災害也使部分檔案損毀嚴重，有的丟失，有的化為灰燼。

三、產(chǎn)生檔案工作矛盾和問題的原因分析

1. 監(jiān)獄布局調整給檔案整理工作造成了極大的困難。在特殊的歷史時期里，青海監(jiān)獄系統(tǒng)承擔了全國一大部分勞動改造的服刑人員，由于各押犯區(qū)域地盤分散、人數(shù)眾多造成青海監(jiān)獄系統(tǒng)的部門多，類別雜、職能散的特點。各部門的登記整理方法也不一致，層次繁瑣、或者分類不科學，檔案整理質量也不盡如人意。隨著監(jiān)獄系統(tǒng)的布局調整和改革，分布在全省的監(jiān)獄、農(nóng)場幾經(jīng)裁撤和合并，人員更迭，在檔案的完善、整理和移交過程中為了完成任務重數(shù)量、輕質量，匆匆?guī)н^、草草了事，給后期的整理工作帶來極大的不便。在老一代監(jiān)獄人在戈壁荒灘艱苦創(chuàng)業(yè)的時期，檔案的保管條件極差，最終導致檔案的潮濕、霉變、蟲蛀、碳化、破損等情況較多，給檔案的修復和數(shù)字化處理帶來極大的困擾。

2. 監(jiān)獄的職責和工作重心使檔案工作的重視度缺失。監(jiān)獄是國家的刑罰執(zhí)行機關，承擔的是改造和懲罰罪犯的職責。在監(jiān)獄，一切工作以教育改造為主，安全穩(wěn)定大于天。所以，在歷任領導和一代代監(jiān)獄干警對檔案工作的認識都存在一定的誤區(qū)，認為檔案工作只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付對外調查檔就行，并沒有多大的重要性。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，這是無法適應檔案管理要求的。

3. 檔案工作管理力量薄弱，手段陳舊單一。大部分檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務培訓，在檔案的收集、登記和管理歸檔等程序中本來就存在不嚴謹?shù)那闆r，加之單位應該給予檔案工作的重視程度也很低，沒有完善的配套硬件設施和創(chuàng)新的技術支持，沒有業(yè)務培訓和指導等等，導致檔案工作人員業(yè)務能力和水平的提升無法得到有效保障，在檔案工作中表現(xiàn)為技能水平不高、業(yè)務素質欠缺，科學和依法治檔的理念淡薄。

四、如何高效管理和利用檔案資源的對策

（一）科學管理

1. 規(guī)范收集、立卷歸檔、鑒定、登記制度

文件收集是檔案工作第一個環(huán)節(jié)，收集不到位，今后無法彌補，所以在第一個環(huán)節(jié)就要把工作做扎實，以往有多少文件就歸多少文件，而不主動徹底收集的是一種不負責任的表現(xiàn)。對由于主觀因紊造成的歸檔不齊全、不完整，建議建立檔案人員工作目標責任制，對立卷單位實行包干管理，對有保存價值的檔案要做到應收盡收、應歸盡歸，要嚴格執(zhí)行單位編制的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案規(guī)定。嚴格按照國家檔案局8、9、10號令確定歸檔文件材料的保管期限，由于鑒定標準不易統(tǒng)一，應選擇一名精通業(yè)務、經(jīng)驗豐富的檔案人員專門負責這項工作，嚴格把關，對不應歸檔的堅決剔除。改進優(yōu)化設計“查借閱（檔案）登記表”，保證檔案利用統(tǒng)計的便捷、準確。

2. 推動紙質文件與電子文件雙軌制管理

檔案是人類使用各種記錄工具載錄的信息，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存起來的歷史記錄，它是原稿第一手材料，是一種文獻。紙質檔案直觀，信息存貯量小，共享性差，不便于查閱，電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，電子文件正在逐步取代以紙質為介質的文件。紙質文件與電子文件雙軌制管理即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。鑒于紙質檔案與電子檔案各自的特點，結合目前檔案管理的實際情況，在未來一時期內電子檔案還不能完全替代紙質檔案，紙質檔案要逐漸向電子檔案過度，這是一種必然的發(fā)展趨勢，紙質文件與電子文件特點各異，配套管理可揚長避短，優(yōu)勢互補。因而目前只有做好紙質檔案與電子檔案的共同管理——雙軌制管理，才能更好地迎接無紙化時代的到來，實現(xiàn)最為理想的檔案管理。

3. 提高檔案意識，增強重視程度

從眾多單位檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)單位對檔案工作認識不清，重視不夠，不管是從單位領導還是干部職工，都沒能引起足夠的重視，甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這嚴重阻礙了檔案工作的發(fā)展。單位各級領導要統(tǒng)一思想，提高認識，對檔案工作的地位作用作出新的定位，進一步增強做好新形勢下檔案工作的緊迫感和責任感，在檔案制度化、規(guī)范化建設上給予最大程度的資金和技術支持，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面，取得檔案管理的新突破。

4. 加強檔案工作人員業(yè)務素質水平

檔案管理工作水平的高低是決定單位發(fā)展的重要基礎，更好的管理檔案，人員的因素必不可少。檔案管理工作是一個系統(tǒng)性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業(yè)人員的要求也較高。必須明確好、制度化規(guī)范檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設。其次，應不斷開展業(yè)務能力培訓與實踐性的培訓活動與交流，扎實檔案管理的理論基礎和實踐經(jīng)驗，增強崗位責任感和依法治檔的法律意識，進一步提升管理經(jīng)驗，確保檔案工作隊伍的整體水平。

（二）優(yōu)化利用

1. 推進檔案信息化、數(shù)字化建設，共享信息資源

長期以來，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，人們習慣于手工檢索，沿用傳統(tǒng)的分類管理方法，缺乏信息意識和創(chuàng)新精神，信息化管理意識不強，管理方式單一。檔案材料形成時間跨度長，要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息，僅靠人工檢索和調閱，耗時費力，效率低下，長期頻繁的查閱和磨損也不利于檔案的保存，這就需要實行數(shù)字化、信息化管理。事實上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在檔案管理工作中，應將現(xiàn)代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網(wǎng)絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在檔案數(shù)字化和信息化的進程中，一是要明確任務、分清主次，根據(jù)當前需要和工作實際確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先次序。二是嚴格程序，掌握標準，把好質量關，基本的要求就是要忠實于檔案原件，根據(jù)檔案信息不同的轉化要求，檔案信息的內容在經(jīng)過數(shù)字化后，盡最大可能減少檔案信息的錯、漏、增、假現(xiàn)象的發(fā)生。為此必須有相應的手段和方法，規(guī)范的制度和措施，嚴格的工作程序和步驟。三是必須跟進設施設備的配套，改善檔案信息化建設的基礎條件，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡和平臺，實現(xiàn)快速高效的資料搜索和排查，開展遠程利用服務，實現(xiàn)資源快捷共享。如，罪犯檔案的信息化平臺建設可快速實現(xiàn)罪犯的信息采集，與公、檢、法等部門產(chǎn)生良好互動和資源共享，提高執(zhí)法辦案和行政管理效能。四是提高信息安全意識，提高檔案信息化管理與利用水平。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內容的檔案必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生，要不斷進行信息的安全備份和防護。

2. 深挖檔案的文化建設作用

大家普遍認為檔案管理主要就是材料保管和提供查閱咨詢服務，很少去思考其潛在的價值。檔案是珍貴的歷史文獻，放置于單位中，檔案是記錄歷史，傳承文化的重要載體。64年來，兩代監(jiān)獄人在黨和國家的號召下，墾荒開渠，填土埋沙，建良田萬頃于亙古荒漠之上，將一批批罪犯改造成守法公民，披荊斬棘，風餐露宿，為青海的經(jīng)濟建設開路拓基，為打擊犯罪，減少犯罪，維護社會的團結穩(wěn)定做出了不可磨滅的功績，在老少相繼的改造工作中堅守著忠于黨、忠于祖國、忠于人民、忠于法律的職業(yè)信念和特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能團結、特別能忍耐、特別能奉獻的老高原精神和職業(yè)品格。要將這些輝煌的歷史和優(yōu)秀的職業(yè)操守根植在每一個監(jiān)獄工作者的心中，就要充分利用檔案資源，實現(xiàn)檔案“源文化”的價值。可以對檔案進行篩選、加工和編纂，把檔案“原料”轉化為各種形式的文化“產(chǎn)品”，通過將檔案整理出版、舉辦檔案陳列展覽、檔案史料的交流會、研討會等手段激活歷史，讓沉寂的檔案發(fā)揮教育作用，讓“死檔案”變成“活資源”，在潛移默化中推動廣大干警見證和銘記歷史，秉承監(jiān)獄事業(yè)的文化精神。

參考文獻：

[1]劉愛民.文書檔案整理的要點[J].檔案時空，2014（08）.

[2]田宏.探索新形勢下檔案利用服務的新途徑、新機制[J].黑龍江檔案，2012（04）.

[3]何擁軍，鐘威.搭建檔案數(shù)字化與檔案修復“快速通道”[J].中國檔案，2015（03）.

[4]賈文麗，田靜萍，王琪.檔案管理失范對檔案統(tǒng)計工作的影響及對策研究[J].云南檔案，2013（12）.

[5]賈利巖.電子檔案與紙質檔案管理的并存與互動[J].山西檔案，2009（z1）.

[6]祁建中.檔案信息化建設進程中的問題對策分析[J].青海檔案，2014（03）.

（作者單位：青海省安全生產(chǎn)科學技術中心）