呂亞梅

摘 要：畢業(yè)生檔案管理是職業(yè)院校檔案掛努力工作的重要內(nèi)容之一，畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于確保畢業(yè)生檔案資料的安全性、完整性有著重要的意義，但目前，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)。鑒于此，本文將對(duì)職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就如何實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理提出一些對(duì)策，期望為職業(yè)院校檔案工作人員提供可行的參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；畢業(yè)生；檔案管理；規(guī)范化

畢業(yè)生檔案管理工作的效率與質(zhì)量，對(duì)職業(yè)院校畢業(yè)生的就業(yè)、發(fā)展影響深遠(yuǎn)，但是隨著職業(yè)院校招生數(shù)量的不斷提高，和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，畢業(yè)生數(shù)量增多，畢業(yè)生檔案內(nèi)容的復(fù)雜性增強(qiáng)，使得職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作難度不斷加大，畢業(yè)生檔案管理工作也就成為了職業(yè)院校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)之一。在此背景下，強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀的反思，以及強(qiáng)化畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

1.1 制度缺失

完善的規(guī)章制度，是保障職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理規(guī)范性的重要基礎(chǔ)，而目前，我國(guó)許多職業(yè)院校在畢業(yè)生檔案管理制度建設(shè)方面相對(duì)滯后，制度內(nèi)容系統(tǒng)性不強(qiáng)，不能對(duì)畢業(yè)生檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面規(guī)范，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理工作秩序較為混亂，檔案人員在開(kāi)展畢業(yè)生檔案管理工作時(shí)無(wú)章可循。

1.2 責(zé)權(quán)不明

由于對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不清、重視不足，我國(guó)許多職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作缺乏合理的組織機(jī)構(gòu)和明確的責(zé)權(quán)界定。許多院校將畢業(yè)生檔案的收集和管理放在畢業(yè)生就業(yè)的末尾環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行，就業(yè)部門、獨(dú)立院系、檔案部門在該環(huán)節(jié)中的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)存在交叉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理工作流程混亂、一旦出現(xiàn)問(wèn)題各部門間相互推諉，嚴(yán)重制約了畢業(yè)生檔案管理的成效。

1.3 規(guī)范化缺失

首先，畢業(yè)生檔案管理的主觀隨意性較強(qiáng)，許多職業(yè)院校未設(shè)置專門的畢業(yè)生檔案管理崗位，乃至由任課老師或院系負(fù)責(zé)人暫時(shí)負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理工作，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理規(guī)范化不足，歸檔不完整，為后續(xù)檔案保存、調(diào)用等工作造成不利的影響。

其次，畢業(yè)生檔案保存工作不規(guī)范。我國(guó)教育部規(guī)定，畢業(yè)生的檔案留在學(xué)校后學(xué)校可代為保管兩年。但是，在實(shí)際的檔案保管工作中這項(xiàng)規(guī)定并沒(méi)有得到很好的落實(shí)。個(gè)別畢業(yè)生因檔案丟失而在就業(yè)過(guò)程中受阻的情況時(shí)有發(fā)生，部分畢業(yè)生由于沒(méi)能按照約定的時(shí)間完成轉(zhuǎn)檔事宜加之職業(yè)院校的檔案保存不妥善，導(dǎo)致很多畢業(yè)生的檔案成了死檔案甚至丟失。

2 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理措施

2.1 強(qiáng)化宣傳，提高重視

要推進(jìn)職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，就要首先提升職業(yè)院校檔案工作人員的規(guī)范化管理意識(shí)，并使其充分認(rèn)識(shí)畢業(yè)生檔案管理的重要性。對(duì)此，職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)做好以下宣傳工作：1）畢業(yè)生檔案管理知識(shí)宣傳教育。將畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、特點(diǎn)、用途等納入培訓(xùn)教育范疇，使檔案人員認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生學(xué)業(yè)、就業(yè)信息的重要載體，事關(guān)其今后就業(yè)與發(fā)展；2）規(guī)范化意識(shí)教育。使檔案人員認(rèn)識(shí)到規(guī)范化的檔案管理，對(duì)于提升畢業(yè)生檔案工作效率與質(zhì)量，減輕自身工作負(fù)擔(dān)，優(yōu)化工作成效的重要性，使其認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案資料遺失、損壞、錯(cuò)漏等問(wèn)題將對(duì)畢業(yè)生就業(yè)造成的不利影響，使其樹立規(guī)范化意識(shí)，提高其對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的責(zé)任心。

2.2 更新觀念，主動(dòng)服務(wù)

樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)做好畢業(yè)生檔案管理工作，是消除外界干擾因素，促進(jìn)畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的重要途徑。對(duì)此，職業(yè)院校檔案部門一方面應(yīng)主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來(lái)源地相應(yīng)部門進(jìn)行溝通聯(lián)系，確保檔案流動(dòng)渠道通暢，保障畢業(yè)生檔案資料完整性、安全性；另一方面要向畢業(yè)生提供主動(dòng)的咨詢、指導(dǎo)服務(wù)，對(duì)前來(lái)辦理手續(xù)的畢業(yè)生一次性告知相應(yīng)規(guī)定和制度，使其白辦事流程，不至于多跑腿，乃至造成檔案移交中的差錯(cuò)。

2.3 健全制度，明確責(zé)權(quán)

健全畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度，是推進(jìn)畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性舉措。因此，職業(yè)院校應(yīng)結(jié)合國(guó)家檔案工作方針政策和法律法規(guī)就畢業(yè)生檔案管理工作簡(jiǎn)歷完善的、系統(tǒng)的制度體系，對(duì)畢業(yè)生檔案的收集、保存、調(diào)用、轉(zhuǎn)移等各項(xiàng)工作流程進(jìn)行明確，對(duì)其中的各個(gè)操作環(huán)節(jié)做出詳細(xì)的要求，以保證畢業(yè)生檔案管理工作的全面性、規(guī)范性、有效性，使檔案接收、保存、移交等工作有條不紊的開(kāi)展。

此外，應(yīng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的組織構(gòu)架、責(zé)權(quán)范圍進(jìn)行明確的界定，一方面確保檔案部門在畢業(yè)生檔案管理工作的獨(dú)立性，明確各個(gè)檔案管理崗位在畢業(yè)生檔案管理工作中的責(zé)任，各項(xiàng)檔案收錄、整理、保存等專業(yè)性的工作必須由專業(yè)檔案人員來(lái)完成，另一方面，要對(duì)院系領(lǐng)導(dǎo)、任課教師在畢業(yè)生檔案收集、管理中的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確，使其積極支持和配合畢業(yè)生檔案管理的各項(xiàng)工作。

2.4 創(chuàng)新模式，規(guī)范操作

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作的數(shù)字化、信息化趨勢(shì)越來(lái)越明顯。但總的來(lái)說(shuō)，目前職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理的信息化水平還普遍偏低，在此情況下，檔案部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變畢業(yè)生檔案管理模式，規(guī)范檔案管理信息化操作，以保障檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，提升檔案管理工作的規(guī)范性。

對(duì)此，職業(yè)院校檔案部門一方面要強(qiáng)化學(xué)生電子檔案建設(shè)，在每個(gè)學(xué)期開(kāi)學(xué)時(shí)就為新生建立電子檔案，并按照嚴(yán)格的格式、內(nèi)容要求將其錄入電子檔案庫(kù)，為后續(xù)畢業(yè)生檔案的收集和整理工作提供便利；另一方面要不斷完善職業(yè)院校檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化數(shù)字化檔案信息庫(kù)建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上接收、傳輸，另外，要不斷優(yōu)化電子檔案信息庫(kù)檢索功能、安全維護(hù)功能，以提升畢業(yè)生檔案管理效率，并更好地維護(hù)畢業(yè)生檔案資料完整性。

3 總結(jié)

綜上所述，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作的影響因素較為復(fù)雜，要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，需要職業(yè)院校檔案人員的長(zhǎng)期努力。對(duì)此，檔案人員只有在充分認(rèn)識(shí)畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)現(xiàn)有問(wèn)題的基礎(chǔ)上，更新觀念、健全制度、創(chuàng)新模式，才能不斷提升畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化程度，為畢業(yè)生的就業(yè)及未來(lái)發(fā)展提供有力的支持。

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