程虹

摘要：本文闡述了如何正確處理檔案利用與保密的關(guān)系，從做好檔案保管的保密措施、加強(qiáng)利用監(jiān)督、增強(qiáng)檔案人員的保密意識(shí)、加強(qiáng)保密技術(shù)防范和管理等四個(gè)方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案利用 保密措施 監(jiān)督力度 技術(shù)防范

保密工作是檔案管理和利用的重中之重，同時(shí)也是保證檔案安全的重要手段。所謂檔案，就是指各機(jī)關(guān)單位在其社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為一種歷史記錄保存下來(lái)的文字、圖片、聲音、視頻等文件，具有一定的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。在新時(shí)期，機(jī)關(guān)單位要想充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和效能，使其更好地為本機(jī)關(guān)建設(shè)服務(wù)，同時(shí)確保不發(fā)生失泄密問題，就必須正確認(rèn)識(shí)和處理檔案利用與保密之間的關(guān)系。一方面，檔案部門可以加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化保密意識(shí)和管理意識(shí)，積極做好檔案保密工作；另一方面，檔案部門還可以充分運(yùn)用各種有效手段進(jìn)行檔案管理，并逐步建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制。

1 做好檔案工作的保密措施

1.1 制定和完善檔案保密制度，進(jìn)一步加強(qiáng)涉密要害部門的管理

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，本單位檔案管理部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，建立健全檔案保密制度，制定一些切實(shí)可行的檔案管理制度，如《檔案保密工作制度》、《檔案保密人員職責(zé)》、《檔案資料查借閱制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》等。要想保證檔案保密工作的順利開展，管理部門應(yīng)該對(duì)檔案的傳閱、使用、歸檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的管理，定期和不定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改措施。同時(shí)加大對(duì)涉密要害部門，如檔案室、資料室、機(jī)要室等的管理，避免檔案泄密事件的出現(xiàn)，保證檔案的安全與完整。

1.2 提高保密法制建設(shè)，為檔案保密工作提供有力的法律依據(jù)

國(guó)家應(yīng)該積極出臺(tái)有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，使檔案管理部門在檔案保密工作中有章可循，有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)檔案保密的規(guī)范化、制度化、合理化。2014年3月1日，我國(guó)頒布了《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》。因此，新形勢(shì)下，單位檔案管理部門可以將此條例作為其檔案保密工作的方針政策，并積極與本單位現(xiàn)有的保密制度結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)高效化管理。

1.3 加強(qiáng)檔案的設(shè)施設(shè)備管理是保密工作的重點(diǎn)

設(shè)置檔案庫(kù)房、閱覽室和檔案員辦公室，實(shí)行三室分開；用房相對(duì)集中，不宜設(shè)在樓房的高、低層，以利于檔案安全管理和防潮、防漏；安裝密集架的檔案庫(kù)房，地面活荷載不應(yīng)小于12kN/m2（1kg相當(dāng)于9.8N），并有鐵門鐵窗；應(yīng)配備密集柜、鐵皮柜、防磁柜，配備防火防盜報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材、除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、溫濕度記錄儀，計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)施設(shè)備。因此，管理部門必須科學(xué)管理檔案庫(kù)房的軟硬件設(shè)施，并定期進(jìn)行設(shè)備維修與保養(yǎng)。

2 加強(qiáng)檔案工作的利用監(jiān)督

2.1 管理措施到位

要想保證檔案保密工作落實(shí)到位，管理部門就必須在日常工作中狠抓管理和服務(wù)，以保證檔案保密工作的順利進(jìn)行。一是對(duì)于涉密檔案文件資料應(yīng)該采取集中式管理，并單獨(dú)立卷歸檔，不得將此類資料與一般的內(nèi)部文件資料存放在一起。同時(shí)，檔案管理人員必須強(qiáng)化其保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，盡可能地減少檔案泄密事件的發(fā)生；二是嚴(yán)格審批那些對(duì)外提供的檔案文件資料，同時(shí)要做好外借資料登記工作，明確外借時(shí)間、數(shù)目、期限等。需注意的是，標(biāo)注密級(jí)的案卷不得外借。此外，涉密檔案的查閱必須在檔案保密法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得隨意擴(kuò)大知悉范圍，不得擅自借閱、復(fù)制、摘抄涉密檔案資料；三是嚴(yán)格控制和管理定點(diǎn)復(fù)制國(guó)家秘密載體的單位。定點(diǎn)單位必須在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下進(jìn)行涉密檔案復(fù)印工作。同時(shí)，復(fù)印件視同原件管理，嚴(yán)禁各種違規(guī)行為。

2.2 把握和處理好制度與措施的關(guān)系

為規(guī)范檔案保密工作，保證檔案資料的安全，管理部門必須堅(jiān)持從本單位實(shí)際出發(fā)，制定一套系統(tǒng)完善的檔案保密管理制度，并將各項(xiàng)措施落到實(shí)處。制度與措施是相互影響、相互作用的關(guān)系。如果管理者只是制定了一系列管理措施，而沒有相應(yīng)的制度保障，則這些措施就無(wú)法順利執(zhí)行。同樣地，如果只有制度，沒有措施，則管理者在執(zhí)行時(shí)無(wú)據(jù)可依，該制度又無(wú)法落到實(shí)處。因此，檔案管理部門應(yīng)該統(tǒng)一思想，認(rèn)真處理好制度與措施之間的關(guān)系，建立健全檔案借閱制度、檔案外借制度、檔案復(fù)印制度等，保證各項(xiàng)管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。此外，為保證檔案收發(fā)、分送、傳遞、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的安全性，檔案管理部門應(yīng)該制定相應(yīng)的針對(duì)性措施，并定期檢查該制度的執(zhí)行情況。

2.3 檔案在利用過(guò)程中嚴(yán)格監(jiān)督力度

在檔案利用過(guò)程中，管理部門同樣不能放松警惕，應(yīng)該根據(jù)利用對(duì)象的特點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。一些有條件的檔案館室可以安裝攝像監(jiān)視器，以便隨時(shí)了解和掌握檔案室內(nèi)情況。一旦發(fā)現(xiàn)隨意涂改和撕毀檔案資料者，應(yīng)予以批評(píng)教育。在檔案利用監(jiān)督過(guò)程中，管理人員應(yīng)堅(jiān)持“三勤”原則，即嘴勤、眼勤、手勤。嘴勤就是指管理人員應(yīng)該做好檔案保密宣傳工作，及時(shí)與檔案利用者進(jìn)行溝通與交流，以準(zhǔn)確把握其利用動(dòng)機(jī)。眼勤就是指檔案管理者要具備敏銳的觀察力，有效地控制和掌握整個(gè)檔案利用環(huán)節(jié)。手勤即檔案管理者要善于分析利用者的情況，并定期檢查案卷利用和損壞情況，并做好檔案利用登記工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

2.4 提高檔案人員的職責(zé)和素養(yǎng)

首先，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行其管理職責(zé)，切實(shí)維護(hù)檔案資料的完整性與安全性，這既是檔案管理工作的必然要求，也是檔案保密的重要舉措。具體而言，檔案保管工作的任務(wù)為檔案不丟、不壞、不亂。

其次，檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德。作為檔案工作者，要熱愛檔案工作，一方面要嚴(yán)格要求自我，淡泊名利，甘于奉獻(xiàn)，認(rèn)真做好細(xì)節(jié)管理，不斷提高其管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，管理人員應(yīng)該積極進(jìn)行管理體制創(chuàng)新，及時(shí)改進(jìn)工作方法和思路，推動(dòng)檔案保密管理領(lǐng)域取得新突破。

最后，檔案人員應(yīng)該具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)該擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。只有如此，檔案管理人員才能更好地?fù)?dān)任這份工作，不斷取得新成績(jī)。檔案作為一種特殊的歷史記錄，具有極高的價(jià)值。因此，管理者必須樹立科學(xué)的檔案管理觀，及時(shí)了解和掌握外界相關(guān)信息，才能做好檔案管理工作，防止檔案泄密事件的發(fā)生。

3 加大保密法制宣傳力度，增強(qiáng)檔案人員的保密意識(shí)

機(jī)關(guān)單位應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的保密法制意識(shí)， 保證各項(xiàng)管理工作的順利開展。當(dāng)前，檔案管理部門必須要充分認(rèn)識(shí)到保密工作的復(fù)雜性和艱巨性，以便有的放矢，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有針對(duì)性地開展檔案管理工作，提升其管理效率和質(zhì)量。

一是強(qiáng)化檔案工作人員的保密意識(shí)和安全意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)和教育力度，使其更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案保密工作要求，提高其工作水平。

二是使工作人員從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性和必要性，積極開展檔案保密法紀(jì)教育，提高其保密法紀(jì)觀念。通過(guò)保密法制教育宣傳，管理者不僅要懂得如何依法保守檔案秘密，還要了解檔案行為違紀(jì)違法處罰條例。

三是建立健全相關(guān)檔案保密宣傳機(jī)制，建立網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)督平臺(tái)，方便內(nèi)部工作人員進(jìn)行溝通與交流。

4 加強(qiáng)保密技術(shù)防范和管理

隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提升，各檔案管理部門開始廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案保密工作，并建立起了相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密管理機(jī)制。在具體實(shí)施過(guò)程中，管理者必須將那些涉密網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，以防范檔案泄密事件的發(fā)生。此外，檔案管理部門還應(yīng)該逐步完善相關(guān)涉密網(wǎng)絡(luò)管理制度，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督與管理，做好基礎(chǔ)防范設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)涉密網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)防范能力；抓好互聯(lián)網(wǎng)上的防泄密工作，堅(jiān)持“誰(shuí)上網(wǎng)誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密。

檔案人員肩負(fù)著檔案管理與保密工作的重任，必須從思想上重視起來(lái)，盡可能地防止檔案泄密。正確認(rèn)識(shí)和處理檔案利用和保密間的關(guān)系問題，是新時(shí)期開展檔案利用工作需要認(rèn)真對(duì)待和解決的問題。檔案只有被合理利用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，我們必須始終將檔案安全工作放在檔案工作的首位，時(shí)刻警惕所保管的檔案資料信息不外傳。確保檔案齊全完整安全，這不僅是一項(xiàng)日常的基礎(chǔ)工作，更是確保單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

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