張東芳?池曉娜

摘 要：水利工程檔案，是水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)建設(shè)階段過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。工程檔案資料是國(guó)家、單位的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。因此，加強(qiáng)檔案資料的管理具有舉足輕重的作用。

關(guān)鍵詞：水利；工程資料；歸檔整理

位山灌區(qū)是全國(guó)第五大灌區(qū)，也是黃河下游最大的引黃灌區(qū)，灌區(qū)設(shè)計(jì)灌溉面積508萬(wàn)畝。1998年開(kāi)始國(guó)家投資對(duì)位山灌區(qū)連續(xù)實(shí)施了19期節(jié)水改造與續(xù)建配套，獲國(guó)家節(jié)水改造投資9850萬(wàn)元，自籌資金16215萬(wàn)元，襯砌改造骨干渠道114公里，各類(lèi)水工建筑物5000余座?？梢?jiàn)，文件的整理歸檔工作在整個(gè)水利工程建設(shè)中是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。文件的整理歸檔工作一般按年度進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開(kāi)始時(shí)才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

1 歸檔整理的前期工作

1、嚴(yán)格登記，收發(fā)文件的登記是文件來(lái)往的必經(jīng)關(guān)口。通過(guò)登記，對(duì)中央、省、市、縣來(lái)文、內(nèi)部文件等均逐件登記建賬，以做到“家底清楚”，有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，主要是通過(guò)正常渠道傳送的文件進(jìn)行逐件登記。

2、及時(shí)收集，及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來(lái)文單位、發(fā)文者、收文者、收文時(shí)間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行有目的的督辦、促辦和促交。

3、認(rèn)真檢查，對(duì)收集起來(lái)的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類(lèi)、類(lèi)型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齊全完整。

4、隨辦隨歸，這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來(lái)的文件材料經(jīng)過(guò)檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁(yè)碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來(lái)的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時(shí)歸入臨時(shí)檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：外來(lái)文件、內(nèi)部文件或中央、省、市、縣等，分門(mén)別類(lèi)存放保管。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。

5、妥善保管，管理的對(duì)象既包括辦理完畢后經(jīng)過(guò)整理的歸檔文件材料，也包括沒(méi)有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專(zhuān)用的文件柜和文件夾（盒）。文件夾（盒）可以根據(jù)機(jī)構(gòu)、職能或問(wèn)題、事由等因素進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)識(shí)，以便于文件的歸類(lèi)和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門(mén)別類(lèi)、有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。

2 歸檔整理的實(shí)施階段

1、卷內(nèi)材料整理

歸檔文件整理是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來(lái)，分門(mén)別類(lèi)地整理集中，以備向檔案部門(mén)移交歸檔的工作。歸檔整理遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用的原則。卷內(nèi)材料要按一定的順序給文件排序。一般順序?yàn)椋赫驹谇埃ǜ逶诤?；正文在前，附件在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；中文本在前，外文本在后；漢本在前，少數(shù)民族文本在后；文件處理單可放在文件最前面。

一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；工程文件按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；

2、案卷的裝訂

即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起，這是歸檔文件整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式，但同一項(xiàng)目應(yīng)盡量統(tǒng)一應(yīng)用一種形式；裝訂的案卷厚度通常為20mm，一般不超過(guò)40mm。裝訂的案卷應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂，不允許卷內(nèi)資料有金屬物；不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章，圖紙?jiān)趫D樣標(biāo)題欄的右上方加蓋檔號(hào)章?？⒐D圖樣按A4尺寸折疊，標(biāo)題欄應(yīng)外露。

3、案卷的編目

裝訂成冊(cè)的案卷卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。竣工圖每?jī)?cè)自稱(chēng)一卷，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每件須蓋檔號(hào)章。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。卷內(nèi)目錄不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

4、編制卷目?jī)?nèi)容

歸檔文件目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題目、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。序號(hào)，以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注；文件編號(hào)，填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；責(zé)任者，填寫(xiě)文件的直接形成單位（即蓋公章的單位）或個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者，其余用等代替；竣工圖的“責(zé)任者”應(yīng)填寫(xiě)竣工圖章上的施工單位，如設(shè)計(jì)院重新出圖，則填寫(xiě)設(shè)計(jì)單位；合同協(xié)議類(lèi)需填雙方（或三方）責(zé)任單位；文件材料題目，填寫(xiě)文件材料的全稱(chēng)；日期，填寫(xiě)文件形成的日期；頁(yè)數(shù)，填寫(xiě)該文件的頁(yè)數(shù)。

5、編制案卷檔案盒背脊與封面

檔案盒由當(dāng)?shù)貦n案管理部分統(tǒng)一定制，所填內(nèi)容包括保管期限、檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期等。保管期限一般為“永久”；檔號(hào)根據(jù)單位性質(zhì)及往年統(tǒng)一格式，依次排序；案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，應(yīng)包括工程名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；立卷單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位；起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

3 歸檔文件的移交工作

各階段形成的項(xiàng)目文件材料辦理移交時(shí)需辦理“工程檔案移交清冊(cè)”，移交書(shū)由工程檔案移交表、工程檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄等組成。

工程檔案移交清冊(cè)須裝訂成冊(cè)，裝訂順序?yàn)楣こ虣n案移交表--工程檔案案卷目錄--卷內(nèi)目錄。工程檔案移交書(shū)一式兩份，其中一份交移交部分（單位），一份交接受部門(mén)（單位），檔案移交書(shū)應(yīng)妥善保存。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，工程檔案資料管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，牽涉單位及部門(mén)多、人員雜、時(shí)間長(zhǎng)。但工程檔案資料高質(zhì)量歸檔是工程項(xiàng)目建設(shè)的最終成果反映。只有真正重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的集中管理、有序管理、質(zhì)量管理和安全管理，做好全過(guò)程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質(zhì)量。