鈔小林

【摘要】 將計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)用于辦公領(lǐng)域，不僅便于資料的儲(chǔ)存、備份、收發(fā)，也便于記錄和跟蹤文檔的流轉(zhuǎn)簽發(fā)過程，不規(guī)范的文檔處理不僅效率低，而且會(huì)導(dǎo)致亂版。本文就文檔排版中易出現(xiàn)的一些不規(guī)范處理做了矯正性的闡述，旨在為人們提高辦公效率提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】 Word文檔 規(guī)范 目錄 樣式 頁面設(shè)置 分隔符

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公憑借其傳輸快捷，便于記錄和跟蹤文檔的流轉(zhuǎn)簽發(fā)過程，以及易于保存、備份、查找等優(yōu)點(diǎn)已被深入應(yīng)用到各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域。Word文檔是辦公自動(dòng)化中運(yùn)用最多的文檔形式，它的規(guī)范化程度在一定程度上嚴(yán)重影響著我們的辦公效率。

在Word文檔制作中，常見的不規(guī)范行為及矯正方法如下：

1、濫用空格鍵。在文檔制作過程中，我們往往需要將標(biāo)題等段落居中，或?qū)⒄亩温涫仔锌s進(jìn)兩字符，好多人就用反復(fù)空格的方法實(shí)現(xiàn)標(biāo)題居中或首行縮進(jìn)，這種操作方式在后續(xù)排版中將可能導(dǎo)致返工或亂版。正確的方式是用段落“居中”對(duì)齊的功能設(shè)置或“首行縮進(jìn)兩字符”的功能設(shè)置。

2、濫用回車鍵。常見有人在控制段落間距或換頁時(shí)利用回車鍵產(chǎn)生相應(yīng)空間，更有甚者用回車鍵實(shí)現(xiàn)段落中的換行操作。要知道Word對(duì)段落間距提供了一系列的功能設(shè)置，如“段前距”、“段后距”及“行距”，可以通過合適的選項(xiàng)規(guī)范設(shè)置相應(yīng)的段落間距。至于換頁應(yīng)該用插入“分頁符”來實(shí)現(xiàn)，而非反復(fù)回車。而段落內(nèi)部的換行是Word系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)的，無需回車控制，要知道回車意味著分段。

3、忽略頁面設(shè)置。很多人制作文檔時(shí)先急于對(duì)文檔內(nèi)容的創(chuàng)建，之后才設(shè)置頁面，這是非常不可取的。如果文檔所用紙型是標(biāo)準(zhǔn)A4紙，頁邊距等要求不高，尚不會(huì)造成太大麻煩，但如果文檔打印所用紙型及邊距等與默認(rèn)設(shè)置相差較大，那樣會(huì)造成亂版的，從而使整個(gè)工作前功盡棄！所以，制作文檔的規(guī)范化操作，首先應(yīng)進(jìn)行紙型、邊距等頁面設(shè)置，然后再進(jìn)行文檔內(nèi)容編輯。

4、忽略項(xiàng)目符號(hào)及編號(hào)的應(yīng)用。在文檔中出現(xiàn)多條同級(jí)標(biāo)題或條款時(shí)，應(yīng)該使用Word的“項(xiàng)目符號(hào)及編號(hào)”功能進(jìn)行設(shè)置，這樣做的好處是不管對(duì)文檔做怎樣的增刪編輯，編輯后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)重新編號(hào)，無須擔(dān)心編號(hào)不連續(xù)或重復(fù)情況發(fā)生。而實(shí)際中用鍵盤輸入編號(hào)的情況卻屢見不鮮，這樣文檔增刪操作后還得重新修改編號(hào)，易錯(cuò)且效率低下。

5、忽略樣式的應(yīng)用。樣式是多種格式設(shè)置打包成的一個(gè)個(gè)集合，樣式一經(jīng)創(chuàng)建，使用起來非常方便，只要選中一個(gè)段落，然后單擊樣式名稱就可以將它包含的所有格式運(yùn)用到選中的段落。而且它不僅可以在同一篇文檔中多次運(yùn)用，還可以制作成模板供今后其他文檔制作使用。樣式的使用頻率很大程度上影響到文檔的制作效率，所以只要是多次或大量重復(fù)使用的多種格式設(shè)置都應(yīng)該創(chuàng)建樣式，并制作成模板以備后用，而非每次重新設(shè)置相應(yīng)格式。

6、忽略分隔符的應(yīng)用。人們往往忽略了如“分頁符”及各種分節(jié)符及換行符等的使用，這不僅影響了文章的制作效率及規(guī)范性，甚至?xí)?dǎo)致亂版。比如“分節(jié)符”的合理使用可以使我們順利地實(shí)現(xiàn)分欄、實(shí)現(xiàn)不同頁眉頁腳的設(shè)置，而不能合理使用分節(jié)符使我們根本無法正常進(jìn)行這些排版。

7、忽略表格操作規(guī)范。Word文檔中合理運(yùn)用表格能提升文檔的可讀性，但是在操作表格時(shí)也有一些規(guī)范需要注意，否則也容易形成亂版。比如“插入單元格”和“刪除單元格”功能要慎用，規(guī)避這種易引起亂版的方法是合理規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)。在規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)，計(jì)算確定表格的行數(shù)、列數(shù)時(shí)把握住關(guān)鍵點(diǎn)：根據(jù)表格藍(lán)圖計(jì)算列數(shù)時(shí)縱向上凡是存在不能垂直貫穿整個(gè)表格的豎線，均應(yīng)計(jì)算為一列。同理，橫向上凡是存在不能貫穿表格的橫線均應(yīng)計(jì)算為一行。

8、頁眉頁腳設(shè)置。在頁眉頁腳設(shè)置中需要注意兩點(diǎn)：一是插入頁碼，必須用相關(guān)功能按鈕插入，而不能以手工輸入的方式；二是不同章節(jié)要實(shí)現(xiàn)不同的頁眉頁腳設(shè)置，必須先按相應(yīng)章節(jié)分節(jié)，然后斷掉各節(jié)之間的鏈接，方可實(shí)現(xiàn)。

9、長文檔排版問題。對(duì)長文檔的排版，Word提供了自動(dòng)產(chǎn)生目錄、自動(dòng)生成題注及交叉引用等功能，要堅(jiān)決摒棄手工輸入目錄及題注，引用題注時(shí)也要運(yùn)用Word的“交叉引用”功能，無需手工輸入所引用的題注，這樣會(huì)使編輯過程中更新這些內(nèi)容實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，避免返工。

10、視圖方式的應(yīng)用。視圖方式是為我們處于不同目的編輯文檔提供方便的，比如編輯較長文檔用大綱視圖或文檔結(jié)構(gòu)圖就很方便，有些人不習(xí)慣運(yùn)用這些視圖方式，總是用鼠標(biāo)滾動(dòng)翻閱文檔，耗時(shí)耗力。

總結(jié)：

綜上所述，在Word文檔的規(guī)范化方面，我們需要注意的事項(xiàng)很多，只有綜合靈活地運(yùn)用好各項(xiàng)功能，才能大大提高工作效率。