王虹

摘要：本文對工程建設(shè)檔案外包服務(wù)存在的問題進行分析，并提供解決這些問題的對策，以更好地發(fā)揮檔案外包服務(wù)的優(yōu)勢，加強工程建設(shè)檔案管理工作，提高工程建設(shè)檔案質(zhì)量，促進城市的建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)檔案外包服務(wù)

檔案是歷史的真實記載，是人類寶貴的文化財富，而工程建設(shè)檔案體現(xiàn)了城市建設(shè)的水平，是建設(shè)經(jīng)營各項活動中形成的、具有保存價值的歷史記載，可以說是一個城市建設(shè)結(jié)晶和城市建設(shè)經(jīng)驗的積累。經(jīng)濟集約化、管理科學(xué)化的進一步發(fā)展，對工程建設(shè)檔案的質(zhì)量要求也在不斷提高。為了克服工程建設(shè)檔案工作中存在的信息技術(shù)落后、資金短缺、人力資源匱乏、業(yè)務(wù)繁重等問題，以更好地滿足新時期工程建設(shè)檔案管理發(fā)展的需要，檔案外包服務(wù)應(yīng)運而生。如何利用檔案外包服務(wù)，使工程建設(shè)檔案得到有序管理，以促進工程建設(shè)檔案工作的進一步發(fā)展，成為檔案工作者思考的問題。

一、工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的必然性

（一）工程建設(shè)檔案的類別和數(shù)目急劇增多，需要引入外包服務(wù)

工程建設(shè)檔案具有形成階段性、載體多樣性、利用頻繁性的特點，在進行工程建設(shè)檔案的收集和整理時，一定程度上加劇了檔案工作者對檔案管理的工作量。同時，隨著城市的日益發(fā)展，工程建設(shè)檔案的類別和數(shù)目急劇增多，這種情況要求在工程建設(shè)檔案的管理中引入外包服務(wù)。

（二）引入外包服務(wù)，可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)

工程建設(shè)的專業(yè)程度較高、技術(shù)性較強，這些特點一定程度上反映了工程建設(shè)檔案管理工作的重要性。增加一部分檔案業(yè)務(wù)的外部投入，例如使用具有良好信譽的外包服務(wù)機構(gòu)，可以避免檔案管理工作中出現(xiàn)的重復(fù)勞動和高成本等問題。目前，部分工程建設(shè)檔案在向相關(guān)職能部門移交時，存在著多數(shù)檔案被退回的現(xiàn)象。筆者對其原因進行了分析，發(fā)現(xiàn)施工過程中資料人員不斷更換導(dǎo)致的資料不齊全；整理不規(guī)范；用章錯誤或缺少印章被要求整改等情況都會導(dǎo)致工程建設(shè)檔案被退回。而如果采用檔案外包服務(wù)，一定程度上可以緩解這些問題，因為大多數(shù)外包服務(wù)公司可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)，特別是可以節(jié)省人力和物力在工程建設(shè)檔案移交過程中的投入。特別是可以有效地利用人才、技術(shù)和其他資源，極大地滿足了工程建設(shè)檔案工作的要求，節(jié)省了招聘成本和培訓(xùn)成本，增加了人員配置的靈活性。

二、工程建設(shè)檔案外包服務(wù)存在的主要問題

盡管在工程建設(shè)檔案中引入外包服務(wù)，可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)，但是推進工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的過程中仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下四個方面：

（一）整理質(zhì)量有待加強

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)中，檔案部門作為工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的委托單位，獲得高質(zhì)量的外包服務(wù)是其主要訴求，而作為受托單位的外包服務(wù)公司關(guān)注的則是如何降低成本獲得利潤的最大化，為了達到這個目標(biāo)，他們會盡量壓縮外包服務(wù)的成本，而這很容易導(dǎo)致檔案整理質(zhì)量的下降。同時，可供雙方借鑒的標(biāo)準(zhǔn)和要求尚待規(guī)范，這在檔案外包服務(wù)中體現(xiàn)為檔案分類不清晰、整理順序凌亂等。此外，在外包服務(wù)過程中，監(jiān)督的缺乏也不容忽視。一方面，委托單位出于成本的考慮，使得第三方監(jiān)督不到位，這樣造成的后果就是檔案的監(jiān)督管理難以得到及時有效的保證；另一方面，僅僅依靠外包服務(wù)公司的自我約束、自我監(jiān)督也是不可行的，較為經(jīng)常出現(xiàn)的情況是會出現(xiàn)檔案載體的損壞、信息內(nèi)容的丟失泄露。

（二）對檔案載體會產(chǎn)生不良影響

在檔案整理過程中，檔案委托單位的主要目標(biāo)是保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、系統(tǒng)性和有效性。但是，外包服務(wù)公司在實施具體業(yè)務(wù)的過程中，存在對檔案載體的破壞問題。就載體而言，工程建設(shè)檔案分為紙質(zhì)、電子兩大載體，紙質(zhì)檔案在裝盒時，由于形成的文本標(biāo)準(zhǔn)不同會涉及對檔案的拆分（例如，A3大小的工程建設(shè)檔案，裝入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格為A4的檔案盒內(nèi)時，會涉及如何處理才可以放入檔案盒中的問題），而外包服務(wù)公司出于提高檔案整理效率，以及保持檔案整理效果整齊、美觀的考慮，會對相關(guān)檔案進行非專業(yè)化的拆分，這樣勢必會破壞檔案載體的完整性。對于電子檔案特別是光盤檔案而言，外包服務(wù)公司不僅隨意放置，而且還不會采用防磁處理，這樣只能對其壽命產(chǎn)生不良影響。

（三）檔案信息安全存在問題

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)過程中，檔案信息安全問題尤為突出。檔案委托單位將工程建設(shè)檔案交由外包服務(wù)公司整理，外包服務(wù)公司的工作人員首先要對工程建設(shè)檔案的內(nèi)容有一定了解，在數(shù)字化階段工作人員會直接接觸到每一份工程檔案，這樣會使工程建設(shè)檔案的信息保密價值受到影響。特別是那些沒有受過專業(yè)訓(xùn)練的外包服務(wù)的工作人員，他們的信息安全意識淡薄，不僅會導(dǎo)致檔案信息的泄漏，甚至還會造成檔案原始資料的遺失，從而給檔案信息內(nèi)容安全帶來威脅。因此，保障檔案信息的安全應(yīng)是工程建設(shè)檔案外包服務(wù)順利開展的關(guān)鍵。

（四）合作失敗帶來的風(fēng)險

檔案委托單位在工程檔案外包服務(wù)過程中與受托單位合作失敗將面臨巨大風(fēng)險，不僅影響到工程建設(shè)檔案的利用，甚至還會引起法律上的糾紛。筆者認(rèn)為導(dǎo)致這種合作關(guān)系失敗的原因在于檔案委托單位與外包服務(wù)公司之間的合作制度不完善、信息溝通不順暢。

三、解決方法

（一）制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強整理規(guī)范

首先，根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定可行的工程建設(shè)檔案整理要求，檔案委托單位應(yīng)與外包服務(wù)公司保持緊密聯(lián)系，根據(jù)其外包服務(wù)的要求，對外包服務(wù)公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的情況進行指導(dǎo)與監(jiān)督。外包服務(wù)公司則需要將其進展情況及時通知對方，并針對出現(xiàn)的問題及時與委托單位積極溝通，并提出解決問題的具體實施辦法。需要注意的是，雙方需要達成共識，以確保相關(guān)工作的順利進行。其次，對檔案整理的質(zhì)量進行控制，保證多人驗收。在工程建設(shè)檔案整理結(jié)束并移交到相關(guān)職能部門后，檔案委托單位應(yīng)根據(jù)實際移交整理的檔案數(shù)量、不同載體進行驗收，驗收人員應(yīng)由檔案人員、分管領(lǐng)導(dǎo)組成，分別從檔案分類、編號、著錄等細(xì)節(jié)入手，結(jié)合制度規(guī)范進行驗收，并在驗收清單上簽字確認(rèn)。只有具備上述基本條件，才能有效地在外包服務(wù)過程中提出專業(yè)的整理方案及意見，保障工程建設(shè)檔案的規(guī)范整理，真正將工程技術(shù)轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，為社會創(chuàng)造更多財富。

（二）加強工作監(jiān)督，確保檔案載體的安全性

檔案委托單位要根據(jù)新形勢下檔案工作的特點，對現(xiàn)有工程建設(shè)檔案進行認(rèn)真地梳理。首先，對工程建設(shè)檔案中涉及的內(nèi)容公開性進行界定，例如哪類工程建設(shè)檔案可以實現(xiàn)外包服務(wù)，哪類工程建設(shè)檔案不能實現(xiàn)外包服務(wù)，需要對其劃定一個明確的范圍。其次，在檔案外包服務(wù)實施過程中，外包服務(wù)公司要隨時接受檔案委托單位的監(jiān)督，檔案委托單位要及時與其溝通可能導(dǎo)致檔案載體受損的情況，在征得檔案委托單位同意后方可實施，同時還要會同檔案委托單位與其檔案行政主管部門進行積極溝通并達成共識。

（三）簽定相關(guān)協(xié)議，做好外包風(fēng)險控制

在實施檔案外包服務(wù)的過程中，檔案委托單位應(yīng)立足長遠發(fā)展，結(jié)合檔案外包服務(wù)的現(xiàn)狀，盡量規(guī)避檔案外包服務(wù)帶來的風(fēng)險，需要在開展外包服務(wù)工作前，就做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。檔案委托單位與外包服務(wù)公司在合作之初，要簽訂外包服務(wù)合同及保密協(xié)議，以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。該協(xié)議的條款中，需明確檔案和信息內(nèi)容的安全保護問題，嚴(yán)格要求檔案整理人員不得損害原有的檔案、影響檔案的完整性；檔案規(guī)格確實超標(biāo)，應(yīng)根據(jù)實際情況，經(jīng)檔案委托單位同意后方可進行拆分；不得泄漏檔案的內(nèi)容信息，一旦發(fā)現(xiàn)，檔案委托單位有權(quán)追究外包服務(wù)公司的相關(guān)責(zé)任，包括經(jīng)濟責(zé)任乃至法律責(zé)任。

（四）規(guī)范制度流程，建立良好的合作關(guān)系

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)實施的過程中，檔案委托單位要制定相關(guān)的外包服務(wù)管理制度與工作流程，在外包服務(wù)過程中組織資金、物品投入，建立與外包服務(wù)公司的良好合作機制，確保其嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)檔案外包服務(wù)合同。同時，檔案委托單位要依據(jù)合同條約，將物品及資金落實到位，明確外包服務(wù)公司的管理工作流程和應(yīng)提供的服務(wù)等。

在工程建設(shè)檔案管理工作中，將相關(guān)檔案業(yè)務(wù)委托給外包服務(wù)公司完成，一方面可以更好地為城市建設(shè)提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)管理，為建設(shè)單位積累更多的經(jīng)驗財富；另一方面，通過外包服務(wù)的方式也可以使檔案委托單位和受托單位形成雙贏的經(jīng)營機制。隨著城市的不斷發(fā)展，成為檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展新趨勢的檔案外包服務(wù)，將為工程建設(shè)檔案工作作出更大的貢獻。

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