鹿紅

[摘要]在信息技術快速發(fā)展的帶動下，科研院所人力資源管理加快了科學化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。但相對于其他行業(yè)來講，科研院報信息不僅種類較多，而且數(shù)量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導致工作效率低下。所以在現(xiàn)代科研院所人事資源管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實現(xiàn)。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能，并進一步對加強科研院所人事檔案信息化管理的措施進行了具體的闡述。

[關鍵詞]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施

人事檔案是人事部門對個人業(yè)務管理和評價的重要依據(jù)，是單位進行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進行管理屬于最基礎的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機技術為核心，從而對人事檔案信息資源實行數(shù)據(jù)化管理，不僅有利用人事工作效率和質量的提升，而且對加強人才隊伍建設，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優(yōu)勢和潛力發(fā)揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設提供良好的服務。

一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義

（一）是當前社會網(wǎng)絡信息化發(fā)展的必然要求

目前在我國日常的工作和生活中，信息技術和網(wǎng)絡技術已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時代發(fā)展要求相適應，在人事檔案管理工作中加快了網(wǎng)絡技術和信息技術的應用，利用先進的技術手段來對人事檔案信息進行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。

（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要

長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進行管理，不僅服務效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現(xiàn)對信息的獲取，工作強度較大?？蒲性核鶎嵤┤耸聶n案信息化管理，利用計算機技術、網(wǎng)絡技術和通訊技術等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數(shù)據(jù)，有效的確保了人事檔案服務質量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快發(fā)展的現(xiàn)實需求

在人事檔案信息化管理過程中，由于創(chuàng)建了不同類型的人事信息數(shù)據(jù)庫，科研院所可以通過各類不同的數(shù)據(jù)庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發(fā)揮出來。

二、加強科研院所人事檔案信息化管理的措施

（一）確保人事檔案材料的真實性和有效性

目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設工作，人事檔案已從傳統(tǒng)的紙質開始發(fā)展為電子檔案。從電子檔案的本質上來講，其屬于一種計算機數(shù)據(jù)，其建立是以紙質文檔數(shù)據(jù)為基礎，通過對其進行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質人事檔案來進行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權威性和真實性進行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)來設置不同的查閱、查詢的訪問權限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。

（二）加強人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性和保密性

電子檔案的建立、使用、管理，享受著現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡技術帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機安全風險。一是做好安全、保密防范措施，在技術手段和制度管理上下功夫，做好系統(tǒng)維護與升級，降低崩潰風險；二是做好相應級別備份機制，定期備份，預防數(shù)據(jù)丟失，同時采取多種存儲介質保存檔案數(shù)據(jù)；三是明確數(shù)據(jù)公開范圍，嚴格設定修改、訪問權限，做到既適度公開又有一定保密性，預防重要信息數(shù)據(jù)外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調查、舉報材料上不適宜擴范圍，應該嚴格設置權訪問，以保護當事人的正當個人隱私不受侵犯。

（三）增強人事檔案管理人員的責任感和使命感

人事檔案信息化管理的關鍵在于檔案管理的工作人員業(yè)務素質，培養(yǎng)一支信息技術專業(yè)化的人才隊伍。要完善人事檔案管理工作細則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。他們必須是在思想上作風優(yōu)良，能不唯上、不唯書，實事求是的組織工作干部。他們同時還必須是在業(yè)務上理論知識扎實，能鑒別人事檔案的真?zhèn)涡?、全面性、時效性、重復性，進行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業(yè)隊伍建設中起著重要的作用，人事檔案管理人員責任重大，使命光榮，勝任這一工作應該是具備較強的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業(yè)務知識又有信息技術知識和優(yōu)良品德的復合型人才。

三、結束語

科研院所實施人事檔案信息化管理，有效的將現(xiàn)代化先進的人力資源管理理念和信息技術結合起來，實現(xiàn)了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構建了適度開放和科學透明的人事檔案信息交互平臺，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務中解放出來，使其有了更多的時間和精力來強化自身的專業(yè)知識和技能，這對推動科研院所人事檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的實現(xiàn)具有極為重要的意義，為科學技術研究事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎。

參考文獻

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