龐亞丹

(江蘇省張家港市環(huán)境監(jiān)測站,江蘇張家港 210098)

信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新性研究

龐亞丹

(江蘇省張家港市環(huán)境監(jiān)測站,江蘇張家港 210098)

當前,我們正處于信息化時代,互聯(lián)網(wǎng)及其相關(guān)技術(shù)發(fā)展,對傳統(tǒng)的檔案管理方式造成了一定的沖擊。如何順應信息化時代特征,深化機關(guān)及企事業(yè)單位檔案管理工作改革,是我們應該著重探討的重大課題。本文從檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā),為信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新,探討出一條有效路徑。檔案管理工作的創(chuàng)新是信息化時代的必然趨勢也是提高機關(guān)單位服務水平的必然路徑。

檔案管理 創(chuàng)新性 信息化

檔案作為社會文化的反映，是一種極為重要的社會資源。檔案管理工作同樣也是機關(guān)單位工作內(nèi)容的重要部分，社會信息化和辦公自動化為傳統(tǒng)檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新發(fā)揮著重要的作用?？茖W有效的管理是社會發(fā)展對檔案管理工作提出的新的更高要求，而沒有良好的信息化技術(shù)條件支持，檔案管理工作的創(chuàng)新性也很難得以體現(xiàn)。

1　信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容

1.1檔案管理機制的全面協(xié)調(diào)性創(chuàng)新

在信息化時代，工作機制創(chuàng)新應該是信息化時代對檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機關(guān)單位建設有利于檔案開發(fā)和利用的運行機制與監(jiān)管機制。由于信息化時代檔案信息量與以前相比內(nèi)容更加豐富，傳統(tǒng)的檔案工作方法很難全面、及時、準確地收集對數(shù)據(jù)進行有效收集整理，所以必須全面協(xié)調(diào)地調(diào)動相關(guān)單位力量，形成檔案管理工作的有效互動機制。

1.2檔案管理理論與模式的服務性創(chuàng)新

理論對于實踐有重要的指導作用，在工作機制創(chuàng)新的同時，對于檔案管理工作的理論建設與管理模式的創(chuàng)新研究這項工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)代科技的廣泛應用，顛覆了以往傳統(tǒng)的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，這就要求機關(guān)單位要切實加強檔案管理理論的研究與模式創(chuàng)新的研究。以創(chuàng)新的理論指導實踐，用檔案工作的理論創(chuàng)新促進檔案管理工作的有力開展，使檔案工作向更高的層級邁進。

1.3檔案管理技術(shù)平臺創(chuàng)新

要提高信息化時代檔案管理的工作效率與服務水平，還要在技術(shù)層面進行建設。以檔案信息資源共享為目標的檔案管理工作建設是一個有效途徑。不但要對現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)進行技術(shù)與理論方面的建設，還要積極推進檔案管理網(wǎng)絡的建設，以提供一個開放式、全天候、交互性的檔案服務平臺為最終目的，這也是信息時代對檔案管理工作提出的技術(shù)要求。檔案平臺的建設真正實現(xiàn)了資源的共享，簡化了工作流程。這也是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展重要途徑。

2　創(chuàng)新檔案管理的策略

雖然信息時代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時代的特性都對檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。所以，檔案管理工作人員在應用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時，要以安全性、標準化、服務性作為信息時代檔案管理工作的基本準則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務方式都產(chǎn)生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對常規(guī)的檔案管理運作方式進行改進，在探索和掌握一套適應信息技術(shù)的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。

2.1切實轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式

長期以來，受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時代與深化改革的轉(zhuǎn)型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務”轉(zhuǎn)變是的要求愈發(fā)迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務領(lǐng)域:檔案管理部門除了要面向?qū)n案有剛性需求的單位與個人外，還要將服務受眾細化，更多更好地提供個性化的服務;其次，檔案管理工作要對服務方式進行創(chuàng)新，這表現(xiàn)在:通過網(wǎng)絡技術(shù)，將檔案上線，從而簡化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線收集并有效開展在線服務，以最大限度地縮短數(shù)據(jù)的收集與發(fā)布周期。

2.2創(chuàng)新檔案管理工作流程

在檔案收集層面，要利用多種載體實現(xiàn)檔案收集。信息化時代的檔案種類、數(shù)量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發(fā)由于檔案形式的變化也發(fā)生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，更多地以縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式保存;在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應的檔案管理加工機制，開發(fā)與信息化相適應的檔案管理技術(shù)。隨著信息化時代檔案的保管方法、分類方式和傳輸方式發(fā)生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立;在檔案利用方面要實現(xiàn)檔案服務網(wǎng)絡化，這對提高機關(guān)單位檔案服務水平與服務能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強，檔案信息在網(wǎng)絡上被傳輸、檢索和利用應形成完整的供應與利用體系，特別是信息時代大數(shù)據(jù)以及云計算技術(shù)的出現(xiàn)，為形成一套完整的檔案數(shù)據(jù)利用體系提供了可能。

2.3培養(yǎng)信息化管理專業(yè)人才

人才是科教興國的重要資源。信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新離不開對信息化人才隊伍的建設。檔案管理機關(guān)要組建起一支能適應快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團隊。檔案管理部門還要定期對本單位的工作人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的普及與培訓，以適應信息化時代的檔案工作創(chuàng)新;此外，各級檔案管理部門還要建設檔案管理人力資源的長效機制，適時引進檔案管理方面的高素質(zhì)人才，為本單位檔案管理人才隊伍注入新的活力，這樣才能經(jīng)得住信息時代對檔案管理工作提出的新要求與新挑戰(zhàn)。

[1]王慧.淺談信息時代檔案管理的創(chuàng)新[J/OL].中國科技縱橫,2011, (7).

[2]李勝男.淺析信息時代的檔案管理工作[J/OL].科技信息,2010, (13).

[3]孫燕敏.新時期企業(yè)檔案管理信息化的建設[J].中國集體經(jīng)濟, 2014,(4).

[4]張紅.淺談檔案信息化管理的探討與研究[J].科學與財富,2014, (4).