摘 要：專利檔案作為專利信息資源的主要載體，是個(gè)人或集體所有權(quán)的法律憑證，是專利在進(jìn)行實(shí)施和轉(zhuǎn)讓時(shí)的主要信息資料?？萍既藛T在科技部門進(jìn)行科研成果登記、主要成績(jī)的評(píng)定與考核、技術(shù)職稱晉升以及貢獻(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)候，都需專利檔案作為真實(shí)憑證，所以，專利檔案不僅是個(gè)人還是企業(yè)的寶貴信息資源。在進(jìn)行專利檔案管理中，要做到及時(shí)性、有效性、全面性，并且要不斷更新完善管理理念與體系，確保信息的真實(shí)性和有效性。

關(guān)鍵詞：專利知識(shí)；企業(yè)專利；檔案管理

隨著在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的核心自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)逐漸成為企業(yè)搶占市場(chǎng)先機(jī)、占領(lǐng)技術(shù)最高點(diǎn)的戰(zhàn)略保障。專利作為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主要構(gòu)成之一，是提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要力量。專利信息是企業(yè)重要的信息資源，它對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略布局、對(duì)外貿(mào)易、人才挖掘、專利預(yù)警、科研動(dòng)態(tài)的跟蹤、專利訴訟等提供了主要的信息數(shù)據(jù)。企業(yè)在對(duì)專利的申報(bào)、授權(quán)、維護(hù)、訴訟、轉(zhuǎn)讓、代理、保護(hù)等過(guò)程中形成的專利檔案，最先記錄了具有保存和利用價(jià)值的各種文字、聲像、圖表、電子文件等不同載體，專利檔案作為專利信息的主要載體，逐漸受到了企業(yè)的特別重視?，F(xiàn)階段我國(guó)各企業(yè)的專業(yè)檔案管理普遍缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，所以，建立健全的企業(yè)專利檔案的管理體系是促進(jìn)企業(yè)有效運(yùn)作、快速發(fā)展的必然要求。

1 企業(yè)專利檔案的內(nèi)容及其特點(diǎn)分析

1.1 專利檔案的內(nèi)容

在專利中形成的專利檔案分為三種類型：發(fā)明專利、實(shí)用專利和外觀設(shè)計(jì)專利。在管理專利檔案時(shí)，應(yīng)將這三種類型的檔案分開處理，然后依據(jù)各專利的材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理。整理的過(guò)程可大致分為五項(xiàng)內(nèi)容。

一，對(duì)專利申請(qǐng)前期的資料文件進(jìn)行整理，如項(xiàng)目立案前的研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)及后來(lái)的總結(jié)鑒定等階段的資料。二，對(duì)專利申請(qǐng)的文件進(jìn)行整理，如申請(qǐng)新型專利、發(fā)明、外觀設(shè)計(jì)的請(qǐng)求書、說(shuō)明書及權(quán)利要求書、摘要和設(shè)計(jì)圖等；專業(yè)局授予的專利證書、出版的專利公報(bào)和專利說(shuō)明書，特殊情況下，還需要國(guó)外批準(zhǔn)的專利文件。三，對(duì)申請(qǐng)專利獲得的各類獎(jiǎng)項(xiàng)的材料進(jìn)行整理，例如國(guó)際展覽、國(guó)內(nèi)展覽和企業(yè)對(duì)職工的發(fā)明獲得專利權(quán)及實(shí)施權(quán)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。四，對(duì)專利許可貿(mào)易的簽約資料和公證資料進(jìn)行整理。第五，對(duì)專利技術(shù)的實(shí)施材料進(jìn)行整理，包括該專利的產(chǎn)品檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案和工藝檔案、該企業(yè)對(duì)職工的發(fā)明專利進(jìn)行試制、生產(chǎn)的文件等。

1.2 專利檔案的特點(diǎn)

第一，法律效用性。專利在通過(guò)中華人民共和國(guó)專利局的受理和審查后，發(fā)明者擁有該專利的利益的獨(dú)享權(quán)，專利檔案所具有的法律效用是解決專利訴訟和糾紛的重要依據(jù)。

第二，保密性。在一定時(shí)期內(nèi)專利檔案具有對(duì)外保密性，不僅是本企業(yè)的專利，還有包括有償轉(zhuǎn)讓的專利，在有效期內(nèi)，都需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行保密實(shí)施。

第三，時(shí)效性。在一定的有效期內(nèi)，專利享有專利法的保護(hù)。有效期過(guò)后，該專利檔案便失去其法律效用性及保密性，但仍可繼續(xù)利用或是保存。

第四，獨(dú)享性。專利申請(qǐng)成功后，其他人在未經(jīng)過(guò)專利擁有者的同意，不可以擅自使用該發(fā)明，因?yàn)閷＠菍儆谏暾?qǐng)人的，具有排他性。這種排他性主要在專利檔案中體現(xiàn)，因此，專利檔案只有在經(jīng)過(guò)本人知曉同意后，局外人方可進(jìn)行查閱，否則，檔案不允許進(jìn)行外借。

第五，數(shù)量大，信息的范圍廣。專利申請(qǐng)具有的范圍廣、數(shù)量大的特點(diǎn)，體現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域，如小到日常生活中前輩的設(shè)計(jì)，大到尖端科學(xué)的宇宙飛船設(shè)計(jì)等都有所涉及。

2 現(xiàn)代企業(yè)專利檔案的管理和利用的現(xiàn)狀

自我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以后，越來(lái)越多的行業(yè)認(rèn)識(shí)到了對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)的重要性，但各企業(yè)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案尤其是專利檔案方面的管理的水平相差甚大。有些大型企業(yè)如海爾、華碩、紅旗、奇瑞等，其每年的專利申請(qǐng)量十分大，并且專利檔案的管理體系相對(duì)完善，檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)較高。

由此可見(jiàn)，專利檔案的規(guī)范管理和高利用率是推動(dòng)企業(yè)進(jìn)行積極創(chuàng)新的主要?jiǎng)恿χ弧５且灿胁糠制髽I(yè)在專利檔案的管理與利用方面仍存在某些不足：一，沒(méi)有健全的檔案管理機(jī)制。由于企業(yè)欠缺對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案的專業(yè)認(rèn)識(shí)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專利管理作用的忽視，致使檔案管理制度和保障措施不健全，包括對(duì)核心技術(shù)專利在內(nèi)的研發(fā)資料的收集、整理、利用等檔案程序管理中都存有漏洞。有些管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)專利檔案的管理沒(méi)有專業(yè)的管理制度等，這些因素造成了專利檔案在管理中存有不科學(xué)、不規(guī)范的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部管理信息的流通和共享受到了阻礙，并影響企業(yè)研發(fā)檔案的開發(fā)與利用。二，缺乏對(duì)專利檔案信息資源的監(jiān)管。大部分企業(yè)的科技研發(fā)資料由各部門或個(gè)別的職員自行保管，缺乏系統(tǒng)有效的管理監(jiān)督機(jī)制，若是一些關(guān)鍵人員出現(xiàn)跳槽流動(dòng)，輕則影響企業(yè)的正常運(yùn)行，使企業(yè)管理出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，增大管理的成本，重則導(dǎo)致企業(yè)的核心技術(shù)產(chǎn)權(quán)和研發(fā)資料無(wú)償流失，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展受到重創(chuàng)。

3 對(duì)企業(yè)專利檔案管理的建議

3.1 注意區(qū)分專利與專有技術(shù)

專利和專有技術(shù)雖然都是人類智慧與勞動(dòng)的結(jié)晶，且都含有專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，但是從法律的角度來(lái)看，二者有很大的區(qū)別：專利受專利法的保護(hù)，專利人擁有專利權(quán)，可向公眾公開自己的技術(shù)，在未經(jīng)過(guò)專利人的同意下，任何單位或個(gè)人沒(méi)有權(quán)利將專利占為己有；而專有技術(shù)是指未取得專利權(quán)的技術(shù)，它不享受專利法的保護(hù)，但可以根據(jù)刑法、民法的規(guī)定在法律上取得保護(hù)。發(fā)明者在專利公告上進(jìn)行發(fā)明公告，但其技術(shù)是保密的。因此，企業(yè)的專利管理人員在工作前，需要認(rèn)真學(xué)習(xí)和了解專利、專有技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，保證在工作中可以準(zhǔn)確區(qū)分，分別對(duì)待。

3.2 加強(qiáng)對(duì)專利檔案提供利用方面的管理

專利檔案的管理人員對(duì)專利的無(wú)處理權(quán)，但是他們可根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)專利人員提出自己的建議供其參考。專利檔案管理人員要堅(jiān)守其職責(zé)，向?qū)＠藛T提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保查閱檔案的人持有許可證明，對(duì)于前來(lái)查閱的無(wú)證人員，管理人員要及時(shí)與專利人員取得聯(lián)系，在得到專利人員的允許后方可進(jìn)行查閱。確保專利人員的合法權(quán)益得到維護(hù)。

3.3 注意區(qū)分專利的有效性和無(wú)效性

每一個(gè)合法的專利都是在一定的時(shí)期內(nèi)具有專利權(quán)，如果超過(guò)期限，就不在受專利法的保護(hù)。所以，檔案管理人員要能夠清楚的區(qū)分出專利的有效性和無(wú)效性。當(dāng)一些人員將無(wú)效性的專利進(jìn)行市場(chǎng)交易時(shí)，需要企業(yè)專利檔案的管理人員能夠準(zhǔn)確的進(jìn)行判斷，為企業(yè)避免不必要的損失。

4 在企業(yè)中對(duì)專利檔案管理的有效利用

4.1 為企業(yè)的創(chuàng)新研發(fā)提高數(shù)據(jù)參考

企業(yè)擁有專利的數(shù)量與質(zhì)量在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的自主創(chuàng)新力與核心競(jìng)爭(zhēng)力。專利檔案集中反映了企業(yè)自主創(chuàng)新的成果，它對(duì)企業(yè)以后的技術(shù)創(chuàng)新有著重要的作用。企業(yè)技術(shù)的創(chuàng)新是在繼承的基礎(chǔ)上尋找新的突破點(diǎn)，這種突破的實(shí)現(xiàn)需要長(zhǎng)時(shí)間的積累。而專利檔案便是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新這一過(guò)程的連接載體。

4.2 維護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)

當(dāng)專利產(chǎn)品流入市場(chǎng)時(shí)，不僅會(huì)遇到自己被侵權(quán)，還會(huì)遇到被訴侵犯他人專利權(quán)的情況。此時(shí)，完整無(wú)誤的專利檔案就能發(fā)揮其憑證作用，運(yùn)用法律來(lái)保護(hù)自己的合法權(quán)益。企業(yè)要確保自己的專利檔案既含有證明侵權(quán)人所侵犯該專利的技術(shù)要點(diǎn)與本企業(yè)專利權(quán)利要求的侵權(quán)技術(shù)行為的證據(jù)材料，還應(yīng)包含證明自己最先使用該專利的有效文件，以此來(lái)維護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

4.3 對(duì)企業(yè)實(shí)施品牌戰(zhàn)略提供保障

企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有優(yōu)勢(shì)，知名的品牌和自主核心的技術(shù)是必不可少的。品牌是企業(yè)重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)之一，企業(yè)檔案作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主要載體，要積極采取有效的管理措施，維護(hù)、宣傳企業(yè)品牌，為企業(yè)以后的發(fā)展帶來(lái)積極的影響。

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)的專業(yè)檔案管理仍是一個(gè)新的課題，需要企業(yè)管理人員不斷的學(xué)習(xí)與探索，并且要具備較強(qiáng)的專利意識(shí)，為企業(yè)技術(shù)的自主創(chuàng)新提供保護(hù)，促使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

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作者簡(jiǎn)介

胡曉紅（1968-），女，中級(jí)（館員）申報(bào)副高（副研究員），湖北省楚天視訊網(wǎng)絡(luò)有限公司黃石分公司（原黃石有線電視臺(tái)）。