宋金寶

大家知道，通過(guò)表格“數(shù)據(jù)有效性”功能將已有的數(shù)據(jù)序列做成下拉列表，輸入時(shí)只需從列表中選擇，就可以為今后的字段信息輸入提供極大的方便。但由于這種方法的原始數(shù)據(jù)一般來(lái)源于一行或一列數(shù)據(jù)，而許多時(shí)候我們的原始數(shù)據(jù)不僅限于單一的行列，很可能是一個(gè)多行多列的數(shù)據(jù)“片區(qū)”。那么，如何實(shí)現(xiàn)“片區(qū)”數(shù)據(jù)的自動(dòng)引用輸入？

案例：假設(shè)有兩個(gè)小組，每個(gè)小組各有6個(gè)人，這兩個(gè)小組的名單位于兩個(gè)單獨(dú)的列中（圖1）。我們要在這兩個(gè)小組中隨機(jī)挑出選手，需要在另一個(gè)新的列中輸入挑出的人名。我們的任務(wù)就是以這兩個(gè)小組人員的姓名為數(shù)據(jù)來(lái)源，構(gòu)造一個(gè)可選的下拉菜單。我們以在WPS表格中操作來(lái)說(shuō)明。

1. 嘗試傳統(tǒng)有效性引用的辦法

我們首先按傳統(tǒng)有效性引用的思路，嘗試一次性對(duì)兩個(gè)數(shù)據(jù)列進(jìn)行引用設(shè)置。

第一步：選擇輸入?yún)^(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“有效性”按鈕（圖2）。

第二步：在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中，設(shè)置有效性條件，“允許”條件選擇為“序列”，“來(lái)源”用鼠標(biāo)框選的辦法選擇為第1列和第2列原始數(shù)據(jù)（圖3）。

第三步：點(diǎn)擊“確定”之后，WPS表格彈出信息，提示“列表源”必須是劃定分界后的數(shù)據(jù)列表，或是對(duì)但一行或一列的引用（圖4）。

顯然這種辦法行不通。怎么辦？如何劃定分界？

2. 巧用“名稱管理器”突破限制

先給其中的一列原始數(shù)據(jù)定義區(qū)域代碼，然后給這個(gè)區(qū)域代碼設(shè)置有效性條件，最后通過(guò)擴(kuò)大有效性條件范圍的辦法，將數(shù)據(jù)選擇范圍擴(kuò)大到兩列。

第一步：從“公式”菜單下點(diǎn)擊“名稱管理器”，在彈出的“定義名稱”窗口中輸入一個(gè)名稱代號(hào)，如“xz”；在“引用位置”處通過(guò)鼠標(biāo)框選的辦法選中第2列數(shù)據(jù)，這樣就為第2列人名定義了一個(gè)名稱“xz”?！耙梦恢谩碧幍臄?shù)據(jù)自動(dòng)變?yōu)椤?Sheet1！$B$2：$B$7”。點(diǎn)擊“確定”（圖5）。

第二步：選擇“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在有效性條件的“允許”列表中選擇“序列”，“來(lái)源”框中輸入“=xz”，實(shí)現(xiàn)了用定義的名稱來(lái)引用第2組數(shù)據(jù)（圖6）。

第三步：確定之后，現(xiàn)在從“參會(huì)挑選結(jié)果”一列下輸入，可看到第2組的人名列表并能對(duì)第2組的人名進(jìn)行選擇輸入了（圖7）。

3. 擴(kuò)大定義名稱的引用范圍

那么，怎么才能將第1組的人名引入到候選輸入列表中呢？我們可以通過(guò)修改引用范圍的辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)。

通過(guò)“公式”菜單下的“名稱管理器”按鈕調(diào)出“名稱管理器”定義窗口，點(diǎn)擊此前定義的名稱“xz”，接下來(lái)把“xz”引用位置擴(kuò)大到兩列數(shù)據(jù)的范圍，方法是在“引用位置”處刪除原來(lái)的引用字符串，然后用鼠標(biāo)框選的辦法選擇第1組和第2組人名數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“確定”（圖8）。

之后，我們?cè)賮?lái)點(diǎn)擊輸入列表，發(fā)現(xiàn)候選人名中出現(xiàn)的已經(jīng)是兩個(gè)小組的人名了（圖9）。

小提示

用Excel 2013也可以實(shí)現(xiàn)如上功能。只是在Excel 2013中，“數(shù)據(jù)有效性”的提法對(duì)應(yīng)于“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，位于“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下。這一點(diǎn)要注意，否則若按“數(shù)據(jù)有效性”查找會(huì)無(wú)所獲。