張健

摘要：在明確電子檔案長期保存中可用性內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，論文分析了包括物理設(shè)備風(fēng)險、系統(tǒng)軟件風(fēng)險和應(yīng)用程序風(fēng)險等三種可用性風(fēng)險，提出電子檔案復(fù)制、選用自主操作系統(tǒng)、確定格式標(biāo)準(zhǔn)三項應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案信息安全可用性

以信息技術(shù)為依托的電子檔案在長期保存過程中，如何確保以可用性為基礎(chǔ)的信息安全，是近年來檔案界討論的熱點和難點問題。由于電子檔案本質(zhì)上是數(shù)字信息，具有信息非直讀性、信息與載體可分離性、信息易變性、設(shè)備依賴性等特點，使電子檔案長期保存中可用性（以下簡稱電子檔案可用性）保障與傳統(tǒng)載體檔案相比存在很大的不同。

一、電子檔案可用性的內(nèi)涵

根據(jù)國家檔案局《電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）》，電子檔案是“具有參考和利用價值并歸檔保存的電子文件”，因此可以認(rèn)為電子檔案是歸檔后長期保存的電子文件，針對電子文件長期保存的研究結(jié)論可以被認(rèn)為適用于電子檔案。

不同國家、國際組織均對電子文件長期保存進行了全面系統(tǒng)的研究，其中對電子文件長期保存中可用性的認(rèn)識主要有：

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的《ISO 15489-1信息與文件-文件管理-第1部分：通則》中認(rèn)為：可用性就是文件應(yīng)該是可被查找、可被檢索、可被顯示及可被說明。

國際檔案理事會頒布的《電子文件檔案工作者業(yè)務(wù)指南》中認(rèn)為：可用性是指利用計算機技術(shù)，如硬件與軟件，可以查找、定位到所需的文件，并可將文件轉(zhuǎn)換成人可直讀的形式，如屏幕上的文字。如果無法達成該要求，那么即使文件具有真實性和齊全性，文件內(nèi)容仍然不可能被理解，即不能被利用。

國家檔案局在《電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）》中認(rèn)為：電子檔案的可用性是電子檔案可以被定位、檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。

本文認(rèn)為電子檔案的可用性在于構(gòu)成電子檔案內(nèi)容的信息經(jīng)過計算機等技術(shù)設(shè)備的硬件和軟件處理，能夠從載體上被提取并呈現(xiàn)，人們能夠通過視覺（聽覺等）方式理解其含義。

從電子檔案可用性的概念中可以明顯看出，確?？捎眯允请娮訖n案實現(xiàn)其他長期保存要求的前提和基礎(chǔ)。如果電子檔案不可用，即無法最終呈現(xiàn)給人們并被理解，那么諸如真實性、完整性、可靠性、及時性等就根本無從談起，電子檔案的長期保存也就失去了意義。

二、電子檔案可用性的風(fēng)險分析

在長期的保存過程中，存在多種風(fēng)險因素可能對電子檔案的可用性造成損害，這些風(fēng)險因素既可以來自于自然環(huán)境，如洪水、地震、火災(zāi)等；也可能是人為的過失或蓄意，如管道泄漏、斷電、盜竊、縱火、打砸等；以及電子檔案所依存的信息技術(shù)的發(fā)展與淘汰等。本文從上述風(fēng)險因素作用的對象角度入手分析，將影響電子檔案長期保存中可用性的有關(guān)風(fēng)險劃分為三個層次的不同風(fēng)險：物理設(shè)備風(fēng)險、系統(tǒng)軟件風(fēng)險和應(yīng)用程序風(fēng)險。

（一）物理設(shè)備風(fēng)險

構(gòu)成電子檔案內(nèi)容信息的“0”與“1”以某種物理方式記錄在載體上，通過相應(yīng)的讀取設(shè)備從載體上被讀取。根據(jù)載體的不同，信息的記錄方式也不同。目前常用的電子檔案載體為光盤、硬盤、磁帶等。光盤以凹坑的方式將信息記錄在光盤的記錄層上；讀取信息時，通過伺服電機的驅(qū)動，激光頭將激光投射到光盤上，通過接收到反射光的變化讀取信息。磁盤、磁帶等磁性載體將信息以磁信號的方式記錄在盤片或帶基的磁性涂層上；讀取信息時，通過伺服電機的驅(qū)動，磁頭掠過磁性涂層，通過感知磁信號的變化讀取信息。

通過上述描述可以看出，電子檔案內(nèi)容信息的讀取，需要載體與讀取設(shè)備的良好配合，這其中涉及光、電、磁等復(fù)雜而精密的物理操作。如果載體或讀取設(shè)備的物理狀態(tài)發(fā)生了變化，則極有可能造成信息無法正常讀取。例如載體的物理變形、磁性涂層消磁、光盤表面污損、供電失效等。造成物理狀態(tài)變化的原因有很多，如撞擊、摩擦、電壓不穩(wěn)、外界磁場等，大多可以通過技術(shù)手段減輕或避免；但隨著時間推移或使用次數(shù)增加，物理設(shè)備老化（壽命終止）則不可避免，這也是物理設(shè)備面臨的最大風(fēng)險。

（二）系統(tǒng)軟件風(fēng)險

由于當(dāng)前常用的光盤、硬盤、磁帶等載體容量較大，因此單一的載體就可以存儲很多電子檔案。從操作系統(tǒng)的層面看，這些電子檔案是以計算機數(shù)據(jù)文件（以下簡稱數(shù)據(jù)文件）的形式保存在載體上的。在具體對數(shù)據(jù)文件進行管理時，需要設(shè)計一定的規(guī)則來區(qū)分和處理載體上不同的數(shù)據(jù)文件，這就是操作系統(tǒng)使用的“文件系統(tǒng)”。以最常用的Windows操作系統(tǒng)為例，其在硬盤上常用的是NTFS、FAT32文件系統(tǒng)，如圖1所示。

由于載體上的文件系統(tǒng)是一種數(shù)據(jù)文件的存儲與管理方式，因此具有一定的操作系統(tǒng)獨立性，即某一種文件系統(tǒng)可能被不同的操作系統(tǒng)識別并使用。但這并不表明某個具體的文件系統(tǒng)能夠被所有操作系統(tǒng)識別并使用。對于操作系統(tǒng)不支持的文件系統(tǒng)，則在該載體上將表現(xiàn)為一片空白，無法看到（讀取到）任何信息。由于光盤、硬盤和磁帶使用的文件系統(tǒng)存在很大差別，如果未能正確地配置和使用操作系統(tǒng)，那么很有可能在嘗試讀取時遇到困難。

（三）應(yīng)用程序風(fēng)險

操作系統(tǒng)以數(shù)據(jù)文件的方式讀取電子檔案內(nèi)容信息后，將其交給某個具體的應(yīng)用程序，如Word程序，進行顯示和編輯。不同的數(shù)據(jù)文件以文件名中的擴展名進行類型（格式）區(qū)分，如“.DOC”為Word程序?qū)Ｓ玫臄?shù)據(jù)文件。電子檔案使用不同的應(yīng)用程序處理，將保存為不同格式（擴展名）的數(shù)據(jù)文件。

一般而言，較為復(fù)雜格式的數(shù)據(jù)文件（.TXT這種簡單格式的除外）都存在與編輯處理該類數(shù)據(jù)文件的應(yīng)用程序的對應(yīng)關(guān)系。由于常用的應(yīng)用程序大多由專業(yè)軟件公司研制開發(fā)并進行升級維護，出于商業(yè)利益考慮，軟件公司不會將應(yīng)用程序的源代碼公開，因而一旦軟件公司破產(chǎn)倒閉甚至主要開發(fā)人員離職，使應(yīng)用程序?qū)⒌貌坏秸５木S護升級，進而影響到該程序?qū)Ｓ酶袷綌?shù)據(jù)文件的處理。

另外還有一種與格式相關(guān)的風(fēng)險，即電子檔案的內(nèi)容被加密或壓縮。被加密或被壓縮的電子檔案內(nèi)容已經(jīng)變成了普通應(yīng)用程序（如Word程序）無法直接打開顯示的亂碼數(shù)據(jù)文件。如果解密軟件（包括密鑰丟失）或解壓縮軟件無法正常解密或解壓縮電子檔案，則該電子檔案將無法被還原而成為“死檔案”。

三、電子檔案可用性保障策略

電子檔案存在的可用性風(fēng)險應(yīng)當(dāng)引起檔案工作者的高度重視。針對上述風(fēng)險，本文認(rèn)為可以綜合采用以下幾種技術(shù)方法進行應(yīng)對：

（一）電子檔案復(fù)制

針對電子檔案可用性面臨的物理設(shè)備風(fēng)險和系統(tǒng)軟件風(fēng)險，最好的應(yīng)對措施是進行電子檔案復(fù)制。

電子檔案的載體及讀取設(shè)備本身存在物理壽命及技術(shù)壽命。物理壽命指的是載體及讀取設(shè)備的性能隨著時間的推移和使用次數(shù)的增加不斷衰減直至完全終結(jié)；技術(shù)壽命指的是新技術(shù)載體和讀取設(shè)備出現(xiàn)后，老的載體及讀取設(shè)備被技術(shù)淘汰。由于信息技術(shù)發(fā)展速度非?？欤鄶?shù)情況下載體及讀取設(shè)備的技術(shù)壽命短于物理壽命。由于電子檔案的載體及讀取設(shè)備屬于復(fù)雜精密的光、電、磁設(shè)備，其維護保養(yǎng)的復(fù)雜度和難度遠遠大于傳統(tǒng)檔案載體（如紙張），加之技術(shù)壽命短，因此制造能長期（幾十年甚至數(shù)百年）使用的電子檔案載體及讀取設(shè)備的難度極大。

但應(yīng)當(dāng)看到，電子檔案的數(shù)字信息特征使其具備信息與載體的可分離性，即信息不再依賴于載體，進而電子檔案的真實性、完整性、原始性等維護措施與傳統(tǒng)檔案依靠維護載體的原始性達成同樣目標(biāo)的方法有了很大的區(qū)別。在可控的環(huán)境下依照嚴(yán)格的程序，適時將電子檔案從原有載體上復(fù)制到新的載體上，可以規(guī)避載體及讀取設(shè)備的壽命風(fēng)險。

（二）選用自主操作系統(tǒng)

由于文件系統(tǒng)風(fēng)險與所使用的操作系統(tǒng)密切相關(guān)，因此最佳應(yīng)對方案是能夠研發(fā)設(shè)計并使用自主操作系統(tǒng)。

盡管國外商業(yè)化的操作系統(tǒng)如Windows的新版本在很多功能上具有向前兼容的能力，如對文件系統(tǒng)的處理上，最新的Windows10也能正確讀取Win？ dowsXP甚至更早的Windows98、Windows3.1等版本所使用的“古老”的FAT/FAT32文件系統(tǒng)中保存的數(shù)據(jù)。但由于Windows的版權(quán)以及內(nèi)部核心代碼均由國外公司掌握，因此不排除今后的某一天未來的Win？ dows的新版本將不再支持FAT/FAT32文件系統(tǒng)，從而導(dǎo)致使用Windows新版本時無法讀取保存在硬盤上FAT/FAT32文件系統(tǒng)中的電子檔案。

自主研發(fā)全新的或改進開源的操作系統(tǒng)可以確保針對所需要文件系統(tǒng)（如FAT/FAT32）的正確讀取。具體方法可以將其中針對不同文件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件讀取功能以模塊化方式掛接在操作系統(tǒng)中。針對用戶實際使用的載體情況，由操作系統(tǒng)自動判斷其文件系統(tǒng)，調(diào)用相應(yīng)的讀取模塊讀取電子檔案；或者由用戶手工選擇操作。FAT/FAT32等文件系統(tǒng)的技術(shù)細節(jié)已經(jīng)不再是秘密，因此該方案的實施具有很強的可行性。

（三）確定格式標(biāo)準(zhǔn)

針對用于打開、顯示（播放）電子檔案的應(yīng)用程序風(fēng)險，當(dāng)前國內(nèi)外檔案界比較認(rèn)可的解決方法是將電子檔案以某種不會過時（即現(xiàn)在和將來的應(yīng)用程序都能打開）的數(shù)據(jù)文件格式保存。

國家檔案局制定頒布的《DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求》正是應(yīng)對這一問題的解決方案。該標(biāo)準(zhǔn)中明確列出了對數(shù)據(jù)文件格式的要求，即格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性等共11項具體的要求。但該標(biāo)準(zhǔn)并未給出哪些計算機數(shù)據(jù)文件格式符合上述11項要求，即未推薦具體的數(shù)據(jù)文件格式用于電子檔案的長期保存。

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布的《ISO 19005-1：2005文件管理-電子文件長期保存文件格式-第一部分：使用PDF 1.4 （PDF/A-1）》以及后續(xù)PDF/A-2和PDF/A-3構(gòu)成的完整PDF/A已經(jīng)被眾多國際組織及國家所接受。PDF/A相對于其他格式標(biāo)準(zhǔn)具有以下優(yōu)勢：首先完全符合DA/T47-2009；其次作為ISO標(biāo)準(zhǔn)，其技術(shù)支持和維護具有可靠保障；再次采用這一國際標(biāo)準(zhǔn)將有利于我國檔案工作對外交流合作。

對于多媒體類（如音頻、視頻等）的電子檔案，目前尚無國際或國內(nèi)的正式數(shù)據(jù)文件格式標(biāo)準(zhǔn)，但若干技術(shù)組織或企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)基本上成為了事實上的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。國內(nèi)檔案界亟須盡快形成自己的意見，確定所需的數(shù)據(jù)文件格式標(biāo)準(zhǔn)。

此外，為避免處于加密或壓縮狀態(tài)的電子檔案由于無法解密或解壓縮而帶來保管和利用上的不便，應(yīng)當(dāng)確保電子檔案去除所有加密和壓縮，以便直接打開使用相應(yīng)的常規(guī)應(yīng)用程序。

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