萬(wàn)立夫

為了做好一個(gè)產(chǎn)品或者項(xiàng)目，很多公司在之前都要開(kāi)很多討論會(huì)。如果會(huì)議開(kāi)完以后突然有新的想法，也只好等待下次會(huì)議才可以繼續(xù)討論。其實(shí)現(xiàn)在我們完全可以利用云筆記，時(shí)時(shí)刻刻記錄我們的好想法和好點(diǎn)子。再加上云筆記中的協(xié)作管理功能，就可以在云筆記里面直接開(kāi)展一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴。

印象筆記篇

共享特定筆記本

說(shuō)到云筆記很多人首先會(huì)想到“印象筆記”，那么通過(guò)它如何進(jìn)行筆記的分享和協(xié)作呢？首先我們?cè)凇坝∠蠊P記”左側(cè)的筆記本列表中，任意在一個(gè)筆記本上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵。在彈出的菜單里面選擇“創(chuàng)建筆記本”命令，接著在彈出的對(duì)話框里面設(shè)置一個(gè)筆記本的名稱。這么做的目的就是，將自己的私人筆記與可以公開(kāi)的筆記區(qū)分開(kāi)來(lái)。接著在剛剛創(chuàng)建的筆記本上單擊右鍵，在彈出的菜單里面選擇“共享筆記本”命令，在彈出的對(duì)話框可以選擇“共享”或者“發(fā)布”命令（如圖1）。

比如我們這里就點(diǎn)擊“共享”命令，在彈出的設(shè)置窗口的“共享”輸入框中，輸入自己同事的“印象筆記”注冊(cè)郵箱，郵箱之間用英文的逗號(hào)進(jìn)行間隔。接著在“附言”輸入框中，設(shè)置這個(gè)共享筆記本的使用說(shuō)明。然后在“這些人”列表中選擇同事的操作權(quán)限，可以選擇“可以編輯和共享”、“可以編輯”和“可以查看”等權(quán)限（如圖2）。由于大家需要在筆記本里面討論相關(guān)的方案內(nèi)容，因此必須要賦予他們可以編輯的權(quán)限。所有的編輯完成以后，點(diǎn)擊“共享”按鈕就可以了。整個(gè)過(guò)程和在谷歌在線辦公系統(tǒng)的操作非常類似，因此很多用戶應(yīng)該都不會(huì)感到陌生的。

接受共享并編輯

當(dāng)同事們接收到共享操作的請(qǐng)求郵件后，點(diǎn)擊電子郵件中的“添加筆記本”按鈕（如圖3）。在彈出的網(wǎng)頁(yè)里面根據(jù)自己的情況，選擇是“在應(yīng)用內(nèi)打開(kāi)”或者“在瀏覽器上打開(kāi)”按鈕打開(kāi)。需要提醒大家的是，這一步非常的關(guān)鍵。如果不執(zhí)行這一步操作，而直接進(jìn)入到自己的“印象筆記”的話，是看不到我們共享的筆記本信息的。

接下來(lái)進(jìn)入到自己的“印象筆記”，在左側(cè)的“查看我的筆記本”列表中，就可以看到“加入的筆記本”這項(xiàng)，這里面就是接收到的共享筆記本（如圖4）。點(diǎn)擊網(wǎng)頁(yè)上方的“新建筆記”按鈕，就可以將自己的工作想法以筆記的形式發(fā)布出去。當(dāng)然也可以找到同事共享的筆記，在這個(gè)筆記內(nèi)容中加入自己的想法，這樣無(wú)論是身在何處都可以時(shí)時(shí)刻刻開(kāi)始討論。

有道云筆記篇

創(chuàng)建協(xié)作管理群組

國(guó)內(nèi)用戶除了使用“印象筆記”以外，使用國(guó)內(nèi)云筆記軟件的用戶也很多，比如知名的“有道云筆記”?，F(xiàn)在安裝運(yùn)行最新版本的“有道云筆記”客戶端，為了和同事們即時(shí)討論和交流，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)類似于QQ群的群組。點(diǎn)擊客戶端標(biāo)題欄中的“云協(xié)作”按鈕，在彈出窗口的左側(cè)可以看到客戶端默認(rèn)已經(jīng)為用戶創(chuàng)建了一個(gè)群組。在列表中選中這個(gè)群以后，點(diǎn)擊窗口右上方的“群設(shè)置”按鈕，在彈出的窗口對(duì)群組的屬性進(jìn)一步的修改完善。

比如我們可以重新自定義群組的名稱，并且加入一段群組的相關(guān)介紹。除此以外，為了避免陌生人進(jìn)入我們的群組里面，還需要對(duì)加入群組的用戶身份進(jìn)行驗(yàn)證，所以這里將“加入身份驗(yàn)證”選項(xiàng)修改為“需要身份驗(yàn)證才能加入該群”這項(xiàng)（如圖5）。設(shè)置完成以后點(diǎn)擊“保存”按鈕，將剛剛的修改操作上傳到服務(wù)器里面。當(dāng)然也可以點(diǎn)擊主界面左上方的“創(chuàng)建/加入群”按鈕，在彈出的菜單里面點(diǎn)擊“創(chuàng)建群”命令，在彈出的對(duì)話框設(shè)置群組的名稱、簡(jiǎn)介和驗(yàn)證方式等，點(diǎn)擊“確定”按鈕就可以創(chuàng)建一個(gè)新的群組。

加入特定協(xié)作群組

其他同事要想加入這個(gè)群組，“有道云筆記”為他們提供了兩種方式。首先我們點(diǎn)擊“群設(shè)置”窗口的“成員管理”標(biāo)簽，在其中可以看到一個(gè)群號(hào)和一個(gè)邀請(qǐng)鏈接，通過(guò)QQ等方式將它們轉(zhuǎn)發(fā)給自己的同事就可以了（如圖6）。

如果同事也安裝了最新版本的“有道云筆記”客戶端，那么點(diǎn)擊左上方的“創(chuàng)建/加入群”按鈕，在彈出的菜單里面點(diǎn)擊“加入群”命令。在彈出的對(duì)話框輸入相應(yīng)的群號(hào)，根據(jù)向?qū)Ь涂梢酝瓿扇航M的加入。如果用戶使用的是“有道云筆記”的網(wǎng)頁(yè)版，那么直接點(diǎn)擊接收的邀請(qǐng)鏈接，然后輸入自己的網(wǎng)易通行證信息登錄即可。

討論修改工作方案

現(xiàn)在點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕，在彈出的菜單里面點(diǎn)擊“筆記”按鈕。將已有的設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)方案粘貼到編輯框里面，再點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕所有同事都可以看到了?！坝械涝乒P記”相比于“印象筆記”，在窗口的右側(cè)有一個(gè)討論的區(qū)域。用戶只需要在討論區(qū)下方，輸入自己的討論意見(jiàn)或建議，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕其他同事就可以看到了（如圖7）。如果只想針對(duì)某個(gè)用戶發(fā)送信息，那么只需要像微博那樣@用戶名即可。本來(lái)“印象筆記”也有一個(gè)名為“Work Chat”的即時(shí)通信功能，不過(guò)這個(gè)功能在國(guó)內(nèi)使用不正常。

“有道云筆記”的客戶端會(huì)定時(shí)刷新，這樣用戶就可以看到最新的討論內(nèi)容。當(dāng)然用戶也可以按鍵盤的F5鍵，對(duì)內(nèi)容信息進(jìn)行手工的刷新操作。當(dāng)對(duì)討論的內(nèi)容達(dá)成共識(shí)后，任何一個(gè)群組中的同事都可以在筆記列表中選擇已有的設(shè)計(jì)方案，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇菜單中的“編輯”命令。在彈出的筆記編輯窗口中，就可以對(duì)方案進(jìn)一步的編輯和優(yōu)化（如圖7）。當(dāng)編輯完成以后點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，其他同事就可以看到全新的設(shè)計(jì)方案了，這樣就可以避免“印象筆記”中設(shè)計(jì)方案和討論信息在一起的情況。