常勇嵐

（昆明船舶設(shè)備集團(tuán)有限公司，云南 昆明 650051）

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，企業(yè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，涉及的業(yè)務(wù)范圍更加廣泛，所包含的相關(guān)內(nèi)容及資料也不斷增多，為了使企業(yè)減少檔案管理方面的人力和財(cái)力成本的付出，現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理應(yīng)用十分必要。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

1）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化程度不完善。部分企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，沒有合理的執(zhí)行規(guī)范和參照標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在工作實(shí)踐中的效率不高，而且對檔案的管理不夠細(xì)致全面，導(dǎo)致工作人員要做很多重復(fù)性工作，浪費(fèi)很多時(shí)間和精力。由于沒有統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，檔案管理各相關(guān)部門之間獨(dú)立性太強(qiáng)，缺少必要的溝通和交流，有效的數(shù)據(jù)信息不能實(shí)現(xiàn)共享，不利于部門間的團(tuán)結(jié)協(xié)作，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)有一定程度的阻礙。

2）缺少結(jié)合實(shí)際。部分企業(yè)在實(shí)行檔案信息化建設(shè)的過程中，沒有充分地結(jié)合自身情況，使信息化檔案建設(shè)沒有跟企業(yè)的實(shí)際發(fā)展緊密連接。檔案管理工作不夠合理和科學(xué)，企業(yè)不能做到生產(chǎn)和管理的充分融合，檔案部門與其他部門之間不能實(shí)現(xiàn)信息的有效溝通和傳遞，使企業(yè)的檔案管理工作脫離正常的企業(yè)經(jīng)營軌道。

3）資金及技術(shù)支持不夠。市場競爭日益激烈，為了提升自身的競爭實(shí)力及經(jīng)營效益，企業(yè)不斷地開拓新的發(fā)展途徑和管理方式。但是在實(shí)際的經(jīng)營管理當(dāng)中，企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的資金投入力度不夠，導(dǎo)致相關(guān)的設(shè)備及物資采購得不到有效落實(shí)，一定程度上影響了檔案的信息化建設(shè)進(jìn)度；檔案管理的內(nèi)容較多，涉及的數(shù)據(jù)信息較復(fù)雜，所以需要將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)向電子化管理，但是部分企業(yè)的相關(guān)技術(shù)還不是很成熟，檔案管理部門得到的技術(shù)支持還不足以滿足其發(fā)展需求，數(shù)字化的工作進(jìn)度推動(dòng)緩慢。

4）技術(shù)型人才缺乏。人才是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，技術(shù)型人才的聘用對企業(yè)來說具有強(qiáng)力的支撐作用，很多企業(yè)目前面臨的問題是在職檔案管理人員的技術(shù)水平不高，沒有對現(xiàn)代化信息技術(shù)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，一定程度上對企業(yè)的檔案信息化建設(shè)速度造成影響。而且企業(yè)在引進(jìn)人才時(shí)沒有明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)良莠不齊，相關(guān)工作人員對現(xiàn)代化信息技術(shù)沒有深刻的理解，同時(shí)對實(shí)際操作不能熟練掌握，檔案管理的工作質(zhì)量不能滿足企業(yè)的發(fā)展要求。

2 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

1）構(gòu)建切合實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。企業(yè)應(yīng)該在檔案信息化建設(shè)工作的開展中，建立科學(xué)化、合理化的檔案管理規(guī)范和參照標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)每個(gè)部門之間的交流和溝通，從而實(shí)現(xiàn)團(tuán)結(jié)協(xié)作。對各部門的要求要保持一致，明確相關(guān)部門職責(zé)，將責(zé)任做好劃分，讓企業(yè)信息化建設(shè)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以有據(jù)可依，避免一些重復(fù)性工作的出現(xiàn)。優(yōu)化企業(yè)整體的部門組織結(jié)構(gòu)，使企業(yè)的運(yùn)營過程更加順暢。

2）加強(qiáng)資金投入力度。對企業(yè)來說，要想做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，首先，要加強(qiáng)對此項(xiàng)工作的重視，部門領(lǐng)導(dǎo)要做好引領(lǐng)工作，同時(shí)在公司各部門及其員工之間做好宣傳，使檔案信息化建設(shè)得到廣泛普及與認(rèn)識。其次，企業(yè)要在檔案信息化管理方面加強(qiáng)資金投入力度，使每個(gè)部門都能按需索求，使其可以得到有效的設(shè)備配置，幫助其加快熟練掌握技術(shù)的能力，提升其實(shí)際操作水平。搭建相關(guān)的數(shù)字化交互平臺，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，更好地滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，使企業(yè)減少紙質(zhì)化檔案管理中的繁瑣步驟，如防塵、防潮、防水及防火等措施，同時(shí)很大程度減少企業(yè)的用工成本。

3）密切銜接各個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)要在檔案信息化建設(shè)工作開展時(shí)，充分地結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r及經(jīng)營水平，將企業(yè)的每個(gè)部門及其涉及的不同環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起。完善大數(shù)據(jù)信息平臺建設(shè)，將所有部門的重要信息歸集到企業(yè)的整體運(yùn)行系統(tǒng)中來，這樣方便工作人員的查詢及使用，提高其查找信息的準(zhǔn)確性，降低時(shí)間成本消耗，從而有更多的精力加快工作進(jìn)程，提高自身和部門的工作效率。同時(shí)對收集到的信息要進(jìn)行全面地整合與分析，盡量做到每一個(gè)環(huán)節(jié)都貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)節(jié)奏。

4）加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)力量，所以人才的整體專業(yè)化水平及素質(zhì)高低對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，定期開展理論知識課程學(xué)習(xí)，使員工可以強(qiáng)化基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)技術(shù)實(shí)踐，使其信息化技術(shù)的應(yīng)用更加熟練；其次，在開展人才引進(jìn)及招聘工作時(shí)，設(shè)定好企業(yè)的用人標(biāo)準(zhǔn)及原則，注重其整體素質(zhì)的全面發(fā)展，要求引進(jìn)的人才具備堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)該有豐富的實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，對數(shù)字化檔案館的建設(shè)與維護(hù)有全面的認(rèn)識和了解，避免在實(shí)際工作中因個(gè)人原因阻礙工作的正常開展，在遇到問題時(shí)可以及時(shí)想到方法進(jìn)行合理解決。

5）提高信息系統(tǒng)安全性。（1）統(tǒng)一文件格式及編號。企業(yè)應(yīng)該對各部門進(jìn)行電子文件格式的統(tǒng)一，制定相關(guān)文件編寫規(guī)范，確定好一致的文件傳輸途徑，做好信息儲存平臺建設(shè)。因?yàn)槿绻鞑块T在收發(fā)文件時(shí)涉及的格式不統(tǒng)一，就會造成信息歸集工作中有內(nèi)容重復(fù)的文件出現(xiàn)，同時(shí)不利于檔案管理部門進(jìn)行信息歸集和分類，很大程度上降低工作效率，也加大了時(shí)間成本的消耗。企業(yè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對電子文件進(jìn)行編碼，要求相關(guān)工作人員做好收發(fā)文件的詳細(xì)記錄工作，方便有需要的人快速定位及查找。（2）做好文件收發(fā)環(huán)節(jié)保護(hù)。企業(yè)的信息系統(tǒng)涉及的范圍比較廣，且管理的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容比較復(fù)雜，所以要求企業(yè)在進(jìn)行信息歸集時(shí)，做好相關(guān)分類及標(biāo)記。在各種信息中，很多內(nèi)容對企業(yè)來說十分重要，甚至有些涉及企業(yè)的發(fā)展機(jī)密及員工的私人信息，所以維護(hù)好信息系統(tǒng)的安全性很重要。首先，在員工及部門領(lǐng)導(dǎo)中做好安全知識宣傳，在收發(fā)郵件時(shí)注意其安全性，在日常的工作中不要使用固定的密碼保護(hù)，要使用動(dòng)態(tài)密碼進(jìn)行頻繁替換，配備專職人員對公司的共有信息平臺進(jìn)行管理及維護(hù)，在查詢及下載資料時(shí)，必須通過管理員獲取動(dòng)態(tài)密碼，然后再進(jìn)行下面的操作，規(guī)避文件傳輸過程中的信息外泄。其次，涉及企業(yè)機(jī)密的文件或者重要的數(shù)據(jù)，應(yīng)該由收發(fā)部門做好協(xié)商，共同制定管理制度，設(shè)置好自身認(rèn)為安全可靠的密碼，一旦有信息查詢及文件下載的需要，必須經(jīng)由收發(fā)部門審核批準(zhǔn)之后才能獲取密碼正常使用，從而避免一些重要數(shù)據(jù)丟失及篡改的問題。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使企業(yè)的各項(xiàng)工作更加高效和便捷，在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，可以讓企業(yè)的信息存儲及文件的管理流程得到很大程度的簡化。企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際運(yùn)營狀況及發(fā)展目標(biāo)，分析內(nèi)在及外在的影響因素，對檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理地定位。正視目前存在的問題，找到科學(xué)合理的解決措施，綜合全面地進(jìn)行規(guī)劃，明確各部門責(zé)任，整體上提升對檔案管理工作的重視，加大資金投入力度，從而使企業(yè)的工作效率得到提升，效益創(chuàng)造能力得到增強(qiáng)。