張明姝
摘 要:本文通過對人事檔案特點(diǎn)的分析,總結(jié)出人事檔案在信息化、數(shù)字化過程中可能存在的問題并進(jìn)行分析。從而指出,目前我國大面積鋪開人事檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件尚不成熟。
關(guān)鍵詞:人事檔案;數(shù)字化;信息化
人事檔案是在組織人事工作管理活動(dòng)中形成,并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的,記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌,以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄①。
1 人事檔案管理的特點(diǎn)
1.1 真實(shí)性
人事檔案的真實(shí)性,與一般意義上所說的檔案的真實(shí)性有一定區(qū)別。從個(gè)體來說,每一份檔案從來源、內(nèi)容、形式等方面都必須完全可靠和真實(shí)。凡是來源不明、內(nèi)容不實(shí)、是非不清的文件材料均不能納入人事檔案,即便已歸檔也要提出。從整體上說,每一份檔案應(yīng)該既反映過去,又反映現(xiàn)在。真實(shí)性是人事檔案的生命,是人事檔案能否正確發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以生存的前提②。
1.2 動(dòng)態(tài)性
人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。一方面,由于人事檔案涉及的當(dāng)事人,每時(shí)每刻都在發(fā)生變化,決定著人事檔案必須根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況而不斷增補(bǔ),以適應(yīng)人事檔案管理的需要。比如,學(xué)歷的變化,職務(wù)和職稱的變化,工作崗位的變化以及獎(jiǎng)勵(lì)、處分都應(yīng)及時(shí)記載并收集相關(guān)材料歸檔。直至逝世,訃告等材料也要?dú)w入本人檔案,這才意味著收集補(bǔ)充材料工作的終止。另一方面,人事檔案隨著人員的流動(dòng)而不斷轉(zhuǎn)遞,“檔隨人走”、“人檔統(tǒng)一”,是管理人事檔案的一條原則。人事檔案從建立起就始終處于“動(dòng)態(tài)”之中。
1.3 現(xiàn)實(shí)性
人事檔案是由組織、人事等部門建立的,由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成,對一個(gè)人是否使用,如何使用起著決定性的作用——查閱人事檔案,了解其經(jīng)歷、德才和工作業(yè)績,以便安置在最合適的崗位上。用人就要先看檔案,已成為必要的工作程序。但是,人又是每天都在發(fā)生變化,檔案人員需要跟蹤追跡,及時(shí)補(bǔ)充新材料,使檔案既反映成長經(jīng)歷,又反映現(xiàn)實(shí)狀況,達(dá)到“閱卷見人”、“檔若其人”的要求。反映現(xiàn)實(shí)是人事檔案的重要特點(diǎn)之一。
1.4 機(jī)密性
人事檔案在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)是保密的,不宜對外開放。人事檔案是組織上在考察和使用員工活動(dòng)中形成的,記載了員工的自然狀況(姓名、出生年月、籍貫、民族、簡歷、學(xué)歷、家庭情況、社會關(guān)系、政治表現(xiàn)、個(gè)性特點(diǎn)、專長愛好等),學(xué)習(xí)、工作、科研成就,考核與獎(jiǎng)懲等。由于人事檔案既涉及有關(guān)工作的重大事項(xiàng),又有公民的隱私,所以在較長時(shí)間內(nèi)必須保密,建立嚴(yán)格的管理、利用制度,確保國家機(jī)密的安全,切實(shí)維護(hù)個(gè)人隱私權(quán)不受侵犯。
2 人事檔案信息化管理起源
隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位人事制度改革的深化,人才流動(dòng)日益頻繁,原有的人事檔案管理體制、制度、方法以及人事檔案自身載體單一、內(nèi)容陳舊、信息量不足等問題,無法滿足社會需求等方面的問題,嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性,降低了人事檔案的可信度和參考價(jià)值。如果缺乏相對完善的檔案管理數(shù)字化方案及基礎(chǔ)設(shè)施,不僅會造成檔案工作與社會發(fā)展相脫節(jié),而且各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程必然會受到影響和制約。為了充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值,解決好檔案的保存和利用的問題。這就要求檔案管理工作,包括人事檔案必須要采用新的技術(shù)和手段提高管理水平以適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理的需要。
3 人事檔案信息化管理中存在的問題
3.1 人事檔案信息化建設(shè)資金投入大、建設(shè)周期長
我國傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館變革的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)?,F(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主要方式是鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高,后者則存在圖像質(zhì)量不高、源文獻(xiàn)的“背景干擾”、掃描速度慢和單位成本高等缺陷。另外,由于電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度快,無法一步到位,其后續(xù)的維修、更換和升級也需要大量的資金支持。
3.2 管理?xiàng)l例陳舊、不能適應(yīng)新形勢
目前我國的人事檔案管理依據(jù)依然是中組部、國家檔案局在1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》。在這二十多年中,工作手段和管理方法發(fā)生了翻天覆地的變化,現(xiàn)行條例已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)際了。
3.3 人員信息化程度不高,資源共享程度不夠
當(dāng)前檔案管理人員的信息化程度不高,多數(shù)采用手工檢索查閱的工作辦法。對于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心,先進(jìn)的管理設(shè)備沒有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。另外,人事部門相關(guān)的管理職能科室均是以業(yè)務(wù)劃分為依據(jù),各自為政的現(xiàn)象比較普遍。并且,由于沒有全國性的統(tǒng)籌規(guī)劃,故無法對各館檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搜索,從而造成數(shù)據(jù)庫資源無法共享,這些問題制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。
3.4 人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案材料信息化管理是現(xiàn)代社會檔案高度發(fā)展的標(biāo)志,是整個(gè)社會檔案信息化管理的關(guān)鍵。近年來,人事檔案材料信息化管理建設(shè)取得了長足進(jìn)步,人事檔案材料的錄入、整理、分類、保管等都可以通過計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)完成,但是,人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中保密問題日益突出。原來由單個(gè)計(jì)算機(jī)安全事故引起的損害可能傳播到其他系統(tǒng)和主機(jī)引起大范圍的癱瘓和損失,直接影響人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的安全。
另外,火災(zāi)、水災(zāi)、地震等環(huán)境事故,造成整個(gè)系統(tǒng)毀滅:電源故障,造成設(shè)備斷電以至操作系統(tǒng)引導(dǎo)失敗或數(shù)據(jù)庫信息丟失:設(shè)備被盜、被毀等,造成系統(tǒng)毀滅或人事檔案材料泄漏;不正常的機(jī)房溫濕度環(huán)境,造成服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等局域網(wǎng)核心設(shè)備出現(xiàn)故障,甚至燒毀等,都使人事檔案材料存在安全問題。
終上所述,從我國目前的現(xiàn)狀來看,大面積鋪開人事檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)條件尚不成熟。人事檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)單位或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);我國檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)由于缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),故無法對各館檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搜索,從而造成數(shù)據(jù)庫資源無法共享;另外,人事檔案材料在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行時(shí)的安全性和保密性的問題制約了人事檔案信息管理的發(fā)展。因此,我國的檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作總體上仍處于理論的探討階段,尚未形成實(shí)踐性推廣。
參考文獻(xiàn)
①朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].中國檔案出版社.2002:14.
②鄧紹興、陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京:首都師范大學(xué)出版社,2004: 329-332.