程麗英

摘 要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各行各業(yè)中，發(fā)揮著自身獨(dú)特的作用和功能。近年來，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸演變成為一種重要趨勢(shì)，成為了促進(jìn)企業(yè)管理制度改革和創(chuàng)新的新手段。筆者在本文中主要探討信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的重大影響，針對(duì)存在的問題提出解決的對(duì)策，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；影響；策略

在信息時(shí)代背景之下，幾乎沒有那個(gè)領(lǐng)域可以離開信息技術(shù)而存在，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為人類的發(fā)展和進(jìn)步做出了巨大的貢獻(xiàn)。尤其在企業(yè)檔案管理的工作當(dāng)中，信息技術(shù)更是發(fā)揮其獨(dú)特的作用，使檔案管理逐漸走上了信息化的道路上，不僅提高了信息資源的利用效率，還極大地提高了管理水平，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展蓄勢(shì)，無形中提升了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化處理，利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)檔案室的資料進(jìn)行深度整理、加工和分析，轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的新信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)做出決策和工作運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息來源。它的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，能夠最大限度地挖掘計(jì)算機(jī)技術(shù)的內(nèi)在潛力，進(jìn)一步提高檔案資源的利用效率。由于當(dāng)前許多檔案室所擁有的技術(shù)較為落后，限制了對(duì)檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用，急需在檔案整理的工作過程中引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分發(fā)揮自身具有的各項(xiàng)功能。這樣既節(jié)約了時(shí)間，又節(jié)省了人力，發(fā)揮了資源的最大功效。

第二，可以減少二次信息的整理時(shí)間，增強(qiáng)了信息的實(shí)效性質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案信息整理主要通過搜集資料、確定選題、進(jìn)行資料整理分析、最終總結(jié)加工的過程，這一傳統(tǒng)的模式既消耗了較長(zhǎng)的時(shí)間，又可能延誤了信息的及時(shí)傳達(dá)，使檔案二次信息的實(shí)際價(jià)值大打折扣。應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，能夠通過計(jì)算機(jī)閱讀的形式掌握數(shù)據(jù)信息，然后直接操作計(jì)算機(jī)處理形成二次文件以備工作之需。

第三，在檔案管理的工作中運(yùn)用信息技術(shù)，會(huì)使檔案信息得到多次加工和利用，而不會(huì)受到費(fèi)用等因素的制約。

2 信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理問題

盡管在信息技術(shù)的帶領(lǐng)下，企業(yè)的檔案管理工作取得了巨大的成就，但是在管理的過程中，由于內(nèi)外各方面因素的影響和制約，仍舊存在著一些問題：

（一）檔案管理信息技術(shù)硬件力度不夠

由于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)起步晚，檔案管理工作仍舊處于初級(jí)階段，工作方式較為傳統(tǒng)和落后；同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行處理、加工的相關(guān)設(shè)備落后，缺乏先進(jìn)的、科技含量高的新型設(shè)備，加之大多數(shù)企業(yè)仍舊遵循老路子，沒有突破原來的管理方式，采用舊的管理手段，可想而知工作效率大大降低，且工作質(zhì)量受到極大的影響。

（二）檔案無法充分發(fā)揮作用

眾所周知，檔案是為公司領(lǐng)導(dǎo)管理層作出決策和調(diào)整時(shí)提供理論基礎(chǔ)的重要資料，缺少信息技術(shù)加工的電子檔案，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地收集具有商業(yè)價(jià)值的各種信息，使企業(yè)與良好的商機(jī)擦肩而過。在當(dāng)前的電子檔案管理中不斷暴露出以下幾方面的問題：

1、電子檔案應(yīng)用的領(lǐng)域和范圍缺乏廣泛性。盡管信息技術(shù)已進(jìn)入檔案管理的領(lǐng)域，但是大多數(shù)企業(yè)仍舊沒有放開對(duì)電子檔案的管轄，電子檔案的單機(jī)運(yùn)作，限制了其作用的范圍。而且僅限于對(duì)文書性質(zhì)的檔案或者文件應(yīng)用電子檔案，應(yīng)用的范圍十分有限，使企業(yè)達(dá)到完全電子化辦公的目標(biāo)很遙遠(yuǎn)。

2、缺乏對(duì)電子檔案信息的深層次挖掘和利用。企業(yè)員工中缺乏真正掌握利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)管理和操作的人才，使電子檔案信息的加工、利用止步于初級(jí)階段；即使是檔案管理人員，其自身?yè)碛械碾娮訖n案管理技術(shù)并不具體、全面，只能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和操作，對(duì)于高端的搜索或者查詢、分析等操作程序并不熟悉。技術(shù)人員有限的技術(shù)和管理人才的缺乏，致使對(duì)于電子檔案不能進(jìn)行深度的挖掘，從而進(jìn)行二次利用。

3、專業(yè)的技術(shù)人員力量不足，將檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息錄入計(jì)算機(jī)的速度緩慢、數(shù)量較少，當(dāng)需要從電子檔案中查找相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，無處可查，給后續(xù)工作帶來了極大的不便和困擾。

（三）管理人員管理水平落后

大部分的企業(yè)長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)的檔案管理模式和制度，一旦引入新的管理機(jī)制，勢(shì)必會(huì)帶來一系列的變化，牽動(dòng)著各方面的內(nèi)容都需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)刈兏铮簿托枰嚓P(guān)的管理人員從思想觀念、技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行適度調(diào)整。然而，信息技術(shù)的引入并不能促使檔案管理人員即時(shí)發(fā)生轉(zhuǎn)變，由于其思想觀念長(zhǎng)時(shí)間處于保守的狀態(tài)，并不能很快融入到新的環(huán)境中，不能靈活、熟練地操控先進(jìn)的管理軟件和設(shè)備；由于管理水平跟不上去，對(duì)于管理的整個(gè)程序和模式操縱運(yùn)行起來較為困難，使得最終的檔案管理工作舉步維艱。

3 信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理工作策略研究

1、著力加強(qiáng)檔案管理的“硬件”設(shè)備建設(shè)

企業(yè)穩(wěn)步推進(jìn)本單位檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)工作，充實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施力量，是保證企業(yè)順利開展信息化檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視，不斷加大資金的投入力度，積極建設(shè)和完善本區(qū)域的數(shù)據(jù)庫(kù)，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和質(zhì)量高的硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案的電子存儲(chǔ)有充足的空間和設(shè)備支持。同時(shí)需要預(yù)防檔案內(nèi)容的順序顛倒或者混亂，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，將新舊檔案有機(jī)、有序處理。不斷變革新的管理方法，拓展電子檔案的應(yīng)用范圍，深化其可利用的層次，使電子檔案的效用發(fā)揮到極致。

2、積極宣傳企業(yè)檔案信息化管理模式

由于各企業(yè)的檔案信息牽涉的領(lǐng)域部門廣泛，影響重大，操作流程較為繁瑣。各單位均有一套獨(dú)具特色的信息化管理模式，需要進(jìn)行大力度的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)重視、員工熟知，從上到下全公司都能夠以管理制度為約束，按照企業(yè)的管理模式進(jìn)行檔案信息處理。

3、加快文檔一體化建設(shè)

加快文檔一體化建設(shè)是面對(duì)當(dāng)前企業(yè)文檔分離的現(xiàn)實(shí)情況，提出的關(guān)鍵性對(duì)策。需要我們避免重復(fù)性工作，將公司文化和檔案有機(jī)統(tǒng)一起來，從根本上保證電子檔案的質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真梳理檔案信息的最初源頭，應(yīng)用性能良好的文檔處理軟件，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

4、切實(shí)提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和水平在電子檔案管理工作中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，直接關(guān)系著電子檔案的質(zhì)量，影響著檔案管理信息化的進(jìn)程，必須把其作為重點(diǎn)內(nèi)容來抓。在單位里需要秉持以人為本的理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，通過舉辦專題講座、召開小組討論會(huì)議、進(jìn)行培訓(xùn)班強(qiáng)化訓(xùn)練等手段，轉(zhuǎn)變管理人員的理念，保持與時(shí)俱進(jìn)的新思想；同時(shí)使員工在操作電子計(jì)算機(jī)、進(jìn)行文本歸檔、對(duì)硬盤設(shè)備進(jìn)行維修和保護(hù)等方面提高自身的專業(yè)技能，才能更加熟練、正確地操縱檔案電子處理系統(tǒng)。

5、加強(qiáng)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔保護(hù)

由于電子檔案自身很容易受到儲(chǔ)存環(huán)境的影響而發(fā)生變化，要想使電子檔案信息更加安全，需要對(duì)檔案進(jìn)行備份，定期進(jìn)行檢測(cè)處理，以確保電子檔案信息完整無缺。同時(shí)建立一套完整的歸檔處理制度，嚴(yán)格拷貝、檢測(cè)的程序，分配專人負(fù)責(zé)相關(guān)環(huán)節(jié)的工作，真正保護(hù)電子檔案。

可以借助多媒體技術(shù)設(shè)備來對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)和處理，以確保電子檔案的質(zhì)量和可信度。通過電子計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件技術(shù)，能夠統(tǒng)一檔案文件信息的紙張規(guī)格、字體大小、文件格式等，這樣可以得到更加規(guī)范化、整齊統(tǒng)一的文件。然后利用電子計(jì)算機(jī)的打印功能，對(duì)電子檔案進(jìn)行適時(shí)打印，輸出清晰、整齊美觀的載有文字的檔案文本，以供工作人員查閱。相信對(duì)電子檔案進(jìn)行有效、妥善地歸檔處理，就能推動(dòng)檔案管理進(jìn)一步邁向數(shù)字化、信息化的旅程。

4 結(jié)語

本文主要分析信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，論述信息技術(shù)視域下企業(yè)檔案管理存在的一些問題，最后對(duì)企業(yè)檔案管理工作策略進(jìn)行了深入的探討和研究，旨在推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、程序化。

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