國(guó)測(cè)

摘要：合同文檔管理在海外工程項(xiàng)目的實(shí)施中，是一項(xiàng)日常工作時(shí)容易被疏忽，而關(guān)鍵時(shí)刻又被無(wú)限依賴(lài)的工作。筆者根據(jù)在海外實(shí)施工程項(xiàng)目的經(jīng)歷，結(jié)合自身管理海外工程項(xiàng)目合同文檔的實(shí)踐，從海外工程項(xiàng)目合同文檔的分類(lèi)、管理、利用三方面探索合同文檔管理問(wèn)題。論文將合同文檔的分類(lèi)劃定為供應(yīng)、分包、服務(wù)、人員四大類(lèi)，并對(duì)此四類(lèi)合同文檔進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與區(qū)分；根據(jù)這四類(lèi)合同文檔的特點(diǎn)，分別說(shuō)明了不同類(lèi)型的合同文檔所對(duì)應(yīng)的管理辦法及利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：海外工程項(xiàng)目合同文檔分類(lèi)合同文檔管理與利用

合同文檔是保證工程順利實(shí)施，保護(hù)各方權(quán)益，具有最強(qiáng)法律效力的文件，合同文檔的有效管理和應(yīng)用在很大程度上決定了項(xiàng)目的成功與否。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度，合同文檔會(huì)在不同時(shí)期發(fā)揮不同的作用，有些合同文檔甚至?xí)灤╉?xiàng)目的始終，并且在項(xiàng)目竣工后依舊發(fā)生效力。本文中所涉及的合同文檔，系在項(xiàng)目開(kāi)工之后，根據(jù)項(xiàng)目需要簽訂的合同。項(xiàng)目中標(biāo)時(shí)，與業(yè)主簽訂的項(xiàng)目承包合同不在本文所述范圍之內(nèi)。本文將從合同文檔的分類(lèi)、合同文檔的管理、合同文檔的利用三個(gè)方面，對(duì)合同文檔管理進(jìn)行全面闡述。

一、合同文檔的分類(lèi)

一個(gè)完整的項(xiàng)目，涉及人員聘用、設(shè)備采購(gòu)、機(jī)械維修、分包單位、營(yíng)地建設(shè)等方方面面的內(nèi)容。針對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容，都會(huì)形成不止一份合同文檔。將不同的合同文檔進(jìn)行分類(lèi)，不僅有利于項(xiàng)目對(duì)合同的有效管理，更有利于項(xiàng)目最大限度地利用合同維護(hù)自身利益。根據(jù)海外工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，合同文檔可分為供應(yīng)合同文檔、分包合同文檔、服務(wù)合同文檔和人員合同文檔四大類(lèi)。

（一）供應(yīng)合同文檔

供應(yīng)合同是供方與需方，經(jīng)過(guò)雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件。根據(jù)《中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法》第17、38條和相關(guān)條例規(guī)定，供方的基本義務(wù)是按時(shí)、按質(zhì)、按量地在約定的地點(diǎn)將產(chǎn)品交付需方。需方應(yīng)在合同規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)，按規(guī)定驗(yàn)收方法及時(shí)驗(yàn)收供應(yīng)標(biāo)的物，并按照國(guó)家規(guī)定或雙方約定的價(jià)格和結(jié)算方式通過(guò)立戶(hù)銀行進(jìn)行結(jié)算。

項(xiàng)目上涉及的供應(yīng)合同文檔通常為設(shè)備供應(yīng)和材料供應(yīng)兩種。

設(shè)備供應(yīng)合同，指項(xiàng)目作為需方，與設(shè)備供方之間，通過(guò)雙方談判協(xié)商一致而簽訂的關(guān)于機(jī)械設(shè)備供應(yīng)的合同。機(jī)械設(shè)備以汽車(chē)、吊機(jī)、挖掘機(jī)等為主。在簽訂中，需要注意設(shè)備運(yùn)輸、到場(chǎng)調(diào)試和保修條款等問(wèn)題。由于涉及保修，設(shè)備供應(yīng)合同文檔會(huì)在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，都將起到重要作用，要注意保存。另外有些設(shè)備，在一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后，會(huì)轉(zhuǎn)移到其他項(xiàng)目，或者賣(mài)給其他單位。設(shè)備合同文檔中的保修卡、完稅證明、清關(guān)證明等，均需妥善保存。

材料供應(yīng)合同，指項(xiàng)目作為需方，與材料供方之間，通過(guò)雙方談判協(xié)商一致而簽訂的關(guān)于材料供應(yīng)的合同。項(xiàng)目在施工中所需的材料主要有混凝土、鋼筋、防水材料等。其特點(diǎn)通常是購(gòu)買(mǎi)量大、對(duì)質(zhì)量有明確要求。在合同中會(huì)對(duì)材料的型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行明確的約定。在簽訂合同時(shí)，主要是嚴(yán)格按照監(jiān)理公司的要求，采購(gòu)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的有資質(zhì)的材料。同時(shí)，對(duì)于需要試驗(yàn)的材料，做好試驗(yàn)工作，保存好記錄試驗(yàn)數(shù)據(jù)的文檔，便于日后的利用和維權(quán)。

（二）分包合同文檔

工程分包合同指承包商為將工程承包合同中某些專(zhuān)業(yè)工程施工交由另一承包商（分包商）完成而與其簽訂的合同。專(zhuān)業(yè)工程分包，是指施工總承包企業(yè)將其所承包工程中的專(zhuān)業(yè)工程分包給具有相應(yīng)資質(zhì)的其他建筑企業(yè)。由此可以看出，分包合同的簽訂，對(duì)于分包單位的資質(zhì)有嚴(yán)格的控制和要求。而且分包的工作，通常具有一定的專(zhuān)業(yè)性。分包單位，是項(xiàng)目的下級(jí)單位，項(xiàng)目對(duì)于分包單位有絕對(duì)的指揮權(quán)和否決權(quán)。同時(shí)，項(xiàng)目和分包單位也是合作伙伴關(guān)系。分包合同對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)要進(jìn)行公平的約定。

從內(nèi)容上看，分包合同可以是針對(duì)某一項(xiàng)具體工程的分包，比如土方分包、防水分包。即項(xiàng)目將工程中的某一個(gè)具體工程，分包給專(zhuān)業(yè)從事該項(xiàng)工作的單位，項(xiàng)目的職責(zé)是對(duì)其工程質(zhì)量、工作量進(jìn)行把控。分包合同也可以是針對(duì)工作人員的分包，也就是勞務(wù)分包。這時(shí)，項(xiàng)目的職責(zé)是根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，合理的安排施工人員進(jìn)場(chǎng)，同時(shí)對(duì)其人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、施工紀(jì)律等方面進(jìn)行約束。

（三）服務(wù)合同文檔

服務(wù)合同文檔，即項(xiàng)目需要其他單位對(duì)于項(xiàng)目的某些方面提供服務(wù)而形成的合同文檔。服務(wù)合同文檔與分包合同文檔有些相近，但與項(xiàng)目的關(guān)系具有本質(zhì)的不同。項(xiàng)目的分包單位對(duì)于項(xiàng)目而言，具有上下級(jí)關(guān)系，即分包單位服從項(xiàng)目的指揮和安排。而項(xiàng)目的服務(wù)單位，與項(xiàng)目不存在上下級(jí)關(guān)系，只是服務(wù)單位根據(jù)項(xiàng)目的需求，提供某項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。

從內(nèi)容上看，服務(wù)合同通常是針對(duì)某一項(xiàng)工作，由其他單位提供針對(duì)性很強(qiáng)的服務(wù)。例如，項(xiàng)目與垃圾處理單位，通過(guò)簽訂服務(wù)合同，維護(hù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的清潔。再如，項(xiàng)目與專(zhuān)業(yè)的運(yùn)輸公司簽訂設(shè)備物資的轉(zhuǎn)運(yùn)服務(wù)合同，將大型機(jī)械設(shè)備完成從其他地方的調(diào)配工作。在設(shè)備完好運(yùn)送到目的地之后，該合同也就全部執(zhí)行完畢了。

從簽訂資質(zhì)上看，在金額不大、執(zhí)行時(shí)間不長(zhǎng)、或是一次性服務(wù)的情況下，可以直接與項(xiàng)目部簽約。這樣既簡(jiǎn)化了繁雜的簽約手續(xù)，又有效地避免了法律糾紛。

（四）人員合同文檔

人員合同文檔是項(xiàng)目工作人員的聘用合同。目前，海外工程項(xiàng)目的人員投入，比較推崇強(qiáng)化管理的施工模式：即投入高質(zhì)量的管理團(tuán)隊(duì)，而不是投入大量的施工隊(duì)伍。在海外的工程中，屬地化經(jīng)營(yíng)也是必不可少的。所以，項(xiàng)目上的人員合同，包括中方員工合同和外籍員工合同兩大類(lèi)。這些合同文檔，是項(xiàng)目正規(guī)人員管理的體現(xiàn)，也是履行雇傭責(zé)任、義務(wù)等工作的依據(jù)。

二、合同文檔的管理

針對(duì)項(xiàng)目合同文檔的多樣性、拆分性、持續(xù)性的特點(diǎn)，在合同文檔的管理中，采取編號(hào)分類(lèi)的方法是十分科學(xué)有效的。對(duì)供應(yīng)、分包、服務(wù)、人員這四大類(lèi)合同分類(lèi)編號(hào)之后，針對(duì)不同類(lèi)別的合同，應(yīng)根據(jù)需要，通過(guò)編號(hào)擴(kuò)展的方式進(jìn)行后續(xù)管理。

（一）四大類(lèi)合同的分類(lèi)編號(hào)方法

根據(jù)海外工程項(xiàng)目合同文檔的分類(lèi)，可將供應(yīng)合同、分包合同、服務(wù)合同、人員合同分別編號(hào)為C1-X、C2-X、C3-X、C4-X。

C代表Contract，即合同；C1、C2等，代表合同的分類(lèi)；X代表這一合同分類(lèi)下，根據(jù)合同的簽訂順序編制的流水號(hào)。例如，鋼筋供應(yīng)合同文檔，是C1-1；在鋼筋供應(yīng)合同之后簽訂的吊機(jī)供應(yīng)合同，就是C1-2。如果項(xiàng)目與同一家供應(yīng)商先后兩次簽訂供應(yīng)合同，也要根據(jù)簽訂的時(shí)間，分別編制流水號(hào)，兩份合同分別執(zhí)行。這一編號(hào)規(guī)則，符合檔案管理中，對(duì)于編號(hào)的簡(jiǎn)單性、可擴(kuò)展性、唯一性的要求。

（二）訂單文檔及開(kāi)工指令文檔的編號(hào)擴(kuò)展方法

人員合同和服務(wù)合同，采用上述分類(lèi)編號(hào)方法即可，即一份合同一個(gè)編號(hào)。供應(yīng)合同和分包合同，因在履行中會(huì)分別產(chǎn)生訂單文檔和開(kāi)工指令文檔，還需在四大類(lèi)合同的分類(lèi)編號(hào)方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展。

1.供應(yīng)合同簽訂中，同一種物資，有可能分兩次或者三次和同一供應(yīng)商簽訂，也可能和不同的供應(yīng)商簽訂。由此，在生成訂單文檔時(shí)，要格外區(qū)分到底履行的是哪一份合同。這時(shí)，將訂單編號(hào)繼承合同編號(hào)，編輯為C1-X-Y，則可以有效地對(duì)訂單文檔進(jìn)行區(qū)分。并且，在合同管理中，要注意將同一份合同的訂單文檔收集在一起。

2.分包合同履行中，無(wú)論是土方分包還是勞務(wù)分包，都不能一次將分包的內(nèi)容全部完成，而是要根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展、單體的實(shí)施情況，由項(xiàng)目部逐步下發(fā)開(kāi)工指令文檔。在實(shí)際工作中，要注意開(kāi)工指令文檔的內(nèi)容不能重復(fù)。同時(shí)，開(kāi)工指令文檔也是對(duì)分包工作進(jìn)展的重要記錄。對(duì)開(kāi)工指令文檔的編號(hào)，亦應(yīng)采取例如C2-X-Y的形式，將彼此有效的區(qū)分與聯(lián)系。

三、合同文檔的利用

合同文檔的充分利用對(duì)整個(gè)項(xiàng)目組織實(shí)施起到保障、支持的作用。合同文檔在與分包商、供應(yīng)商及服務(wù)商的合作實(shí)施過(guò)程中，是對(duì)其工作范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、支付等方面進(jìn)行約束和催促的強(qiáng)有力的依據(jù)；在人力資源管理中又是對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及實(shí)施隊(duì)伍人員自身權(quán)益保障的具有法律效益的文檔。合同文檔的利用是一個(gè)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的、需要管理和控制的過(guò)程。

（一）供應(yīng)合同文檔的利用

供應(yīng)合同文檔對(duì)項(xiàng)目的作用巨大。特別是鋼筋、混凝土等項(xiàng)目主要材料的供應(yīng)合同，因?yàn)樾枰峙?gòu)買(mǎi)的原因，具有涉及金額大、履行時(shí)間長(zhǎng)、履行次數(shù)多等特點(diǎn)。比如項(xiàng)目與鋼筋供應(yīng)商簽訂一份完整的鋼筋供應(yīng)合同。合同中會(huì)明確所需的鋼筋型號(hào)、鋼筋數(shù)量、鋼筋等級(jí)等指標(biāo)。同時(shí)，項(xiàng)目的鋼筋，不會(huì)一次性全部采購(gòu)?fù)戤?，而是?huì)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度情況分批進(jìn)場(chǎng)。這時(shí)，一個(gè)合同文檔，可能要拆分成若干個(gè)訂單文檔來(lái)完成。在全部訂單文檔履行完畢后，這份鋼筋合同則徹底履行完畢。

（二）分包合同文檔的利用

分包合同文檔，會(huì)貫穿分包完成其分包任務(wù)的始終。項(xiàng)目根據(jù)工作面的推進(jìn)，按照分包合同中的約定，為分包安排相應(yīng)的工作，即向分包下發(fā)開(kāi)工指令文檔。進(jìn)而通過(guò)開(kāi)工指令文檔中的開(kāi)工時(shí)間、預(yù)計(jì)工作量等方面的內(nèi)容，對(duì)分包進(jìn)行約束和控制。所有的開(kāi)工指令文檔匯集在一起，就是一份分包合同的完整履行記錄。

（三）服務(wù)合同文檔的利用

服務(wù)合同文檔，是服務(wù)商向項(xiàng)目部提供服務(wù)時(shí)的參照，也是項(xiàng)目部對(duì)服務(wù)商提出要求的依據(jù)。除具有保修條款的服務(wù)之外，服務(wù)合同文檔在服務(wù)結(jié)束時(shí)，即宣告完成，僅具有查考價(jià)值。如有保修條款，則需要保存至保修期結(jié)束。

（四）人員合同文檔的利用

因?yàn)楹Ｍ夤こ添?xiàng)目的特殊性，人員合同文檔中對(duì)于人身意外、國(guó)內(nèi)五險(xiǎn)一金繳納等方面的約定，對(duì)于項(xiàng)目的作用格外重要。比如海外工程項(xiàng)目在施工中，安全工作是重中之重。但是一旦出現(xiàn)工傷甚至死亡的事故，人員合同文檔中對(duì)于事故的處理辦法、賠償標(biāo)準(zhǔn)的約定就是項(xiàng)目進(jìn)行安全事故處理的重要依據(jù)。

海外工程是一條漫長(zhǎng)的、充滿(mǎn)困難的，但同時(shí)具有無(wú)限機(jī)遇的道路。中國(guó)企業(yè)在過(guò)去的探索中，因?yàn)楹贤臋n管理的不健全，有過(guò)無(wú)奈接受，也經(jīng)歷過(guò)劫后余生?？梢?jiàn)海外工程項(xiàng)目的合同文檔管理仍是一個(gè)需要理論結(jié)合實(shí)踐，進(jìn)行深入研究的重要課題。

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