張勇

摘要：在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案館出現(xiàn)新的工作重心，主要是對檔案數(shù)字信息資源的管理。其業(yè)務(wù)全流程包括：檔案接收、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)存?zhèn)洹n案數(shù)字信息資源利用等，本文以北京市檔案館為研究對象，對綜合檔案館檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)全流程管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字信息資源檔案工作業(yè)務(wù)流程紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本

當(dāng)今社會在大數(shù)據(jù)時代的背景下信息技術(shù)飛速發(fā)展，為檔案數(shù)字信息資源的管理和傳播提供了便利條件和技術(shù)手段，同時也使其面臨諸多挑戰(zhàn)。電子檔案的大量產(chǎn)生，以及館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程的加速推進(jìn)，使北京市綜合檔案館檔案數(shù)字資源以驚人的速度增長，數(shù)據(jù)量級將完成太字節(jié)（TB）向拍字節(jié)（PB）的邁進(jìn)，檔案工作本身也相應(yīng)產(chǎn)生變化：檔案實體的管理與檔案數(shù)字資源的管理正逐步分離，傳統(tǒng)的檔案實體將更傾向于充當(dāng)異質(zhì)保存的角色，而檔案數(shù)字資源的管理則將逐步成為檔案工作重心。如何對檔案數(shù)字信息資源開展全流程管理，克服相關(guān)管理中存在的問題，是擺在檔案工作者面前的新課題。本文選取在業(yè)務(wù)特性、數(shù)據(jù)規(guī)模都具備代表性的北京市檔案館作為研究樣本。

一、檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)的全流程管理

檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)全流程管理涵蓋檔案接收、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)存?zhèn)?、檔案數(shù)字信息利用等主體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。綜合檔案館對檔案數(shù)字信息資源開展全流程規(guī)范管理，具有以下幾個方面的意義：

（一）提高檔案數(shù)字信息資源的質(zhì)量、增加數(shù)量

檔案館和利用者都渴望大量的數(shù)字資源可供利用，檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)流程的管理帶來數(shù)字資源的規(guī)范化，將使檔案館可以按照同樣的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量進(jìn)行組織加工，加工速度也得以提高。

（二）增強專業(yè)化協(xié)作，減少浪費、增加實效檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范可以減少資源加工過程中的重復(fù)性工作，從而減少不必要的重復(fù)勞動，將復(fù)雜的問題簡單化，充分利用前人的勞動成果。數(shù)字檔案資源管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范為檔案館的管理提供了條件。在檔案館內(nèi)各部門之間，通過技術(shù)、管理和工作的規(guī)范，管理得以正常實施。另外，使檔案館管理與檔案館外部協(xié)作得以順利實現(xiàn)。專業(yè)化協(xié)作是社會生產(chǎn)組織的先進(jìn)形式之一，是生產(chǎn)社會化和生產(chǎn)分工的產(chǎn)物。專業(yè)化把社會生產(chǎn)分解為各個獨立的生產(chǎn)部門，而協(xié)作又把被分解的各個部門聯(lián)結(jié)成為有機(jī)的整體。專業(yè)化協(xié)作的條件是規(guī)范化。沒有統(tǒng)一的規(guī)范，專業(yè)化協(xié)作無法進(jìn)行。

（三）促進(jìn)世界檔案信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建立，促進(jìn)檔案信息技術(shù)進(jìn)步

數(shù)字檔案資源業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范一旦實施，一定會產(chǎn)生必要的技術(shù)規(guī)程或標(biāo)準(zhǔn)，同時促進(jìn)檔案信息技術(shù)的進(jìn)步。

二、北京市檔案館的相關(guān)管理現(xiàn)狀和主要問題

目前，北京市綜合檔案館缺乏針對檔案數(shù)字信息資源的全流程管理規(guī)范。

（一）檔案接收

現(xiàn)狀：北京市檔案館目前采用離線方式接收電子檔案，使用光盤、移動硬盤作為接收載體介質(zhì)。接收文件類型多樣，包含電子照片、電子文檔、程序文件、網(wǎng)站系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、音頻視頻文件、多媒體文件等。檔案進(jìn)館時與立檔單位辦理檔案移交手續(xù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗、核對數(shù)目、介質(zhì)查殺病毒、介質(zhì)可讀性檢驗、文檔打開檢驗、音視頻隨機(jī)播放檢驗等。

主要問題：北京市檔案館因為沒有用于在線接收的軟件平臺，數(shù)據(jù)校驗之后，接收進(jìn)館的檢索目錄和電子文件沒有進(jìn)入系統(tǒng)，而以光盤載體形式存放，并且沒有元數(shù)據(jù)采集和著錄交接信息，利用方式為檔案光盤調(diào)閱。

（二）檔案數(shù)據(jù)管理

現(xiàn)狀：北京市檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本可以在線查詢，電子文件不封裝，數(shù)據(jù)按照明文方式存儲。

主要問題：北京市檔案館接收的電子檔案全部處于應(yīng)用系統(tǒng)之外，不能在線檢索利用；檔案館應(yīng)用系統(tǒng)在檔案數(shù)字資源憑證性保障功能方面空缺；檔案館應(yīng)用系統(tǒng)沒有館藏檔案數(shù)字資源統(tǒng)計報表模塊，統(tǒng)計仍然依靠手工方式進(jìn)行。

（三）檔案數(shù)據(jù)存?zhèn)?/p>

現(xiàn)狀：北京市檔案館采用在線、近線、離線備份策略，分別對應(yīng)本地、同城、異地三級數(shù)據(jù)備份。接收電子檔案載體存放于專用防磁庫房，介質(zhì)包括光盤、移動硬盤等。

主要問題：缺乏電子檔案的定期檢查和銷毀機(jī)制。

（四）檔案數(shù)字信息資源利用

現(xiàn)狀：北京市檔案館采用三種方式提供檔案數(shù)字資源利用和信息發(fā)布：一是內(nèi)部數(shù)據(jù)專網(wǎng)提供電子檔案載體介質(zhì)調(diào)閱和檔案數(shù)字化副本在線查詢；二是北京市檔案信息網(wǎng)門戶網(wǎng)站網(wǎng)上檢索服務(wù)；三是檔案館舉辦主題展覽和檔案編研出版。

主要問題：檔案館應(yīng)用系統(tǒng)沒有編研模塊。由于大量的數(shù)字資源存放于檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)之外，檔案館不能進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘，不能對公眾開展數(shù)據(jù)推送服務(wù)。

三、提升檔案數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)全流程管理績效的建議

根據(jù)以上分析，北京市檔案館在數(shù)字信息資源業(yè)務(wù)全流程管理中存在的主要問題可以歸納為：檔案接收沒有建立在線接收機(jī)制；檔案數(shù)據(jù)管理沒有形成完整體系；檔案數(shù)據(jù)存?zhèn)錄]有檢查銷毀機(jī)制；檔案數(shù)字資源利用方面缺乏數(shù)據(jù)挖掘等。針對上述問題，筆者提出了如下建議：

（一）檔案接收

針對檔案館無在線接收機(jī)制問題，建議首先建立在線接收系統(tǒng)，并確定相應(yīng)的接收流程。

關(guān)于電子檔案接收的主要流程，筆者的建議是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等。數(shù)據(jù)移交形式為在線和離線。

數(shù)據(jù)檢驗環(huán)節(jié)第一步進(jìn)行數(shù)據(jù)安全性檢驗，查看有無計算機(jī)病毒；第二步進(jìn)行數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性檢驗；第三步進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢驗，核實機(jī)讀目錄是否準(zhǔn)確規(guī)范；第四步進(jìn)行數(shù)據(jù)可讀性檢驗，如采取的是離線移交方式，則還需核實光盤目錄是否準(zhǔn)確規(guī)范，檢查移交光盤的盤面是否清潔、有無劃痕、是否具有可讀性。移交單位和檔案館交接雙方共同辦理檔案資料交接文據(jù)，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存，文據(jù)可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。檔案館正式接收電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載體保存5年以上。檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。檔案館應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗。檔案館對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行存儲管理。

（二）檔案數(shù)據(jù)管理

建議建立以資源庫為核心的數(shù)據(jù)管理體系，該管理體系應(yīng)包含以下內(nèi)容：

1.檔案數(shù)字資源庫維護(hù)。檔案數(shù)字資源庫維護(hù)是一項經(jīng)常性的數(shù)據(jù)管理工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進(jìn)行自動生成和適當(dāng)人工添加而形成。內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來也會采用其他技術(shù)方法對內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。檔案數(shù)字資源庫還包含一些需要維護(hù)的數(shù)據(jù)庫表，包括：代碼庫（代碼表如密級、專業(yè)、部門）、主題詞表、綜合信息庫（庫房管理）、編研庫。

2.數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)整理。包括元數(shù)據(jù)增刪改維護(hù)、元數(shù)據(jù)配置、元數(shù)據(jù)庫管理、價值鑒定。

3.數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)歸檔。包括格式轉(zhuǎn)換、電子文件封裝。

4.數(shù)據(jù)統(tǒng)計。包括報表統(tǒng)計和報表打印。

（三）檔案數(shù)據(jù)存?zhèn)?/p>

建議對檔案館藏的電子檔案建立定期檢查、遷移備份和銷毀機(jī)制。

1.保管與檢查。電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合GB 50174-2008《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計規(guī)范》、GB/T 2887-2011《計算機(jī)場地通用規(guī)范》、GB/T 9361-2011《計算機(jī)場地安全要求》等國家標(biāo)準(zhǔn)的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施，檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測。

2.遷移與備份。電子檔案的脫機(jī)備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤，保存在脫機(jī)載體中的電子檔案應(yīng)每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進(jìn)行一次檢查，原備份載體至少再保存4年，保存期滿后按相關(guān)保密規(guī)定處理。用作電子檔案備份的載體不得用于其他任何用途，檔案數(shù)字信息資源可以按照三級備份體系實施，即以本地備份為基礎(chǔ)、以同城備份為重大保障、以異地備份為重要補充。

3.銷毀與處置。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施。屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

（四）檔案數(shù)字信息資源利用

建議檔案館根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口系統(tǒng)，并且應(yīng)實現(xiàn)如下系統(tǒng)功能：

1.檔案編研。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠輔助進(jìn)行檔案信息資源智能編研、深度挖掘，對數(shù)據(jù)重新收集、編輯、提煉。首先建立新的編研專題，通過系統(tǒng)提供的自動分類、自動聚類、智能發(fā)現(xiàn)、自動摘要、自動關(guān)聯(lián)推送等功能將符合新專題條件的檔案目錄放入專題庫，然后對專題庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，形成新的說明信息，再對專題庫中的資料進(jìn)行提煉，形成編研材料，最終形成的編研材料通過信息發(fā)布的流程發(fā)布或出版。

2.綜合查閱。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。綜合查閱提供目錄檢索、全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索。使得所有用戶在嚴(yán)格的權(quán)限控制下有效且高效地查詢利用本人權(quán)限范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)和擴(kuò)展資源數(shù)據(jù)，包括條目信息和電子原文信息，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求。系統(tǒng)可實現(xiàn)自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索，支持對自動搜索到的全部信息進(jìn)行智能分類，并可對設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進(jìn)行聚類，系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形方式展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的廣泛利用。

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