孫曉志 王冬梅 趙中華

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息化已成為當今世界經(jīng)濟社會發(fā)展的大趨勢。目前，國土資源檔案信息化建設存在重業(yè)務信息化、輕國土資源檔案信息化的現(xiàn)象，尤其是基層國土資源檔案信息化建設十分薄弱，國土資源檔案管理工作必須與時俱進，緊跟國家檔案信息化建設的步伐，加快“數(shù)字國土”建設，才能更好地適應國土資源管理工作新的形勢和新的任務的要求，更好地適應經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要。

關鍵詞：國土資源管理工作;檔案數(shù)字化建設

五蓮縣國土資源局自1988年建局，1995年成立檔案室，館藏檔案25010卷。 隨著社會信息化的不斷發(fā)展，電子科學技術的日益更新，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代的步伐和經(jīng)濟發(fā)展的腳步。

1 檔案信息化建設的意義

開展國土資源檔案數(shù)字化建設是新形勢下國土資源管理工作的客觀要求，是國土資源管理工作不可或缺的組成部分，必須做到與時俱進，不斷適應國土資源管理工作新的形勢和新的任務的要求，其意義重大。

1.1 開展檔案數(shù)字化建設，是全面推進“數(shù)字國土”的必然要求。國土資源管理工作既形成各類土地檔案資料，又依賴于這些檔案資料開展日常工作，要建設“數(shù)字國土”，必須建設數(shù)字檔案室，隨著國土資源綜合事務系統(tǒng)的全面應用，建設用地網(wǎng)上遠程報批和國土資源管理“一張圖”的實施，國土資源管理網(wǎng)上辦公的推進，必然要求檔案工作緊隨其后，實現(xiàn)國土資源檔案數(shù)字化。

1.2 開展檔案數(shù)字化建設，是提升檔案管理整體工作水平的需要。隨著全國第二次土地大調(diào)查、新一輪土地利用總體規(guī)劃修編等工作全面結束，檔案數(shù)量越來越多，信息貯量越來越大，原始、手工的檔案管理手段已經(jīng)不能適應國土資源管理工作新形勢的需要，尤其是隨著城市化進程的推進，城市規(guī)劃、建設，都將以國土資源信息來支撐。我局檔案室已升級為省特級檔案室，實現(xiàn)檔案管理載體的更新?lián)Q代，實現(xiàn)國土資源檔案數(shù)字化才能全面提升國土資源檔案管理整體水平和社會發(fā)展需要。

1.3 開展檔案數(shù)字化建設，是提高國土資源服務社會效能的需要。國土資源檔案是調(diào)處土地權屬糾紛和查處國土資源違法行為的真實依據(jù)，是土地利用總體規(guī)劃實施和管理及城市建設和拆遷安置工作的重要依據(jù)，是土地登記發(fā)證、變更登記和土地利用現(xiàn)狀變更調(diào)查的必備資料，在掌握國土資源動態(tài)和國土資源優(yōu)化配置等方面起著不可替代的作用。隨著國土資源管理使用制度改革的不斷深入，國土資源市場十分活躍，土地用途變更、使用權轉讓時常發(fā)生，而國土資源檔案中記錄著大量關于土地的產(chǎn)權登記、變更的資料，這就必然會提高檔案的利用率。因此，開展國土資源檔案數(shù)字化建設，不僅能完善檔案管理機制，提高檔案利用水平，還能為國土資源工作提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息，更好地服務于地方經(jīng)濟建設。

2 檔案信息化建設內(nèi)容

2.1 加大資金投入，加大對基礎設施建設的力度。為加快數(shù)字國土建設步伐，我縣國土資源局投入資金建設數(shù)字檔案館系統(tǒng)達40萬元。目前全縣下設共有1處國土分局，12處基層所已全部實行檔案網(wǎng)絡化管理;在局內(nèi)部建立局域網(wǎng)，通過網(wǎng)絡交換機等設備，實現(xiàn)內(nèi)部辦公、檔案查詢等工作需求;建立消毒、防磁、溫濕度監(jiān)控等現(xiàn)代化設備，對館藏檔案進行科學化管理。

2.2 強化軟件建設，開發(fā)應用相應的信息化系統(tǒng)。

我局經(jīng)多方考察，選定了國內(nèi)最具影響力的“紫光軟件電子檔案管理系統(tǒng)”。系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息化管理，方便檔案管理、利用，包括收集整編、檔案管理、鑒定銷毀、檔案借閱管理、檔案編研、系統(tǒng)維護、檔案設置、權限管理、檔案管理工作量統(tǒng)計等功能模塊，基于我局現(xiàn)有組織架構和技術環(huán)境，以檔案和資料信息的全方位利用為目的，以數(shù)據(jù)庫為管理手段，以使用掃描等技術數(shù)字化檔案，并利用先進的開發(fā)平臺及網(wǎng)絡技術、信息處理技術、圖像處理技術、光盤刻錄技術、壓縮存儲技術，全面建設符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展方向的檔案工作體系，提高檔案管理和利用水平。

2.3 實現(xiàn)紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)化，國土查閱實現(xiàn)全覆蓋。為了檔案信息化系統(tǒng)的建設，同時也是為了提高檔案的服務效果，我局對館藏檔案全部進行了數(shù)字化掃描工作。其中業(yè)務檔案主要包括地籍管理類檔案和建設用地類檔案，占檔案數(shù)量的絕大部分。而且業(yè)務檔案紙張規(guī)格也不同，內(nèi)容不僅包括申請、審批等表格，還包括各種收據(jù)、證明復印件以及不同圖幅的檔案資料，為了達到掃描的最好效果，需要對不同紙質(zhì)的檔案進行不同處理。另外，檔案管理系統(tǒng)掃描后的數(shù)據(jù)進行OCR識別處理，使得系統(tǒng)可以對所有電子文件中的信息進行查詢檢索。我局建成數(shù)字檔案館系統(tǒng)之后，實行了全局系統(tǒng)內(nèi)部的檔案聯(lián)網(wǎng)，足不出戶就可查詢所需要的全部資料，大大的節(jié)省了查閱者的時間。在我市國土系統(tǒng)也是首家實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡全覆蓋的區(qū)縣。

3 檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理及其平臺建設是檔案管理工作的一次技術提升和質(zhì)的飛躍，對于檔案管理部門適應新形勢下的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，同時也是不斷適應信息技術發(fā)展、滿足現(xiàn)實工作要求的必然趨勢。

4 檔案信息化管理平臺建設探討

信息管理平臺的建設是一項技術要求比較高的系統(tǒng)工程，其建設和發(fā)展工作的大力推動需要相當數(shù)量的資金支持，因此，加大信息化管理平臺的專項資金投入是保證平臺建設效率和使用質(zhì)量的基礎條件。平臺開發(fā)設計的基本要素包含了硬件、軟件和專業(yè)工作人員等，硬件基礎包括掃描儀、打印機、網(wǎng)絡通信設備、計算機等設備，同時為了保證信息化管理的有效性，必須制定詳細的管理標準和使用規(guī)則。同時，為了使檔案管理者能夠具備信息管理的素質(zhì)，滿足平臺維護的人員要求，還必須在專業(yè)人員素質(zhì)培訓方面加大投入，從而培養(yǎng)適應信息化管理和信息化建設的專業(yè)人才。此外，專項投入還包括對平臺使用的廣泛宣傳，只有深入拓展平臺的應用渠道，才能使更多的人和單位能夠接受它，才能不斷完善平臺的管理功能。 從技術角度來講，信息化管理是傳統(tǒng)管理方式的一次突破和創(chuàng)新，做好平臺開發(fā)工作的第一步是業(yè)務需求分析。第一，要緊緊圍繞“平臺綜合管理”的技術要求，在檔案管理方式單一、種類單一、功能單一方面有所創(chuàng)新，力求實現(xiàn)多種檔案資料的統(tǒng)一綜合管理。第二，平臺建設要在“系統(tǒng)融合與兼容”方面下功夫，解決不同部門之間的系統(tǒng)對接問題，將辦公自動化系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等功能模塊有機結合，優(yōu)化管理流程，建立電子檔案的一體化管理脈絡。第三，突出平臺開發(fā)中“效率與全面”的特色。檔案信息化管理的最終目的是實現(xiàn)檔案資料的開發(fā)利用，在業(yè)務需求分析階段的體現(xiàn)就是在低級功能的基礎上實現(xiàn)高級功能，提升管理效率。