周太彪

在Word中，我們經(jīng)常會根據(jù)排版需要，給文本、圖片或表格加上數(shù)字編號或圖形符號，從而讓段落更有層次，讓圖片或表格便于快速查找。本文就和大家一起聊聊數(shù)字編號那些事，相信會對大家在日常辦公中有所幫助。

自動編號的基本應(yīng)用

在Word2003/2007/2010/2013中，對于已經(jīng)錄入到Word中的段落，我們可以直接給段落加上圖形或數(shù)字編號。

選中段落，切換到“開始”選項卡，單擊“段落”選項組中的“項目符號”，可以給段落前添加各種圖形符號。如果需要其他外觀的符號，可選擇“定義新項目符號”彈出對話框（如圖1），單擊“符號”可選擇各種其他符號，還可以單擊“圖片”選擇個性化的圖片作為項目符號。

如果要用數(shù)字對段落進行編號，選中段落后，單擊“段落”選項組中的“編號”，可以選擇數(shù)字的樣式（如圖2），選擇“定義編號格式”彈出對話框，可以修改數(shù)字編號的字體、對齊樣式等，這樣可以讓其格式與段落文字的格式不一樣。

調(diào)整編號與文本間距

在使用自動編號后，編號和文本之間的距離可能不符合個人的要求，此時可以在多級列表中進行調(diào)節(jié)。

按住Ctrl鍵，分別選中要調(diào)節(jié)編號距離的段落，單擊“段落”選項組中的“多級列表”，選擇“定義新的多級列表”彈出對話框（如圖3），在“位置”選項中，可以修改編號的“對齊位置”和“文本縮進位置”的數(shù)值，這樣就能調(diào)整編號與文本段落之間的距離。

多級標(biāo)題編號的設(shè)置

在編號時，我們要實現(xiàn)一級標(biāo)題下的編號為1、2、3，一級標(biāo)題下的二級標(biāo)題的編號為1.1、1.2、1.3……，2.1、2.2……（如圖4）。

首先選中一級標(biāo)題（即加粗的文字），可先選中一級標(biāo)題，切換到“開始”選項卡，單擊“編輯”選項組中的“選擇/選擇所有相似文本”，這樣即可選中其他標(biāo)題（如圖5），也可以按住“Ctrl”不放，分別單擊加粗的標(biāo)題行進行選中；然后右擊選擇“段落”彈出對話框，在“常規(guī)”的“大綱級別”中選擇“一級”，最后為一級標(biāo)題加上數(shù)字編號。

用同樣的方法將二級標(biāo)題（即為加粗的文字）的“大綱級別”設(shè)置為“二級”，然后單擊“多級列表”選擇“列表庫”中的編號（如圖6），這樣所有的二級標(biāo)題編號都是從1開始的；選中第二個標(biāo)題下的二級小標(biāo)題，單擊“多級列表”選擇“列表樣式”下的2開頭的數(shù)字編號，這樣第二個標(biāo)題下的二級小標(biāo)題的編號就是2.1、2.2……。

撤銷自動編號功能

在Word中，我們在輸入數(shù)字和標(biāo)點后再輸入文字，只要按下回車鍵（Enter），就會自動生成后續(xù)數(shù)字編號，雖然很智能，但有時卻是“自作聰明”，讓人厭煩。如果要取消此功能，可選擇菜單“文件/選項”，切換到“校對”選項，單擊“自動更正選項”彈出對話框（如圖7），取消選擇“自動編號列表”即可。

圖片表格的添加序號

在文檔中如果有較多的圖片或表格，通常我們會依次加上圖1、圖2……表1、表2，為了便于后期增刪圖片后，圖片的序號能夠繼續(xù)保持連續(xù)性，最好通過題注功能自動添加編號。

在插入的圖片上右擊選擇“插入題注”彈出對話框（如圖8），單擊“新建標(biāo)簽”按鈕輸入“圖”，單擊確定后會自動生成題注：圖1，位置選擇“所在項目下方”，單擊“確定”按鈕即可在圖片下方添加圖片的編號圖1。在重新插入新的圖片后，只需要選中圖片后右擊選擇“插入題注”，單擊“確定”按鈕就會自動插入編號圖2。對于表格，我們同樣可以使用插入題注，新建標(biāo)簽時輸入“表”即可。生成的編號會自動放置在一個文本框中，在文本框中還可以添加簡要的說明。如果在已有圖片或表格的中心插入其他圖片或表格，添加題注后，序號會按順序重新排列。

段落中添加連續(xù)編號

有時我們需要在一個段落中添加多個連續(xù)的編號（如圖9），使用Word的自動編號功能是無法實現(xiàn)的，借助Word的域代碼就能在段落中連續(xù)編號。

在段落開始處，切換到“插入”選項卡，單擊“文檔部件”選擇“域”彈出對話框（如圖10），選擇“類別”下“編號”，再選擇“ListNum”，然后在右側(cè)的“列表名稱”中選擇“LegalDefault”，最后單擊“確定”按鈕，即可添加數(shù)字編號“1.”。復(fù)制該域代碼至該段落中需要繼續(xù)編號的地方，則會自動修改成“1.1.”。在新段落中復(fù)制粘貼域代碼，則會自動生成“2.……2.1……2.2……”。

通過域代碼插入數(shù)字編號后，在后期進行修改時，如果刪除了其中某個編號，其他的編號會自動修改成連續(xù)數(shù)字，非常方便。