張迎迎　楊晶晶

個(gè)人檔案，那個(gè)神秘的牛皮紙口袋，我們自己看不到，卻記載著我們一生的歷程，

也許我們可以忽略生命中的某些痕跡，卻無法無視這個(gè)牛皮紙口袋的存在。

沒用的時(shí)候你覺得它一文不值，但如果要用的時(shí)候你沒有它，麻煩就大了！

千年檔案史

你知道嗎？檔案的歷史已經(jīng)有幾千余年了。早在商朝，朝廷就有管理甲骨檔案的機(jī)構(gòu)，檔案會被編連成冊進(jìn)行歸檔。而到了西周，檔案種類數(shù)量大增，業(yè)務(wù)比前朝復(fù)雜，中央檔案機(jī)構(gòu)的名字也霸氣側(cè)漏——“天府”！

漢朝高祖劉邦起義時(shí)，對參加的將領(lǐng)進(jìn)行個(gè)人情況記載，調(diào)動了他們的積極性。隋唐時(shí)期，科舉制度的興起，出現(xiàn)了如今人事檔案的雛形——“甲歷”。到了宋、元、明、清，檔案的內(nèi)容繼續(xù)豐富，明清檔案中已有很多與現(xiàn)代頗為相近的履歷、政績考察情況表等等。

民國時(shí)期，由于環(huán)境動蕩，檔案管理工作漸漸荒廢，隨著新中國的成立，檔案的內(nèi)容開始豐富起來，但它依然只是針對干部的：除了基本信息外，發(fā)明創(chuàng)造、學(xué)術(shù)著作、畢業(yè)證書等，都成為存檔的材料。在1956年到1966年這10年里，干部的人事檔案還逐漸形成了自己的管理體制和組織體系。與此同時(shí)，工人檔案、學(xué)生檔案和其他檔案也先后建立起來。

可是好景不長，“文革”使先前慢慢步入正軌的檔案工作付之一炬。直至1980年出臺了《干部檔案工作條例》《干部檔案整理辦法》才開始整頓，恢復(fù)、建立和健全起檔案管理的各種規(guī)章制度，對干部檔案的分類、整理、轉(zhuǎn)遞等也有了規(guī)范、統(tǒng)一的要求。

在干部檔案規(guī)范化的同時(shí)，伴隨著改革開放的局勢，大量因辭職、辭退、解除合同、出國定居等而產(chǎn)生的流動人員出現(xiàn)了，因?yàn)椴荒馨凑崭刹繖n案的要求被黨委組織部門接納，因此各種人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)、失業(yè)管理機(jī)構(gòu)、勞動服務(wù)公司、畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、涉外人才機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、社會團(tuán)體等也開始管理起這類流動人事檔案。在這種情況下，1987年，《檔案法》頒布，之前要求檔案“集中統(tǒng)一管理”的原則被“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則取代，檔案針對的人群也從干部變成了面向與企業(yè)建立勞動關(guān)系的所有員工。不過，不少管理機(jī)構(gòu)以盈利為目的，管理較混亂。

直到1996年，《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》頒布，規(guī)定流動人員人事檔案的管理必須嚴(yán)格遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則。即由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。至此，流動人員檔案管理開始規(guī)范化。2010年，為進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案的審核整改工作，在全國組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會后，我國的檔案又開始了信息化建設(shè)。

政府根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和社會需求，不斷對人事檔案的管理工作進(jìn)行著調(diào)整：“集中統(tǒng)一、歸口管理”管理體制的確立、材料內(nèi)容的變化、整理規(guī)則的細(xì)化、聯(lián)系制度的建立、審核制度的加強(qiáng)……但隨著市場經(jīng)濟(jì)和全球化的發(fā)展，人們的流動性大大增加，也就在這流動的過程中，各種檔案問題層出不窮，當(dāng)事人遇到了一些意想不到的麻煩。

層出不窮的檔案問題

目前，我國人事檔案分為三種：干部人事檔案、企業(yè)職工檔案、流動人員人事檔案。以下故事中涉及到的檔案，包括以上三種。

問題一：棄檔

小徐是安徽某高校2009屆的畢業(yè)生，畢業(yè)后，她在蚌埠呆了3年多，換了3份工作，后來又去合肥，工作一直不太滿意。直到準(zhǔn)備參加國考了，才想到檔案的事。小徐說，大學(xué)畢業(yè)后，她的報(bào)到證早丟了，去人才交流中心找檔案也不見蹤跡。這下，她急了。為了找檔案，她請了好幾次假。值得慶幸的是，在工作人員的指導(dǎo)下，小徐在安徽省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心找到了檔案。

近年來，將人事檔案丟棄在原單位或人才中心的現(xiàn)象愈演愈烈。在北京人力資源和社會保障網(wǎng)上，流動人員人事檔案欄目中，每月都在公示“長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員人事檔案名單”。30天公示期后，失去聯(lián)系超過5年且被公示的檔案將被入庫封存，成為“死檔”。早在2002年，人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務(wù)中心就曾做過一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，全國至少有60萬“棄檔族”。與此形成鮮明對比的是，每年公考、事業(yè)單位招考以及單位評定職稱期間，都有不少棄檔者著急地尋找自己的檔案。

問題二：檔案轉(zhuǎn)遞混亂

小雷大學(xué)畢業(yè)后先在貴陽市某公司工作，2012年來到北京一家雜志社工作。從2013年起，小雷每年利用回貴陽探親的機(jī)會試圖把檔案調(diào)到北京，但卻始終沒能如愿。小雷向我們吐苦水：“異地調(diào)檔手續(xù)繁雜，各地區(qū)規(guī)矩不一，工作人員常常愛搭不理，事先電話咨詢不說全面，到時(shí)候一會兒說我缺高中學(xué)籍檔案需要補(bǔ)，一會又說黨員檔案不見了。我跑遍了老家的學(xué)校、原單位、甚至找人去省直機(jī)關(guān)工委管黨員檔案的部門補(bǔ)辦了證明和手續(xù)，但到了北京又說我這個(gè)對不上號，那個(gè)不合格?！苯Y(jié)果每次都無功而返。

企業(yè)職工人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，要一個(gè)個(gè)搞清各種關(guān)系很花功夫。

問題三：檔案糾紛

小王是外地留京大學(xué)生，單位將其戶口和檔案落在了北京，但在勞動合同中規(guī)定，在5年合同期內(nèi)不得解除勞動合同，否則，要承擔(dān)1萬元違約金。一年后，小王想跳槽，請求交1萬元違約金后解除勞動合同，單位卻提出交5萬元才能走。小王認(rèn)為單位的要求沒有道理，自己也拿不出5萬元。最終單位做出決定：小王可以先走，但其人事檔案要由單位暫時(shí)扣留，兩年內(nèi)交清5萬元后才能拿走其檔案，否則就要銷毀。

如今跳槽已不是新鮮事，有小王這樣遭遇的外地大學(xué)畢業(yè)生大有人在，他們對此十分煩惱。勞動部、國家檔案局在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中明文規(guī)定：“企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除辭退等，原職工所在單位應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交給新的工作單位或戶口所在地街道的勞動、組織、人事部門?！彪m然企業(yè)扣留員工檔案的做法是違規(guī)的，但往往吃虧的還是員工。此外，許多在企業(yè)工作的人因工作調(diào)動，或因企業(yè)破產(chǎn)、兼并，造成人事檔案丟失的事件屢見不鮮。究其緣由，有的因是調(diào)入時(shí)負(fù)責(zé)檔案的工作人員離任，檔案不知去向；有的是因原企業(yè)資不抵債、被另一企業(yè)兼并，到新企業(yè)后發(fā)現(xiàn)保管在原企業(yè)的人事檔案不翼而飛。

問題四：檔案更新不及時(shí)

小周大專畢業(yè)后在一家私企工作，檔案存于天津北方人才市場。在私企工作期間，小周通過自學(xué)考試取得了本科文憑。今年，她跳槽到了一家國有企業(yè)，在填寫學(xué)歷情況時(shí)她填寫了“本科”?？墒窃谌肼氄彽倪^程中，由于小周的檔案里并沒有本科文憑的證明，北方人才市場的工作人員只能按照檔案里僅有的?？撇牧咸顚懥诵畔?。這樣一來，小周便達(dá)不到國企單位入職的學(xué)歷要求了。小周獲知后忙前忙后地解釋了一通，提供了相關(guān)證明，才算順利入職。

對于存檔人來說，檔案存放并不是一勞永逸的，如果勞動合同、工作鑒定、職稱評定、學(xué)歷證明、獎(jiǎng)懲情況等有了變動，都要即時(shí)補(bǔ)充進(jìn)人事檔案中去。而對于國內(nèi)高等院校畢業(yè)后自費(fèi)留學(xué)的人員和赴國外務(wù)工人員而言，及時(shí)更新和補(bǔ)充檔案就更有必要了。出國留學(xué)人員要注意保留自己的干部身份——如果從國外回來，進(jìn)入政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，或調(diào)動到開發(fā)區(qū)、保稅區(qū)、產(chǎn)業(yè)園區(qū)，以及涉及外省市的人才引進(jìn)等，都需要有干部身份作為前提條件。赴國外務(wù)工人員則要注意補(bǔ)充個(gè)人國內(nèi)工作情況，因?yàn)橄嚓P(guān)機(jī)構(gòu)有時(shí)會以人事檔案中個(gè)人工作經(jīng)歷作為審定是否具有國外工作資質(zhì)的憑據(jù)。

問題五：“補(bǔ)檔”不易

西安醫(yī)學(xué)院2014級畢業(yè)生小張?jiān)诋厴I(yè)時(shí)還沒有找到工作，但提取了個(gè)人檔案。當(dāng)時(shí)他沒覺得有多重要，就把檔案隨手撂在了書堆里。前不久好不容易找到了一份工作，單位人事部讓小張把檔案交上去，可他卻怎么也找不到。如果沒有及時(shí)遞交檔案資料，小張就不能順利就業(yè)，所以這兩天他正焦頭爛額地忙著重新補(bǔ)辦自己的檔案。

事實(shí)上，“補(bǔ)檔”這種說法在人事文件中沒有明確提到過，但如果確實(shí)需要檔案的話也可以補(bǔ)救。理論上來說，可以回到讀過的學(xué)?；蛘吖ぷ鬟^的公司等原單位將學(xué)歷、成績單、勞動合同等材料補(bǔ)辦出來，但由于年代久遠(yuǎn)，很多學(xué)?；蛘吖驹缫巡粡?fù)存在，因此能補(bǔ)齊檔案者很少，很多人費(fèi)盡心思只辦妥了學(xué)歷情況等簡單材料，其他的認(rèn)定材料有可能因?yàn)闅v史資料的缺失沒辦法補(bǔ)救，當(dāng)初的經(jīng)辦人也難以找到，最終補(bǔ)出來的內(nèi)容可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及原檔案翔實(shí)，原本豐滿的個(gè)人記錄就會變得很單薄。所以，保存好自己的檔案非常重要。

問題六：檔案不透明

小陳從一家展覽服務(wù)公司離職后就再也沒找到工作，直到有人提醒他檔案可能有問題。通過法律程序，小陳才得知原公司個(gè)別人私自在他的檔案里塞進(jìn)兩份無中生有的材料，一份記載他受過處分，另一份則是公司對他的除名決定。

毫無疑問，公司這么做是錯(cuò)誤的，不僅影響了小陳的就業(yè)，還讓他名譽(yù)受損。如果沒走法律程序，小陳可能一直被蒙在鼓里。

電子檔案，大勢所趨

既然如今的檔案管理模式出現(xiàn)了那么多問題，那么它可以有哪些方面的改變呢？不妨先來看看其他國家的檔案都是怎么保存利用的。

英國：

英國的檔案管理在信息化及資源共享上尤為突出。早在1995年英國就開始利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向公眾提供檔案信息服務(wù)了。在檔案的現(xiàn)代化建設(shè)中，英國高校檔案管理工作功不可沒。英國有150多所高校參與檔案部門之間的檔案共享，它們不僅跨校合作，還與博物館及圖書館合作，讓檔案信息的共享更廣泛，更便捷。

此外，英國的檔案管理部門還充分利用檔案資源進(jìn)行服務(wù)，包括查閱和復(fù)制檔案、編制索引、公開發(fā)行和舉辦展覽等，便于進(jìn)行資源整合。他們還有一個(gè)獨(dú)特的做法，便是建立檔案館、博物館、圖書館聯(lián)系會議制度，每年開一次年會并確定一個(gè)主題，邀請高校地方歷史研究部門、社科院、文史館等部門列席會議，共同研究探討發(fā)揮各自優(yōu)勢，聯(lián)合為公眾提供服務(wù)的內(nèi)容和途徑。

美國：

美國的檔案管理具有機(jī)構(gòu)框架系統(tǒng)化、管理手段信息化、保障措施法制化和高度開放性的特色。美國的檔案在公開方面有較完備的法律保障，各級檔案館也都建有自己的網(wǎng)站。

加拿大：

加拿大的檔案管理重在檔案的實(shí)際利用。根據(jù)檔案的利用范圍，分為開放的、限制利用的和保密的檔案。開放的檔案在公眾通過合法手續(xù)獲準(zhǔn)后便可檢索參閱；限制利用的檔案不向公眾開放，但可在有限范圍內(nèi)為一定目的提供利用；保密的檔案只在一定時(shí)期內(nèi)供特定范圍內(nèi)的人利用，但保密期限過了之后即可宣告解密。

雖然這些國家的檔案管理各有所長，但他們都有一個(gè)共同點(diǎn)，就是在互聯(lián)網(wǎng)深度運(yùn)用的基礎(chǔ)上，建立起了比較完備的電子檔案管理系統(tǒng)。對頻繁換工作的大學(xué)生來說，在奔波的過程中出現(xiàn)的丟檔、補(bǔ)檔、轉(zhuǎn)遞等問題很大程度上都是在紙質(zhì)檔案遺失的情況下發(fā)生的。所以，如果我們也能建立起全國統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)，讓互聯(lián)網(wǎng)或云端代為保存我們的資料，就不用擔(dān)心檔案的丟失，沒有備份等帶來的一系列問題了。

況且，對于現(xiàn)下傳統(tǒng)的檔案制度，很多我們體會到的不便大多都是程序太繁瑣造成的。就拿檔案的轉(zhuǎn)遞來說，人事檔案有很多類型，每個(gè)類型所在的單位系統(tǒng)內(nèi)的轉(zhuǎn)遞要求都不太一樣。公務(wù)員、職工、學(xué)生、流動人員之間的身份發(fā)生轉(zhuǎn)移時(shí)，不同系統(tǒng)的轉(zhuǎn)遞要求會延長轉(zhuǎn)遞時(shí)間，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力還會出錯(cuò)，同時(shí)渠道單一、層次少、要求嚴(yán)格等缺點(diǎn)也同時(shí)暴露出來。而通過網(wǎng)絡(luò)操作的電子檔案，就能大大提高人事檔案的轉(zhuǎn)遞效率，尤其能讓身處異地的檔案持有者不用再因檔案之事奔波和煩心。

不過，就像建立起檔案管理制度需要花費(fèi)幾十年一樣，建立電子檔案和電子檔案系統(tǒng)同樣并非一日之功。但是，一旦比較完善的信息化平臺建立起來之后，不僅能很好地解決檔案的轉(zhuǎn)移和儲存問題，檔案的適當(dāng)公開也不會成為難事，這么一來，人們會在知情的條件下互相監(jiān)督，更有助于保證檔案的客觀與公正。