施培忠（淮南礦業(yè)集團(tuán)物資供銷分公司,安徽 淮南 232001）

淺談煤炭企業(yè)規(guī)范采購流程 實現(xiàn)降本增效

施培忠
（淮南礦業(yè)集團(tuán)物資供銷分公司,安徽 淮南 232001）

物資采購流程管理的優(yōu)與劣關(guān)系到煤炭企業(yè)成本管理的成敗，對物資采購流程的控制就顯得越重要，筆者提出合理制定計劃、正確確定采購方式、選擇合適的供應(yīng)商、確定合理的價格、規(guī)范簽訂合同等方面加強(qiáng)采購流程的管理，實現(xiàn)降本增效。

煤炭企業(yè)；采購流程；降本增效

采購流程：計劃、采購、驗收、入庫、付款等。采購流程的管理關(guān)系到煤炭企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量和經(jīng)營效益，規(guī)范采購流程是企業(yè)管理的重點工作之一。筆者認(rèn)為可以從“合理制定計劃、正確確定采購方式、選擇合適的供應(yīng)商、確定合理的價格、規(guī)范簽訂合同”等方面加強(qiáng)管理，實現(xiàn)降本增效。

1　科學(xué)合理的制定計劃

計劃是采購的源頭，只有計劃制定正確、合理才能保證采購的物資物盡其用、不積壓，這就要求使用單位、基層業(yè)務(wù)員核實計劃的合理、正確性，了解物資使用地點、數(shù)量、時間，核對庫存，確保采購的物資在合理的時間、地點、數(shù)量送到現(xiàn)場。

采購計劃涉及到多部門的工作，（1）由生產(chǎn)單位根據(jù)生產(chǎn)計劃提出申請表，（2）計劃申請單交物資計劃部門，計劃部門根據(jù)庫存情況及以往消耗情況，編制正式采購申請交采購部門，（3）采購部門根據(jù)資金大小選擇采購方式：比價、議標(biāo)、招標(biāo)。

由于集團(tuán)公司需要的產(chǎn)品逐年增加，為了滿足生產(chǎn)供應(yīng)特別是進(jìn)口配件，必須提前儲備物資，造成儲備資金居高不下，為了控制成本，加大對生產(chǎn)單位、計劃管理部門、采購部門的儲備資金考核，與其工資掛鉤，并對超期不領(lǐng)用物資，嚴(yán)格追究提報計劃的生產(chǎn)單位，盡可以避免生產(chǎn)單位隨意提報計劃的現(xiàn)象，對計劃、采購人員每月下達(dá)儲備資金指標(biāo)，促進(jìn)計劃人員工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性，采購人員的責(zé)任心，層層把關(guān)，從源頭上控制，減少庫存積壓，降低儲備資金占用，減少了物資采購，從而降低了煤炭企業(yè)的生產(chǎn)成本。

2　正確的確定采購方式

根據(jù)采購物資的金額大小確定采購方式：

（1）單一物資估算采購金額超過20萬元的，或同一品種物資批采購估算金額達(dá)到50萬元的，應(yīng)進(jìn)行招(議)標(biāo)采購。同一物資年度內(nèi)連續(xù)比價采購金額累計超過50萬元且可能長期消耗的，應(yīng)采用招(議)標(biāo)方式采購。

（2）單一物資采購金額在20萬元以下的，或同一品種物資批量采購金額在50萬元以下的，可進(jìn)行比價采購。

（3）針對不具備招(議)標(biāo)條件和比價采購條件、首次采購且單一物資采購金額5萬元以上20萬元以下（同一品種物資批量采購金額20萬元以上50萬元以下）的獨家報價或其他價格難以把握的物資實行集體議價采購。

采購基本原則：1）首選生產(chǎn)廠家、其次代理商、最后經(jīng)銷商；2）配件跟著主機(jī)走，用誰的主機(jī)就用誰的配件；3）性價比最優(yōu)化基礎(chǔ)上的采購；4）應(yīng)招盡招；5）能招不議。

通過合理的確定采購方式，增強(qiáng)了競爭、實現(xiàn)規(guī)模采購效益，降低了采購成本，增加了企業(yè)效益。

3　選擇合適的供應(yīng)商

采購渠道的選擇，直接影響到煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是物資采購控制的重要一環(huán)。通過相關(guān)部門的共同考察，審核資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽等條件好的供應(yīng)商作為渠道內(nèi)供應(yīng)商，為采購到性價比最優(yōu)的煤炭企業(yè)所需的物資打下基礎(chǔ)。

日常招標(biāo)，應(yīng)邀請準(zhǔn)入渠道內(nèi)三家以上技術(shù)領(lǐng)先、實力雄厚、重信譽、業(yè)績好且產(chǎn)品檔次相當(dāng)?shù)墓?yīng)商參與。

通過加強(qiáng)對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、送貨、售后服務(wù)等方面的考評實行優(yōu)勝劣汰，促進(jìn)公平、合理競爭。

4　確定合理的采購價格

采購價格的確定，直接影響到煤炭企業(yè)的成本，是物資采購中控制的重中之重。為了保證采購到質(zhì)優(yōu)、價廉的產(chǎn)品，一方面要了解市場行情，合理測算價格，一方面在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，積極采取與供應(yīng)商開展競爭性談判，要在保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調(diào)到認(rèn)可的空間。以采購總成本最低為目標(biāo)，建立戰(zhàn)略采購體系。

為了保證合理的采購價格，業(yè)務(wù)部門要密切關(guān)注市場行情，積極搜集有關(guān)價格信息，認(rèn)真測算標(biāo)底價，使標(biāo)底價更加接近市場價格水平，為采購價格提高依據(jù)。

（1）通用的、配置簡單的產(chǎn)品價格測算。有歷史采購價的，可依據(jù)歷史采購價并參考采購間隔期內(nèi)主要原材料市場價格的變化情況，做適當(dāng)調(diào)整后形成標(biāo)底價。

沒有歷史采購價的，應(yīng)搜集與產(chǎn)品有關(guān)的資料，對產(chǎn)品進(jìn)行解剖，分析其結(jié)構(gòu)、功能及材質(zhì)、重量等，并與相近或類似的產(chǎn)品進(jìn)行比較，測算出產(chǎn)品的標(biāo)底價。也可以通過網(wǎng)絡(luò)或電話等咨詢其他廠家(特別是備選供應(yīng)商)的報價，結(jié)合采購批量、付款條件等因素，形成標(biāo)底價。

（2）專業(yè)性較強(qiáng)的產(chǎn)品或設(shè)備的價格測算。應(yīng)在充分技術(shù)交流，弄清產(chǎn)品結(jié)構(gòu)功能、材質(zhì)、單重、配置等技術(shù)指標(biāo)的基礎(chǔ)上，再通過分項核價、市場詢價等方式測算標(biāo)底價。主機(jī)廠配件還應(yīng)參考主機(jī)的價格。

（3）進(jìn)口產(chǎn)品的價格測算。要盡可能提供詳細(xì)的生產(chǎn)企業(yè)資料、進(jìn)口清關(guān)手續(xù)、對其他用戶的銷售合同等，利用掌握的市場信息，對產(chǎn)品制造成本、運輸費用及關(guān)稅等進(jìn)行核算，最終形成標(biāo)底價。

（4）同一規(guī)格型號，功能相同，但生產(chǎn)廠家不同，產(chǎn)品明顯不在一個檔次的，可劃分為兩至三個組別，分別測算標(biāo)底價。

價格管理部門要積極了解市場行情，對各業(yè)務(wù)部門測算的標(biāo)底價進(jìn)行分項拆解核算確定標(biāo)底價；或依據(jù)其他供應(yīng)商功能、配置、規(guī)格等相同(相近)產(chǎn)品的價格確定標(biāo)底價；必要時，可組織相關(guān)單位進(jìn)行市場調(diào)研，以便確定標(biāo)底價。

通過價格的合理測算，在比價、招標(biāo)時增加了與供應(yīng)商談判的依據(jù)，保證企業(yè)以合理的價格采購到合適的產(chǎn)品。

另外通過規(guī)模采購、付款方式的優(yōu)惠、淡季等條件獲取最低的采購價格，從價格、質(zhì)量、售后服務(wù)、交貨期、運費等方面比較選擇性價比最優(yōu)的廠家，降低企業(yè)的采購成本，增加企業(yè)的效益。

5　規(guī)范的簽訂合同

業(yè)務(wù)部門簽訂合同時要保證合同的條款規(guī)范填寫、嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、完備齊全，合同中應(yīng)注明采購物資的名稱、數(shù)量、配置、價格、金額、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、驗收辦法、費用承擔(dān)、稅率、付款方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。

凡需簽訂技術(shù)協(xié)議的合同，技術(shù)協(xié)議經(jīng)集團(tuán)公司技術(shù)主管部門審核簽字后，每頁由雙方代表人簽字，并隨合同歸檔一份原件。

同時紀(jì)委加強(qiáng)在線監(jiān)督，對不規(guī)范的合同隨時退回，避免不必要的損失及合同糾紛，保證了煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需物資保質(zhì)保量的供應(yīng)。